Kako je dokumentni sistem M-Files spremenil podobo podjetja Metrel? #intervju

O pomenu ustreznega dokumentnega sistema smo se pogovarjali z IT projektno vodjo Andrejem Bakijo iz podjetja Metrel d.o.o.

S kakšnimi težavami ste se soočali pred integracijo novega dokumentnega sistema?

Leta 2016 smo v podjetju Metrel d.o.o. pričeli z iskanjem novega dokumentnega sistema predvsem zaradi dejstva, da obstoječi sistem ni omogočal integracije s sistemi in rešitvami, ki smo jih pričeli v podjetju vse bolj uporabljati. Raziskava trga in ponudnikov v Sloveniji ter naslanjanje na tradicionalnega prišepetovalca s področja IT, svetovalnega podjetja Gartner, smo se srečali s sistemom M-Files in posledično s podjetjem 360ECM.

Kako bi opisali stanje v podjetju pred in po integraciji sistema M-Files? Kako so se spremenili obstoječi poslovni tokovi?

Pred uvedbo sistema M-Files je bil obstoječi dokumentni sistem t. i. »standalone« (samostojen) sistem, ki je v prvi vrsti bil namenjen za hrambo tehnične dokumentacije. Integracija s poslovno informacijskim (PI) okoljem je bila praktično nemogoča oziroma zelo omejena. Z uvedbo sistema M-Files smo v podjetju pridobili rešitev, ki se je z obstoječim okoljem dokaj enostavno povezala v celoto. PI ekosistem je postal preglednejši in meje med posameznimi sistemi so se zabrisali do te mere, da so poslovni procesi preglednejši in bolj obvladljivi.

Zakaj ste se odločili ravno za M-Files in podjetje 360ECM? Katere funkcije so vas najbolj prepričale? Je bila strokovnost podjetja 360ECM pomemben faktor pri odločitvi?

Iskali smo sodoben, integrabilen in finančno sprejemljiv ECM paket. Iskali smo globalnega playerja! Dodatno nam je bilo zelo pomembno, da je znanje in podpora sistemu na voljo lokalno. Vse skupaj je pripeljalo do kombinacije sistema M-Files in podjetja 360ECM, ki je v tej regiji glavni partner finskega podjetja. Pri M-Files je bil glavni kriterij sposobnost integracije in čim preprostejša umestitev v PI okolje podjetja. Veliko vlogo pri tem so imeli strokovnjaki pri podjetju 360ECM, ki so znali prisluhniti našim željam in potrebam ter le-te preko poznavanja sistema M-Files tudi prezentno prikazati.

Kaj vse vam omogoča dokumentni sistem M-Files?

M-Files ni zgolj dokumentni sistem. Je sistem za upravljanje z dokumenti v pravem pomenu besede. Kot sem že večkrat omenil, je sistem zelo integrabilen in s tem v podjetju vse bolj zaseda vlogo integracijske platforme za obvladovanje ne samo dokumentacije vseh vrst, ampak tudi in predvsem za obvladovanje toka teh dokumentov in s tem poslovnih procesov. Že do sedaj je sistem prispeval veliko pri transformaciji v čim bolj brezpapirno poslovanje in trend se še nadaljuje.

Kako vam je na poti integracije pomagalo podjetje 360ECM?

V prvi vrsti je bilo ključno poznavanje sistema M-Files s strani 360ECM. Velika razlika je med nekom, ki določen sistem zgolj trži in tistim, ki sistem pozna »v drobovje«. Glede na to, da je bil Metrel prva večja M-Files stranka podjetja 360ECM, lahko mirno rečem, da so projekt kljub precejšnji kompleksnosti izpeljali zelo dobro.

Ste naleteli na kakšno tehnično oviro ali pa željo po vgraditvi dodatnih funkcij? Kako vam je pri tem pomagala tehnična podpora podjetja 360ECM?

