Napovedujemo dogodek Elektronski računi v praksi

Dogodek bo omogočil lažjo predstavo o vseh novosti, ki jih prinaša sprejetje OBVEZNE elektronske izmenjave računov z vsemi neposrednimi ter posrednimi porabniki javnih sredstev. O prihajajočem dogodku, ki se bo odvil v četrtek, 17.4.2014, in spremembah, ki prihajajo v veljavo s 1.1.2015, nam je predstavil Robert Boh, svetovalec za elektronsko poslovanje pri podjetju Tetrada d.o.o.

RN: Kako bi najlažje opisali spremembo, ki stopi v veljavo s 1.1.2015?

RB: Na zelo enostaven način bi lahko povedali da bodo z letom 2015, pravne in fizične osebe, ki za proračunske uporabnike dobavljajo blago, izvajajo storitev ali izvajajo gradnjo, morali pošiljati izključno e-račune. Se pravi, da se ukinja klasični papirni račun. Namreč z letom 2015 vstopa v veljavo zakon, ki je bil sprejet v Uradnem listu RS, št. 111/2013 z dne 27. 12. 2013, ki izrecno zahteva elektronsko izmenjavo računov s proračunskimi uporabniki.

RN: Bi lahko potem rekli, da prejemnika elektronskih faktur čakajo večje spremembe in težave kot pošiljatelja?

RB: Težko bi tukaj govorili, kdo bo imel pri spremembah večje težave, zagotovo bodo problemi veliko manjši, če se bosta obe strani na to kvalitetno ter pravočasno pripravili. Zagotovo je več sprememb pričakovati pri prejemniku računa saj ga bo le-ta moral na nek način tudi sprocesirati skozi postopek odobritve. Se pravi po vseh opravljenih predhodnih procedurah, ga bodo morali likvidatorji obdelati na enak način kot to počnejo danes, ko račune veselo štempljajo, pripenjajo spremno dokumentacijo, jih podpisujejo. Vse to bo po novem potrebno opraviti v elektronski obliki. Na tem segmentu lahko pričakujemo največ težav, saj se na osnovi naših številnih projektih s postavitvami likvidacije faktur zavedamo, da je zadevo potrebno s pomočjo projektne skupine dobro splanirati, in jo seveda čim hitreje postaviti v produkcijsko verzijo, kjer se postopki dokončno uskladijo in prilagodijo zahtevam uporabnika. Prav tako je enako pričakovati težave pri izdaji fakture, ki v številnih primerih zapusti podjetju šele po procesu odobritve za izdajo.

RN: Kaj se bo zgodilo z vso dodatno dokumentacijo, ki je prejeto fakturo oblikovala v poslovni dogodek.

RB: Pri dokumentih, ki jih likvidator potrebuje za odobritev ne bo druge poti, kot da se jih bo pretvorilo v elektronsko obliko, tukaj mislim predvsem na podpisane dobavnice in jih po določeni poti spojiti k ustrezni fakturi. Nekoliko lažja pot bo pri naročilnicah ter prevzemnicah, saj le te nastanejo v ERP sistemu in se jih po določenem ključu avtomatsko povezalo z vhodnim računom.

RN: Kako menite, da bo ta sprememba vpliva na ostala gospodarska podjetja v Slovenije.

RB: Mislim, da je za nas že na splošno znano, da si vedno želimo to kar ima naš sosed. Zato je povsem logično pričakovati širjenje elektronske izmenjave računov med ostalimi gospodarskimi subjekti, saj se bo enostavno postavilo vprašanje:« zakaj ga jaz moram pošiljati, prejemam pa ga ne?«. V tem trenutku že kar nekaj slovenskih podjetij omogoča elektronsko izmenjavo računov, seveda ob dogovoru obeh strani.

RN: Katere so ključne komponente pri pošiljanju in prejemu elektronskega računa?

RB: Pri pošiljatelju računa so ključne: priprava elektronskega računa v določenem formatu, podpis dokumenta, priprava za pošiljanje (ovojnica), pošiljanje ter povratna informacija o izvedenem pošiljanju ter prejemu. Pri prejemniku računa pa zagotovo prejem elektronskega računa ter povratnica pošiljatelju o prejemu, prenos podatkov v ERP sistem, izvedba postopka likvidacije ter elektronska hramba. Postopek je opisan na zelo enostaven način vse podrobnosti si lahko preberete v Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, Zakonu o varstvu dokumentarnega gradiva ter arhivih in Zakon o davku na dodano vrednost. Prav tako pa je potrebno upoštevati še predpise zapisane v ZOPSPU, ZOPSPU-A ter Pravilniku o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila, ali pa se enostavno UDELEŽITE našega dogodka, kjer boste pridobili vse potrebne informacije.

RN: Na omenjenem dogodku bodo udeleženci poleg vaših rešitev postopka likvidacije računa, pridobili informacije tudi z ostalih področij, ki sestavljajo zakonsko skladno elektronsko izmenjavo računov?

RB: Tako je, poleg naše rešitve postopka likvidacije računa, ki jo v tem trenutku uporabljajo številna uspešna podjetja tako v Sloveniji kot tujini, boste informacije prejeli tudi s strani drugih predavateljev. Na dogodku se bosta predstavila tudi soorganizatorja dogodka podjetje Datalab ter ZZI, ki bosta predstavila svoji rešitvi. Predstavnika Uprave RS za javna plačila ter Gospodarske zbornice Slovenija, zastopnik podjetja Fujitsu, računovodska hiša Nucleus Plus in nikakor ne gre izpustiti največjega ponudnika bančnih storitev v Sloveniji NLB. V nadaljevanju članka se nahaja tudi agenda omenjenega dogodka, katerega udeležba je BREZPLAČNA. Svoje mesto si zagotovite s prijavo na elektronski naslov rboh@tetrada.si

RN: Za konec še mogoče kakšen nasvet za naše bralce ter vse, ki se jim obeta sprememba?

RB: V tem trenutku omenjena sprememba velja za zelo aktualno temo tako pri izdajateljih kot prejemnikih elektronskega računa, na katero se je potrebno pravočasno pripraviti. Enostavno povedano rešitve za vse težave so že izdelane, sedaj je samo še naloga, da jih uporabniki čim hitreje vpeljejo in tako brezskrbno pričakajo prehod v leto 2015. Vsekakor pa priporočam udeležbo na našem dogodku, kjer bomo poleg teoretičnega dela, udeležencem zadevo prikazali še v praktičnem delu.

>> Prijava na omenjeni dogodek se lahko opravi tukaj ali na elektronski naslov rboh@tetrada.si.