Uporaba sistema za upravljanje dokumentov podjetju prinaša dobiček

Svet iz dneva v dan postaja bolj digitalen. To spremembo smo v naših zasebnih življenjih že sprejeli, saj smo tehnologijo že povsem posvojili. Kako pa lahko podjetja sledijo z istim tempom? Odgovor se glasi: S spreminjanjem poteka, časa in kraja dela. Ter z boljšim upravljanjem dela v celotnem podjetju.

Da bi to dosegla, podjetja uporabljajo digitalno strategijo, ki vključuje sisteme za upravljanje dokumentov kot sredstvo za učinkovito zmanjševanje stroškov in pridobivanje prednosti pred konkurenco. Kako pa lahko vaše podjetje uporabi digitalne tehnologije, da bi postalo bolj učinkovito, produktivno in dobičkonostno?

Odgovor se skriva v vaši digitalni strategiji.

Kaj je digitalna poslovna strategija in kje začeti?

Preden začnemo govoriti o potrebi po vzpostavitvi digitalne strategije, moramo pojem najprej opredeliti. Kot navaja SearchCIO, ima digitalna strategije tri ključne elemente:

• Načrt kako aplicirati tehnološke rešitve, s katerimi bi optimizirali poslovne procese in bolje upravljali s podatki strank in podjetja.
• Usklajeno ekipo različnih strokovnjakov sestavljeno iz vodilnega kadra, strokovjakov za marketing in strokovnjakov za IT, ki skupaj razvijejo ustrezen načrt.
• Pristop, ki uskladi različne oddelke podjetja za boljše poslovno sodelovanje in konsistentno digitalno uporabniško izkušnjo.

Če dobro definirate svojo digitalno strategijo poslovanja, vam bo to prineslo tudi boljšo integracijo tehnološke arhitekture in boljše upravljanje z informacijami.

Medtem ko vse te aktivnosti vplivajo na marketing in procese, ki se osredotočajo na uporabnika, se mora vaša digitalna strategija v osnovi vrteti okoli uporabe tehnologije v poslovanju, da bi lahko z manj naredili več. Zato se pri razvoju svoje digitalne strategije v prvi vrsti osredotočite na glavne koristi za vaše podjetje.

Lekcije recesije in posledice za vašo digitalno strategijo

V času recesije so številna podjetja odpustila na stotine svojih zaposlenih. Zaposlenih, ki so bili v podjetjih zelo dolgo časa. Zaradi teh odpuščanje, so bila podjetja prisiljena, da z manj sredstvi naredijo več in da ugotovijo, kako to narediti čim hitreje. Kdor se ni znal temu prilagoditi, ga je čakal črn scenarij – prenehanje poslovanja.

Nihče ne želi podoživeti teh bolečih dni, ampak rane so še vedno sveže. Podjetja se še vedno bojijo zaposlovati nove ljudi. Na trgu, ki je še vedno nestabilen, se ne želijo opirati na procese, ki so odvisni od ljudi. S pomočjo tehnologije skušajo dobiti natančno oceno, na katerih področjih poslovanja morajo dodati več ljudi.

Digitalna poslovna strategija vam bo pomagala ugotoviti, katere vire v kontekstu digitalnih procesov vaše podjetje potrebuje, ves vložen trud v digitalizacijo delovnih procesov pa bo sčasoma poplačan, tako da se boste vi in vaši zaposleni lahko osredotočili na druge cilje.

Smernice za določanje prednostnih tehnoologij

Medtem ko se življenjski cikel tehnologije podjetja razlikuje glede na industrijo, včasih ta traja le od 12 do 18 mesecev.

Kako se torej v večini podjetij odloča o uporabljenih tehnologijah? Z osredotočanjem na zaslužek z razpoložljivimi viri (zaposlenimi in poslovnimi informacijami). Na ta način vzpostavijo začetno infrastrukturo, iz katere se potem širijo dalje. Boljša kot so podjetja pri upravljanju s svojimi ljudmi in podatki, bolj bolj bodo dobičkonosna in več bodo imela denarja za rast poslovanja.

