Pametno upravljanje z dokumenti

Izzivi, s katerimi se srečujemo v sodobni pisarni, so v času recesije še bolj aktualni: zniževanje in nadzor nad stroški tiskanja, varnost podatkov, hitra in učinkovita distribucija dokumentov in informacij znotraj podjetja in navzven, itd.
Odgovor na omenjene izzive je v programski opremi SafeQ.

Monitoring – opazovanje vseh tiskalnih naprav, ki se pojavljajo v računalniškem omrežju. Tiskalne naprave so lahko mrežno ali lokalno (USB) povezane. Blagovna znamka oz. proizvajalec tiskalne naprave ni pomemben. Programska oprema SafeQ beleži količino tiskanih izpisov glede na uporabnika, stroškovno mesto, projekt ali tiskano napravo. Monitoring predstavlja odlično osnovo za reorganizacijo parka tiskalnih naprav, odkrivanje nenamenske uporabe in prerazporeditve količine tiskanja med napravami, ko pa je vzpostavljeno optimalno stanje, pa nam služi kot orodje za stroškovno knjigovodstvo in pomoč pri nakupih novih tiskalnikov.

Kontrola dostopa do pisarniških naprav – ko želimo povečati varnost izpisanih podatkov, omejiti dostop do določenih funkcionalnosti stroja, prevzeti kontrolo nad kopiranjem in skeniranjem, se izogniti zastojem dela zaradi trenutne nefunkcionalnosti tiskalne naprave …, vpeljemo kontrolo dostopa do naprav. Instalirati je potrebno zunanji terminal, ki je opremljen s kontrolno ploščo. Terminal ponuja možnost autentikacije uporabnika z magnetno kartico – tako kot jo običajno uporabljate za vstop v podjetje in kontrolo delovnega časa. Autentifikacija je mogoča tudi s PIN kodo, informacije o uporabnikih pa se črpajo v aktivni ali pasivni bazi podatkov. V tem trenutku SafeQ terminali podpirajo čez 50 različnih tipov kartic najpomembnejših svetovnih proizvajalcev. Naprava, na katero instaliramo terminal je lahko katerekoli blagovne znamke – trenutno je podprtih več sto različnih tipov naprav najpomembnejših svetovni proizvajalcev. V kolikor se pojavi magnetna kartica ali naprava, ki trenutno ni podprta je težava rešena v nekaj dneh. Vse dejavnosti, ki jih bo uporabnik po autentikaciji, izvrševal na napravi se bodo na tak ali drugačen način, beležile in bo obstajala njihova sledljivost.

Sistem centralnega poročanja – omogoča centraliziran pregled preteklega in trenutnega delovanja tiskalnih, multifunkcijskih in skenirnih naprav, ki so povezane v sistem prograske opreme SafeQ. Poročila se razlikujejo glede na namen in obliko, ter so zelo pregledna in informativna

Funkcije, ki povečajo produktivnost in zadovoljstvo uporabnikov – Funkcija ‘’follow me” omogoča, neodvisnost uporabnika od posamezne tiskalne naprave – v primeru, da je tiskalna naprava, na katero uporabnik običajno tiska – zasedena, v okvari ipd. enostavno odide do naslednje naprave, opremljene s SafeQ terminalom, se autenticira, izbere svoj tiskalni posel in ga natisne. Tiskanje že opravljenih poslov – vsak posel, ki ga je uporabnik že natiskal lahko poišče na terminalu in ga ponovno natisne – primerno za tiskanje dokumentov, ki se pogosto tiskajo.