5 načinov, kako lahko upravljanje dokumentov pomaga pri izboljšanju poslovanja

Način na katerega shranjujete svoje računovodske dokumente ima velik vpliv na vašo zmožnost vnaprejšnjega načrtovanja. Če v svojem arhivu težko najdete računovodske dokumente, ali če so ti celo pogrešani, to lahko predstavlja resen problem za prihodnje revizije, prav tako pa omejuje vašo zmožnost izvajanja podrobnih stroškovnih analiz in načrtovanje proračuna. Učinkovito upravljanje računovodskih dokumentov in ohranjanje njihove skladnosti z zakonodajnimi in regulativnimi zahtevami, bi morala biti glavna prioriteta vsakega finančnega oddelka.

Pri tem so so zelo učinkoviti elektronski sistemi za upravljanje dokumentov, ki vašemu računovodskemu oddelku pomagajo pri boljšemu nadzoru nad listinami na naslednje načine:

Priprava na revizije: Če uporabljate dokumentni sistem, ki temelji na papirjih, potem revizija v veliko primerih zagotovo predstavlja pravo preizkušnjo tako za vaše računovodstvo, kot tudi za revizorja. Za primer vzemimo, da revizor od vas zahteva vpogled v vse vaše fakutre izpred sedmih let. Kaj se zgodi? Vi mu omogočite dostop do vaših arhivov, on pa se nato v pisarni ure in ure prebija skozi nepregledno dokumentacijo. Z elektronskim sistemom za upravljanje računovodskih dokumentov pa je zgodba povsem drugačna. Vaše računovodstvo je na revizijo bolje pripravljeno, to pa pomeni da revizija poteka hitro in učinkovito. Hkrati pa na ta način tudi vzdržujete boljši nadzor nad vašimi poslovnimi informacijami.

Ustvarjanje kontrole zapisov: Računovodski dokumenti, podatki in finančne informacije so pogostokrat zelo zaupne narave, zato je zelo pomembno da imate nadzor nad tem, kdo do njih dostopa. Da bi to dosegli, potrebujete zelo podrobne kontrole zapisov, kar pa je izvedljivo le z učinkovitim sistemom za upravljanje dokumentov. Elektronski nadzor zapisov na ustrezna mesta implementira varovala, ki varujejo vaše podjetje in zaposlene. Prav tako pa vam omogoča vodenje evidence o tem kdo dostopa do računovodskih in finančnih zapisov ter s tem po potrebi pomaga pri ugotavljanju odgovornosti v primeru domnevnih goljufij.

Natančna hramba dokumentov: Hramba dokumentov je v sistemu, ki temelji na papirju, zamuden in okoren proces. Ko na primer v takšnem sistemu arhivirate dokumente, morate najprej pri vsakemu posebej ročno preveriti starost, nato pa ga ustrezno datumsko razvrstiti v kup preostalega papirja. V elektronskem sistemu za upravljanje dokumentov pa je zelo enostavno ugotoviti vse informacije o določenem dokumentu (datum fakture, shranjevanja,…) in jih nato vključiti v vašo bazo podatkov. Ko jih enkrat shranite, pa lahko tudi določite koliko časa boste posamezne fakture in finančna poročila hranili. Ko se enkrat ta določena doba izteče, pa jih sistem samodejno odstrani ali izvozi v zunanji arhiv.

Podpora podrobni analizi stroškov: Kadar vaša organizacija opravlja stoškovno analizo, morate velikokrat dostopati do informacij, ki se ne nahajajo znotraj platforme za načrtovanja sredstev podjetja. Podrobnosti o plačilih se namreč velikokrat skrivajo globlje v fakturah in če si ne lastite dobrega sistema za upravljanje dokumentov, to lahko naredi podrobno analizo stroškov zelo zamudno in težavno.

Zagotovitev natančnega načrtovanja proračuna: Če želite za svoje podjetje narediti dober finančni plan in določiti natančen proračun, si morate zagotovo pomagati s številnimi informacijami, ki segajo dlje od finančnih poročil. Finančna poročila sicer pokažejo koliko ste v določenem letu zapravili, ampak če želite izvedeti kaj se skriva za to številko, potem morate analizirati tudi osnovne fakture. Takšna transparentnost omogoča poslovodjem, da ocenijo ali bodo za prihajajoče leto potrebni kakšni predhodni izdatki in da sprejemajo pametnejše odločitve glede aktualne ponudbe storitev.

Vrsta procesa, ki ga v podjetju uporabljate za shranjevanje računovodskih dokumentov ima velik vpliv na vašo sposobnost nadzora ključnih poslovnih informacij. Z uporabo elektronskega sistema za upravljanje dokumentov so ti dokumenti na voljo za takojšen dostop, to pa na koncu izboljša izid potencialnih revizij in poveča natančnost planiranja stroškov in analize stroškov.

Za več informacij o elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov se obrnite na podjetje Vibor, kjer vam bodo znali glede njihove uporabe ustrezno svetovati.