Slovenska inovacija: Spletna poštna knjiga

Za vse, ki se dnevno ukvarjate z vpisovanjem in evidetiranjem prejete ter poslane pošte imamo dobro novico. Vrzite rumeno poštno knjigo v koš! Podjetje ZASLON TELECOM d.o.o. je razvilo spletno različico, ki omogoča digitalizacijo vašega dela. O inovativni rešitvi smo se pogovorili z izvršnim direktorjem podjetja, g. Damjanom Pintarjem.

RN: Zakaj spletna poštna knjiga, od kod ideja?

DP: Naše podjetje razvija kompleksne dokumentne sisteme, ki vključujejo popolno digitalizirano pot dokumentov skozi celoten delovni proces. Najbolj razširjena je programska oprema Law Office, ki je namenjena odvetnikom, in Elektronsko pisarniško poslovanje (EPP), ki je namenjena občinam in drugim ustanovam državne uprave. Skupaj ta dva programa uporablja že nekaj tisoč uporabnikov. Smo pa hitro ugotovili, da digitalna poštna knjiga, ki je del teh programov, v trenutku reši ogromno težav in je povsod sprejeta z navdušenjem. Zato smo se odločili, da jo ponudimo tudi kot samostojno rešitev, predvsem organizacijam, ki ne potrebujejo kompleksnih dokumentnih sistemov, rade pa bi uredile težave z evidenco pošte.

RN: Kakšne prednosti prinaša spletna poštna knjiga?

DP: Ogromno. Sam vpis je veliko hitrejši, saj je v bazi večina slovenskih podjetij, uporabniki pa lahko dodajajo subjekte tudi v svojo lastno bazo. Tako praktično ni več tipkanja ali pisanja, vse je rešeno z enim klikom. Dodana je tudi funkcija podvajanja vpisov, ki je zlasti uporabna ko podjetja pošiljajo identično ali podobno pošto na več naslovov, sama evidenca je potem neprimerno hitrejša. Celotna aplikacija je opremljena z naprednimi iskalniki, tudi črtno kodo, kar omogoča hiter in enostaven pregled. Ničkolikokrat smo bili pri partnerjih, kjer se je cela pisarna ukvarjala z listanjem po nekaj poštnih knjigah in divje iskala dokaz, da so pošto poslali. To je zdaj zgodovina. Novost je seveda tudi dejanska evidenca gradiva, torej se vsebino poslane in prejete pošte lahko shrani, kar pomeni prvi korak k dokumentnemu sistemu. Program omogoča tudi popolno revizijsko sled, tako da lahko pooblaščena oseba točno vidi kdo, kaj in kdaj je karkoli naredil.

RN: Komu je program namenjen?

DP: Program je namenjen vsem podjetjem in državnim ustanovam, ki še vedno uporabljajo tradicionalno poštno knjigo. Pravzaprav vsem podjetjem, ki za evidenco dnevno porabijo več kot pol ure. Če z uporabo spletne poštne knjige uporabniki prihranijo 20 minut na dan, je to skoraj 10 delovnih dni v letu! Zaenkrat so naši naročniki podjetja s približno 20 zaposlenimi, šole in državne agencije.

RN: Ko oddajamo pošiljke nam na pošti požigosajo popis. Kako ste to uredili pri spletni poštni knjigi?

DP: Zelo enostavno. Ko je evidentiranje končano, uporabnik samo klikne na popis in samodejno se izpolni obrazec, ki je identičen tistemu v klasični poštni knjigi. Obrazec se natisne in nese na pošto.

RN: Torej je spletna poštna knjiga zelo podobna klasični?

DP: Glede na osnovne delovne procese, vsekakor. Uporabnik ne potrebuje nobenega novega znanja, saj delo poteka tako kot je, le da je sedaj v digitalni obliki. Spletna poštna knjiga pa seveda omogoča dodatne funkcionalnosti, ki so povezane z delovnimi procesi. Evidenco in shranjevanje dokumentov, torej dejanske vsebine pošte, sem že omenil, program pa omogoča tudi tiskanje kuvert, vročilnic in pripravo vseh relevantnih poročil. Spletna poštna knjiga omogoča evidenco tako papirnih dokumentov kot tudi tistih, ki so že v e-obliki. Na primer, evidenca e-sporočil deluje preko enostavne »Primi in spusti« funkcije. Skratka, vse kar potrebuje sodoben oddelek, ki je zadolžen za evidenco pošte.

RN: Kašen je odziv strank; ali drži, da se Slovenci težko ločimo od papirja in da smo zelo tradicionalni pri uporabi e-storitev?

DP: Mislim, da to ne drži. Kot sem omenil, se delovni procesi niso spremenili, zato je prehod enostaven. Vsekakor pa smo skorajda vsi računalniško pismeni, zato večina takoj vidi prihranek časa. Pravzaprav je zanimivo, da je ravno prihranek časa tisto prvo, kar pritegne naše naročnike, ostale prednosti pa se pokažejo kasneje, ob prvem dogodku, ki je pred uporabo poštne knjige pomenil malo katastrofo, zdaj pa je rešljiv v nekaj sekundah. Sicer pa lahko vsakdo preveri na www.postnaknjiga.si, kjer smo omogočili tudi brezplačno demo različico.

RN: In cena?

DP: Trenutno ponujamo promocijske cene, to je 25 eur za mesečni najem. Tako bo ostalo za prvih 500 naročnikov, potem bomo cene nekoliko dvignili. Možen je tudi nakup, kjer se celotna aplikacija namesti znotraj omrežja posameznega naročnika, cena pa je odvisna od števila uporabnikov.

Več informacij najdete na www.postnaknjiga.si, za naročila in povpraševanje pa se lahko obrnete na prodaja@zaslon-telecom.si.