Tukaj bi lahko povedali zelo veliko! V prvi vrsti naj omenim, da je način upravljanja s tehnično dokumentacijo v Metrelu kompleksen in dokaj unikaten, kakor so tudi produkti, ki jih podjetje trži po celem svetu že več kot 65 let. Dodatno je k načinu vodenja dokumentacije prispeval predhodni sistem, ki je bil tog. Takšnega načina vodenje dokumentacije smo se v podjetju navadili in ga v prvem koraku nismo želeli spreminjati. To je svetovalcem in programerjem v podjetju 360ECM predstavljalo precejšen izziv, ki so ga na koncu uspešno opravili. Seveda brez težav ni šlo in pri prehodu na novi sistem je bilo potrebnih kar nekaj iteracij, da smo v trenutku prehoda na M-Files v sistemu imeli »up to date« stanje dokumentacije.

Lotili ste se tudi vsesplošne digitalizacije poslovnih procesov in sistemov za sodelovanje. Kaj je bil glavni razlog za spremembo?

Svet se spreminja. Lahko bi celo rekli, da se svet seli v digitalno okolje. Fleksibilnost, hitrost odziva in sposobnost priti »na strankina vrata« so danes lastnosti, brez katerih je težko poslovati. Metrel deluje na vseh celinah in naše produkte je moč zaslediti v zelo različnih panogah. V ta namen imamo zelo močno in razvejano mrežo partnerjev in distributerjev, ki dnevno potrebujejo našo podporo. To je moč doseči le z učinkovitim PI ekosistemom, ki omogoča enostavno distribucijo informacijskih dobrin, potrebnih za učinkovito delovanje vseh deležnikov poslovanja. V tem duhu postaja sistem M-Files vedno bolj platforma za kolaboracijo z našim poslovnim okoljem.

Kaj vse ste spremenili in pridobili? Katere rešitve ste vpeljali in nadomestili?

Na področju informatizacije oz. digitalizacije poslovnih procesov se stvari dogajajo s precejšnjo hitrostjo. Sodobni poslovni tokovi se vedno bolj odvijajo v okolju, ki omogoča hiter in nemoten pretok informacij in informacijskih dobrin. Na tem področju poskušamo v našem podjetju ohranjati ravnotežje in hkrati držati korak s hitro spreminjajočim se svetom. V obdobju po uvedbi sistema M-Files smo razvili lastno oblačno rešitev za potrebe končnih kupcev in se preselili v 365 okolje, če omenim samo tiste, ki so z M-Files tesno povezani.

Kako pri tako velikem projektu pridete do končne odločitve? Ste se pri odločanju zanašali na znanje in izkušnje podjetja 360ECM?

Nihče ne ve vsega! Časi, ko smo se lahko v podjetjih počasi in z lastnim tempom soočali z izzivi, so zagotovo mimo. Nenazadnje smo zaradi tega premika paradigme poiskali sodoben, integrabilen in učinkovit sistem, ki se vedno bolj postavlja v vlogo platforme za sodelovanje. In odločitev nikoli ne sme biti končna, ker to pomeni, da o tem ne razmišljaš več. Seveda smo projekt uspešno zaključili z lansiranjem sistema v poslovno okolje, a to je (bil) le začetek. Nenehno razmišljamo, kako sistem izboljšati, ga vpeti v čim več poslovnih procesov in povezati z novimi in obstoječimi rešitvami v podjetju. Tukaj se poleg na lastno znanje naslanjamo tudi na znanje strokovnjakov podjetja 360ECM. Zelo pomemben pa je tudi odnos, ki ga ima podjetje 360ECM s podjetjem M-Files. Nenazadnje so strokovnjaki 360ECM vez med tvorci novih idej in nami uporabniki.

Imate v načrtu še kakšno sodelovanje s podjetjem 360ECM?

Seveda. Trenutno zaključujemo projekt vpeljave platforme M-Files Hubshare, ki omogoča enostavno distribucijo dokumentacije, shranjene v sistemu, izven okolja podjetja. To je za Metrel velik korak k še enostavnejšem in učinkovitejšem sodelovanjem z našim poslovnim ekosistemom. In veselimo se nadaljnjih novih rešitev.

Več o dokumentnem sistemu M-Files lahko izveste na www.360ecm.si.