5 ključnih vprašanj, ki bi jih morala mala in srednja podjetja vedno postaviti prodajalcu sistemov za upravljanje z dokumenti!

Prvo vprašanje, ki ga mala in srednja podjetja vedno postavijo prodajalcu sistemov za upravljanje z dokumenti je kolikšna je cena. Če je cena rešitve previsoka, podjetje nadaljuje s starim načinom poslovanja in pri tem bodisi troši še več denarja ali pa delovne sile za reševanje težav z dokumenti. Če pa je rešitev poceni, podjetje dokumentni sistem kupi, pogosto pa pri tem pozabi vključiti ključne akterje s poslovnega sveta oziroma tiste, ki se jih problematika pravzaprav dotika. To pogosto vodi do izbire napačne rešitve ali pa napačne vgradnje, kar lahko podjetju povzroči le še več stroškov in še dodatne obremenitve ključnega osebja.

Če tudi vas obremenjuje težava z upravljanjem dokumentov, je ključnega pomena, da ne hitite, ampak izberete pravo rešitev. V nadaljevanju si zato poglejmo pet ključnih vprašanj, ki bi jih morala mala in srednja podjetja vedno postaviti prodajalcu sistemov za upravljanje z dokumenti.

1. Kaj dejansko veste o našem poslovanju in naših težavah? To bi moralo biti pravzaprav vedno prvo vprašanje, ki ga bi bilo potrebno postaviti prodajalcu sistemov za upravljanje z dokument. Na ta način boste takoj ugotovili, ali se je ponudnik predhodno zanimal o področju vašega poslovanja in ali dejansko razume vaše probleme.

2. Kakšna je vaša rešitev? Prodajalca sistemov za upravljanje z dokumenti vedno povprašajte kako z njegovo rešitvijo namerava rešiti vaše težave in izboljšati učinkovitost vašega poslovanja. Če imate na primer težave z računovodskim procesom ali z upravljanjem poslanih računov, se pozanimajte, kako bo sistem za upravljanje z dokumenti te težave odpravil ali vsaj v večji meri omilil.

3. Kakšne poslovne koristi ponuja vaša rešitev? Če prodajalec prikaže dobro poznavanje vaših težav za vaš poslovni model in ima pripravljeno rešitev, ga vedno še vprašajte, naj vam dejansko pokaže kako bo z njegovo rešitvijo pomagal doseči poslovne učinke.

4. Kako se bo končna rešitev obrestovala? Mala in srednje velika podjetja bi se morala vedno vprašati, kako bodo investicijo v novi sistem za upravljanje dokumentov stroškovno upravičili oziroma kdaj se bo investicija povrnila. Dober prodajalec rešitev bi moral imeti pripravljen odgovor za vas, vključno z vsemi potrebnimi izračuni.

5. Kakšne izkušnje imate v naši industirji oziroma panogi poslovanja? Izkušnje prodajalca oziroma izvajalca vedno igrajo ključno vlogo za uspešno implementacijo končne rešitve. Zaradi tega je pri izbiri prodajalca ključnega pomena, da upoštevamo tudi ta vidik.

Če želite vedeti še več glede sistemov za upravljanje z dokumenti in kako bodo ti rešili vašo poslovno težavo vam priporočamo, da se obrnete na na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o (http://www.vibor.si/).