Kako začeti z uvajanjem dokumentnega sistema?

Ko se v vašem podjetju odločite za uvedbo dokumentnega sistema, ki bo izboljšal vašo produktivnost in zmanjšal stroške poslovanje, je zagotovo zadnja stvar, ki jo želite videti ta, da motivacija za uvedbo projekta upade še preden se je ta sploh dobro začel. Glavna težava pri uvajanju dokumentnega sistema je pogosto ta, da se najprej odločimo za nakup orodja, šele nato pričnemo spreminjati naše poslovne procese. To pogosto vodi v katastrofo, saj bi morali projekti uvedbe dokumentnega sistema potekati ravno obratno. Če pa se nočete tudi vi zaplesti v neuspešen projekt uvedbe dokumentnega sistema vam priporočamo, da se za trenutek ustavite in temeljito razmislite, kakšne težave poskušate z uvedbo novega sistema odpraviti, kakšne je najboljši način za spopad z njimi in kateri dokumentni sistem nam bo najbolj v pomoč pri doseganju zastavljenih ciljev in da se bodo stroški investicije hitro povrnili.

Kako premagati strah pred uvedbo dokumentnega sistema?

Ko pri vašem poslovanju vso vašo energijo usmerite v izdelek namesto v poslovne potrebe, je relativno težko vedeti, ali smo dosegli optimalno rešitev. Bolj ko nadaljujemo z analizo ustreznega dokumentnega sistema, večji je strah da bomo pri izbiri naredili napako, kar seveda lahko vodi v popolno zaustavitev projekta. Ko se torej odločate za uvedbo dokumentnega sistema imejte vedno pred očmi težave, ki jih z njim poskušate rešiti. Tu si poskušajte zamisliti tudi kako bo vaše podjetje izgledalo čez nekaj let in kako boste takratnim izzivom kos, predvsem s stroškovnega vidika. S tem pristopom boste lažje izbrali dokumentni sistem, ki vam bo povsem pisan na kožo.

Najboljši način za premostitev strahu pred uvedbo dokumentnega sistema je najti sistem, ki bo povsem prilagojen vašim potrebam in zahtevam, oziroma, ki bo v največji možni meri odpravil vse vaše težave. Ko bodo razrešene težave podjetja se boste namreč lahko veliko lažje posvečali težavam, ki so prisotne med posamičnimi oddelki. Določeni dokumentni sistemi so bolj prilagojeni finančnim oddelkom, medtem ko so drugi pisani na kože pravnim pisarnam ali proizvodnim podjetjem. Tu je ključnega pomena predvsem to, da z dokumentnim sistemom razrešimo vse ključne težave, ki se nanašajo na poslovanje in da s tem čim prej povrnemo stroške poslovanja. Če uspemo z dokumentnim sistemom kasneje razrešiti še kakšno drugo poslovno težavo, je to le še dodatna dodana vrednost rešitve.

Če boste sledili tem preprostim načelom vam zagotavljamo, da boste pri uvedbi dokumentnega sistema v vaše poslovanje precej bolj uspešni, kot bi bili sicer.

Če želite izvedeti še več o tem, kako lahko dokumentni sistem odpravi vaše poslovne težave, se obrnite na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o., ki vam bodo z veseljem priskočili na pomoč.