Upoštevajte te nasvete in branje vaših mailov bo postalo užitek

Komunikacijski šumi so dandanes praktično neizogibni. Kljub temu, da se slabe komunikacijske navade zdijo nekaj normalnega, bi vseeno morali stremeti k jasnostni in empatiji, še posebej, ker se vedno bolj osredotočamo na delo na daljavo in digitalno komunikacijo. Kaj bi pa lahko bil prvi korak k izbolšanju naših navad? Ponovno učenje, kaj pomeni brati pazljivo in pisati jasno.

Lingvistka Naomi Baron pravi, da je velik problem predvsem to, da se na tekst na ekranih težje skoncentriramo, kot na tekst na papirju; manj časa posvetimo branju in vseskozi iščemo bližnjice. Ko pa smo mi na vrsti, da odgovorimo, imamo po navadi toliko sporočil, da nas ta obremenitev pripelje do tega, da postanemo površni in celo zamešamo vsebino sporočil.

Glede na to, kako pomembni sta veščini pisanja in branja v današnjem svetu, je pomembno, da se spomnimo, kako izgleda dobra komunikacija. Lahko bi celo rekli, da je pozorno branje novo poslušanje in jasno pisanje nova empatija. Preden pošljete vaš naslednji mail, se vprašajte naslednja tri vprašanja:

1. Je moj email prekratek oz. premalo informativen?

Eden najbolj očitnih razlogov, zakaj se naše bralne veščine pri delu spustijo za kak nivo ali dva je, ker enostavno vse delamo s “svetlobno hitrostjo”, zaradi česar določene pomembne podrobnosti izpustimo. Dejstvo je, da mnogi nismo tako zasedeni, kot bi si to v resnici želeli misliti, da smo. To nas stane: naša hitrost in živčnost, ki se ob tem pojavlja, niža našo natančnost, jasnost in spoštovanje vsebine.

Torej, potrebno je stvari upočasniti in natančno pogledati podrobnosti. Če nam nekdo pošlje daljša elektronska sporočila, recimo povzetke nekega sestanka, je bolj pametno, da odgovorimo na specifične dele, kot pa da odgovorimo s “praznim” mailom. S tem pokažemo, da smo si vzeli čas in smo razmislili o tem, kaj nam je nekdo poslal.

Površnost pri pisanju mailov, čudni stavki, slaba slovnica in napake pri pisanju, vse to sporoča samo eno stvar: “Nimamo časa, da bi nam bilo mar!”. S tem, ko nekdo piše na tak način, se morda počuti bolj pomembnega, ali celo vzvišenega. V resnici pa s tem prejemnik potrebuje več časa, da dešifrira sporočilo, s tem prihaja do zamud in potencialno dodatnih stroškov.

Strokovnjakinja za voditeljstvo, dr. Jaclyn Kostner, ima glede površnosti menedžerjev naslednje mnenje: “Enostavno morate najti čas; sicer pač niste pravi za to delo in bi ga namesto vas moral opravljati nekdo drug. Ali pa si morate preprosto zmanjšati obseg dela, ker za pošiljanje šifriranih mailov sodelavcem enostavno ni opravičila“. Menedžerjem ni potrebno odgovarjati na vsa sporočila, vendar ko govorimo o pomembnih navodilih, je jasnost komunikacije ključna.

Kar je še pomembno je to, da preden pošljemo elektronsko sporočilo, ga je pametno še enkrat prebrati. Pogosto se zgodi, da zaradi izpuščene besede ali napačnega zapisa stavka popolnoma spremenimo sporočilo. Zato je pomembno, da preden pošljemo sporočilo, naredimo pregled, kar nam sčasom postane navada in istočasno veščina.

2. Kakšen je moj ton pisanja?

Ton – splošen karakter sporočila – je še ena ključna komponenta bralnih in pisalnih veščin. Verjetno je ton, bolj kot karkoli drugega, najboljše orodje za komuniciranje empatije. Vprašajte se: Kdo je prejemnik? Kdo je občinstvo?

Ena najbolj pomembnih stvari pri digitalni komunikaciji je, da imamo nenehno v glavi vizualni učinek, ki ga bo naredilo naše sporočilo. Naj razložimo.

Na primer, kot mlad, nadebudni menedžer, po dogovoru z nadrejenim, pošljemo podroben načrt povečane produktivnosti svoje ekipe. Ta načrt, za katerega smo prepričani, da bo pomagal ekipi, nas je stal kar nekaj ur dela. Na njega smo ponosni in zato ga želimo celo predstaviti na naslednjem skupinskem sestanku. Pričakujemo seveda pozitiven odziv, mogoče celo kakšno dodatno vprašanje nadrejenega, vendar vse, kar dobimo je “ok”.

Vizualni učinek odgovora “ok” je, da si naš jasen in podroben predlog ni zaslužil niti primernega odgovora. Sprašujemo se, ali je naš nadrejeni sploh pogledal zadevo, ali pa jo je kar ignoriral? Ali ta “ok” pomeni, da lahko nadaljujem z delom, ali pa je to nek subtilen znak, da naj svojo neumno idejo vržemo v koš. Naš nadrejeni bi lahko napisal vsaj “ok, se bova pogovorila o tem” in tako izpadel veliko bolj spoštljiv in odgovore.

Kot smo lahko videli v zgornjem primeru lahko ton besedila vpliva na moralo in povzroči zmedo. Dejstvo je, da odgovor z eno besedo kaže na manko empatije za osebo, ki je v tem primeru prejemnik. Preprost pravilo je, da v kolikor nimamo nekaj konkretnega za povedati, pač ne odgovarjamo. Če imamo enega tistih dni, ko nam ne uspe nameniti pozornost mailom, pošljemo samo kratek odgovor, da potrdimo prejem in pošiljatelju damo znak, da bomo odgovorili v najkrajšem možnem času.

3. Bi namesto tega pomagal pogovor?

Ker nam je na voljo toliko pisnih platform, se lahko kaj hitro zgodi, da preko maila ali skupinskih pogovorov sprašujemo čisto preveč nepotrebnih vprašanj. Telefonski pogovor, video klic, ali sestanek v živo nas lahko prisilijo, da postavljamo prava vprašanja, namesto nekih manjših vprašanj eno za drugim. Hkrati lahko tako prihranimo veliko časa in morda vzpostavimo še boljše medosebne odnose.

Verjetno smo se že vsi znašli v situaciji, ko smo z nekom izmenjali nešteto mailov in nam še vedno ni bilo jasno, kaj kdo želi kajne? Potem pa je samo en kratek telefonski pogovor razčistil stvari in bilo nam je veliko lažje.

Če ste dobili nek nejasen mail, ali SMS sporočilo, naj vas ne bo strah zaprositi za telefonski pogovor, ali če je možno, video ali sestanek v živo. Če gre za občutljivo temo, lahko s tem pokažemo tudi pozornost.

Ker ni očesnega stika in govorice telesa, s čimer bi lažje razbrali, kaj oseba misli, je digitalna komunikacija velik izziv. Veščine, ki so vezane na podrobno branje in pisanje, so za organizacije, ki želijo, da so njihove ekipe usklajene v tem virtualnem svetu, ključne.