Likvidirajte račune z umetno inteligenco

»Hramba podatkov je uporabna samo takrat, ko enostavno in hitro lahko pridete do njih.« Izberite elektronsko pot, tako kot se spodobi za 21. stoletje. Papirnata hramba je nezanesljiva, počasna in nepregledna, medtem ko digitalno okolje programa ShakeSpeare za likvidacijo računov poveča preglednost dokumentov ter poskrbi za elektronsko arhiviranje dokumentov in podatkov. Zmanjšajte napake, prihranite čas in ujemite tekmece.

Postopek likvidacije

V organizacijah so v preteklosti račune likvidirali ročno. To pomeni, da so s spremnimi listi, nekateri pa kar na sam račun ali na njegovo zadnjo stran, dali svoj podpis ter s fizičnim pisalom dopisali stroškovna mesta in namen računa. Več kot je bilo potrjevalcev v likvidacijski verigi, dlje je račun fizično romal od pisarne do pisarne, nekajkrat pa se tudi izgubil ali zamudil dogovorjen rok plačila.

Z uvedbo e-računov je postopek likvidacije popolno digitalen, pomembno pa je, da pri uvedbi žanjemo vse sadove, ki jih takšen postopek nudi. Ne samo potrjevanje ali opremljanje s stroškovnimi mesti, ampak celosten pregled, napovedovanje in planiranje postajajo glavne funkcionalnosti poslovnega sistema, še preden potrjen račun zaključi svoje življenje v knjigovodskih knjigah.

Planiranje denarnih tokov

Podjetja morajo velikokrat skrbno planirati denarne tokove in harmonizirati različne denarne potrebe in to po potrebi ustrezno uskladiti z različnimi viri financiranj. Zato je izredno pomembno, da račune, ki še niso potrjeni (likvidirani), kaj šele knjiženi, ustrezno vodijo, načrtujejo in dosledno izvajajo. V primeru, da kdo od odločevalcev pravočasno ne opravi svojega dela, ga moderni sistem na to opozori in sproži ustrezne postopke.

Brez ročnega dela

Danes je strošek dela eden najvišjih stroškov, zato moramo pri implementaciji sistemov likvidacij računov poseben poudarek nameniti na dodano vrednost, ki jo dobi vsak uporabnik zase znotraj organizacije. V administraciji bodo zelo hvaležni, da bo sistem avtomatsko prebral račune in iz njih izluščil vse potrebne podatke (OCR tehnologija), v računovodstvu pa bodo znali ceniti avtomatski prenos potrjenih računov in direkten vpogled v PDF račune v povezanem dokumentnem sistemu. Še vedno pa bodo največjo dodano vrednost čutili odločevalci, saj bodo končno lahko sistematično načrtovali denarne tokove in centralno upravljali s ključnimi poslovnimi dokumenti.

Hramba računov in povezanih dokumentov

Vsi računi so shranjeni v dokumentnem sistemu, ki se poveže z računovodskim sistemom. To pomeni, da tudi povezane dokumente (kot so dobavnice, naročilnice, primopredaje, pogodbe …) lahko uporabniki enostavno najdejo preko mobilnega telefona in takoj razumejo vsebino ter obseg poslovne aktivnosti.

Pogodbe in nadaljevanje digitalizacije

Računi nikoli niso zadnja postaja, ampak samodejno z avtomatizacijo likvidacijskih postopkov organizacije nadaljujejo s pogodbami, vložišči / delovodniki in drugimi poslovno pomembnimi dokumenti.

Za več informacij in video o uporabi si oglejte na zejn.si. (P.R.)