Zakaj je Robotic Process Automation (RPA) lahko cenovno ugodna možnost za katero koli podjetje?

Ohranjanje učinkovitosti in produktivnosti je ključni cilj vseh podjetij. V majhnem podjetju je lahko celo razlika med ustvarjanjem dobička ali ne.

Mnoga večja podjetja so z uvedbo tehnološke rešitve RPA dosegla pomembne koristi. Manjša podjetja pogosto menijo, da so rešitve, kot je RPA, dostopne samo velikim organizacijam z velikimi proračuni. Resnica pa je, da lahko prednosti RPA izkoristi podjetje katere koli velikosti. Pravzaprav je donosnost naložbe lahko zelo velika zlasti za manjša podjetja z manj sredstev.

Kako deluje RPA?

RPA prevzame določene naloge in opravila, ki so jih v preteklosti opravljali zaposleni. To lahko vključuje delo z računi, dobavnicami in papirologijo na splošno, zagotavljanje, da so obrazci in pogodbe poslani pravim ljudem na odobritev in celo za obdelavo HR nalog, kot so zahteve za dopust.

RPA je programska rešitev, ki avtomatizira naloge in opravila, ki temeljijo na določenih pravilih tako, da ta zahtevajo minimalno človeško posredovanje. Ko na primer račun prejmemo po e-pošti, sistem samodejno preveri, ali ta ustreza obstoječemu naročilu, ali ni že bil plačan in ali je znesek pod vnaprej določenim limitom. Če ni razlik, sistem samodejno odobri račun za plačilo, podatke pošlje finančnemu sistemu podjetja in ustrezno arhivira račun. Če obstajajo izjeme in/ali odstopanja, so le te označene, tako da jih obravnava/pregleda odgovorna oseba.

Ta pomeni, da je večino računov od začetka do konca mogoče upravljati brez človekovega posredovanja, pri čemer samo zapletene ali neskladne račune obravnavajo zaposleni.

Toda RPA se res izkaže šele, ko servisira vse stranke; tako notranje kot zunanje. Preproste naloge, kot na primer ponastavitev uporabniškega gesla, lahko “boti” učinkoviteje in hitreje rešijo, tudi zunaj delovnega časa. S sodelovanjem z operaterjem v kontaktnem centru lahko boti pomagajo pri združevanju informacij iz različnih virov podatkov, hkrati pa operaterju pomagajo pri bolj pomembnih pogovorih s strankami, tako da hkrati pridobijo in predstavijo podatke o računu strank iz številnih poslovnih sistemov.

Prednosti RPA

RPA rešitve koristijo tako podjetju kot posameznikom, ki delajo v podjetju. Nekatere od teh prednosti so:

1. Manj papirja

Papirologijo je mogoče zlahka izgubiti ali poškodovati, kar vodi do napak in zamujenih rokov. Ukvarjanje z ogromnim kupom papirja, ki se zdi, da se nikoli ne bo skrčil, je lahko obremenjujoče tudi za uslužbence. In čas, ki je potreben za fizično razdelitev dokumentacije ljudem, ki jo morajo obdelati, je lahko pomemben.

2. Manj napak

Ročni vnos podatkov in upravljanje dokumentov lahko privede do dragih napak. Podvojitev plačil na računih, napačni zneski plačil ali celo plačila na napačnih računih, zahtevajo čas in znaten napor, da jih popravite. Včasih pa je tudi nemogoče povrniti ta denar. Z avtomatiziranim sistemom te napake postanejo preteklost.

3. Hitrejša plačila

Ko se administrator in finančno osebje spopadata s kupom računov, lahko traja dolgo časa, da se vsak račun plača. Samodejni postopek upravljanja računov lahko pomeni, da dobavitelje plačate prej, izognete se plačilu zamudnih obresti in izkoristite možne popuste pri pravočasnih plačilih. To vam pomaga tudi izboljšati odnose z dobavitelji, kar vam lahko pomaga pri pogajanjih o boljših pogojih.

4. Pregledni procesi

Kadar procese upravljamo ročno, pogosto obstajajo ozka grla. To je velikokrat prezaposlen poslovodja ali uslužbenec, ki se bori, da bi našel čas za spopadanje z vsemi nalogami. Ali pa nekdo, ki v pisarni pusti papirje dneve ali tedne na svoji mizi. Z uporabo avtomatiziranih procesov zagotovimo, da bodo dokumenti, vključno s pomembnimi računi in pogodbami, obravnavani pravočasno. To je zato, ker zadevna oseba prejme e-poštno sporočilo, ki zahteva ukrepanje, kar lahko običajno stori neposredno iz svoje mape “Prejeto”, tudi v mobilni napravi. Torej traja precej manj časa, da odobrite plačilo računov ali podpišete pogodbe, zaradi česar ozka grla izginejo. Če oseba ne opravi svojega dejanja v določenem času, jo bo  sistem samodejno opomnil, dokler tega ne storijo.

5. Zadovoljno osebje

Kadar zaposlenim ni treba porabljati časa, da se iščejo (je v službi, na službeni poti, doma?) ali za iskanje izgubljenih dokumentov, ter dešifriranje ročno napisanih dokumentov in obrazcev, se ukvarjajo s svojim delom. Poleg tega je manj verjetno, da bodo porabili čas za odpravljanje napak in opravljanje ponavljajočih se mučnih nalog, kar bo prispevalo k bolj zadovoljnemu delovnemu okolju.

6. Povečana produktivnost

V mnogih malih podjetjih bi te naloge in opravila lahko zahtevale praktično ves delovni čas določenih oseb. Z  avtomatizacijo bodo vaši zaposleni imeli več časa prispevati k večji rasti podjetja. Imeli bodo več prostora za strateško reševanje problemov in več časa za dragoceno delo. In s sistemi, ki digitalizirajo predhodno papirna opravila, so lahko vaši zaposleni produktivni od koder koli, ne samo, ko so v pisarni. Če lahko odobrite račun ali podpišete pogodbo na primer na službeni poti, prihranite dragocen čas in poskrbite, da ne pride do zastoja v poslovanju.

Zakaj je RPA cenovno dostopen tudi za manjša podjetja
Samo koristi od večje produktivnosti lahko prinesejo donosnost naložb vašemu podjetju v RPA. Če k temu dodate vrednost, zagotovljeno s pravočasnim plačevanjem računov (brez zamudnih obresti, možnih popustov …), ​​uporabo manj papirja (in manj fizičnega prostora za shranjevanje), pravočasno obnavljanje pogodb, licenc in akreditacij pravočasno, se ta donos kmalu poveča.

Na voljo so različna RPA orodja, ki ustrezajo različnim poslovnim potrebam. Rešitev, ki jo izberete bo odvisna od tega, ali morate prilagoditi delovni proces tako, da bo ustrezala vašim edinstvenim zahtevam ali pa boste uporabili že v naprej pripravljeno rešitev. Vaša donosnost naložbe bo odvisna tudi od vaše sposobnosti, da v celoti izkoristite RPA rešitev, ki ste jo izbrali v svojem podjetju.

Zato je pomembno, da sodelujete z znanim partnerjem, ki vam lahko pomaga izbrati rešitev, ki ustreza vašemu proračunu in zahtevam, nato pa vam pomaga, da iz RPA rešitve v najboljši meri izkoristite. Konica Minolta je številnim malim podjetjem pomagala doseči odlične rezultate s pomočjo RPA. Če želite izvedeti kako lahko pomagajo vašemu podjetju jih kontaktirajte.