Ampak celo s temi enostavnimi smernicami, številna podjetja ostajajo konzervativna in imajo težavo pri razlikovanju med tehnologijo, ki jo je “lepo imeti” in tehnolgoijo, ki jo “nujno rabijo”. Nekatera podjetja tako še vedno ne vidijo potrebe po uporabi sistema za digitalno upravljanje z dokumenti. Tista podjetja, ki zgradijo digitalno strategijo poslovanja okoli sistema za upravljanje dokumentov, pa so v večini primerov v boljši poziciji od tistih, ki tega ne naredijo.

Dobičkonosna rast v digitalni dobi: koristi digitalnega upravljanja dokumentov

Ključni elementi digitalne strategije poslovanja vključujejo uporabo tehnologije za optimizacijo procesov in podatkov ter sodelovanje med oddelki. Če se jo umesti na pravi način, programska oprema za upravljanje dokumentov naredi točno to. Danes vsak oddelek v podjetju navadno uporablja lasten datotečni sistem, lasten nabor dokumentov in lasten način deljenja teh informacij, bodisi s prenosom podatkov in pošiljanjem preko e-pošte bodisi s tiskanjem. Če se informacije delijo preko prenosa in e-pošte, to ustvari neskončne kopije poslovnih informacij, njihovo širjenje na ta način pa za podjetje pomeni več varnostnega tveganja, hkrati pa pošteno obremeni strežnike podjetja.

Na drugi strani pa uporaba sistema za upravljanje dokumentov pomeni večjo varnost in izboljšanje sodelovanja med oddelki, prav tako pa podjetju omogoči bolj pametno ravnanje s podatki.

Podjetje, ki uskladi svojo digitalno strategijo s sistemom za upravljanje dokumentov, ima boljšo možnost za centralizacijo informacij in ustvarjanje boljšega in hitrejšega poteka dela.

Digitalno upravljanje z dokumenti: produktivnost in prednost integracije

V povprečju vsak zaposleni na dan porabi 18 minut za iskanje dokumentov. V sistemu za upravljanje dokumentov ta proces traja 10 sekund. Prihranek teh17 minut pri iskanju katerekoli datoteke za katerikoli oddelek v kateremkoli delovnem procesu, je takšen, kot če bi zaposlili še enega človeka.

Ker vse v podjetjih včasih uporablja isti dokument na različnih oddelkih, je centralizacija teh informacij lahko v veliko pomoč. Sistem za upravljanje dokumentov omogoča enostavno integracijo in shranjevanje dokumentov, do katerih se lahko dostopa z različnih sistemov v delovnih procesih različnih oddelkov. To poveča enostavnost iskanja in pospeši tempo dela, hkrati pa odpravi napake, ki se pojavijo pri prenašanju dokumentov iz enega oddelka do drugega.

Pri procesiranju digitalnega dokumenta, ki izvira iz vašega sistema ERP in je že shranjen v vašem sistemu za upravljanje dokumentov, lahko hitro poiščete informacije, ki jih želite in ustvarite digitalni potek dela. S takšno integarcijo v vseh poslovnih sistemih vaše stranke sploh ne opazijo tehnologije za digitalno upravljanje dokumentov, so pa zaradi tega deležne veliko hitrejšega pretoka informacij.

Sistem za upravljanje dokumentov izboljša zmožnost podjetja, da zagotovi odlično storitev, da naredi več z manj in da izkoristi vsa svoja sredstva – tako podatke, kot ljudi – na povsem sodoben način.

Razvoj digitalne strategije na sistemu za upravljanje dokumentov

Poudarek na razvoj in širjenje digitalnih orodij v vašem poslovanju ustvari nepredstavljiv nivo transparentnosti. Prava orodja vam dajo dostop do vpogleda v delovne procese, kako bi lahko te procese spremenili in koliko bo vaše podjetje stala uporaba starih načinov dela in upiranje tehnologiji. Medtem ko so nekatere podjetja upirajo spremembam na vso moč, spremembe v obliki elektronskega upravljanja z dokumenti odpirajo vrata do priložnosti.