Kako napisati učinkovito “out-of-office” sporočilo?

“Out-of-office” sporočilo (ali samodejni odgovor) je avtomatsko elektronsko sporočilo, s katerim ljudi obveščamo, da smo odsotni za določeno časovno obdobje. Ta sporočila so precej uporabna, kajti z njimi damo sodelavcem in tudi zunanjim stikom vedeti, kdaj lahko pričakujejo naš odgovor in/ali koga naj kontaktirajo v času naše odsotnosti. Najbolj pogosto samodejne odgovore uporabljamo v primer dopusta, bolniške odsotnosti, ali kakšne druge daljše odsotnosti.

Pri pisanju “out-of-office” odgovora moramo biti še kako pozorni in pazljivi, kajti nikoli ne vemo, kdo ga bo dejansko prebral. V spodnjih nekaj odstavkih vam želimo pomagati pri pisanju samodejnih odgovorov z nekaj primeri in nasveti, kako napisati učinkovito “out-of-office” sporočilo.

Kaj je “out-of-office” sporočilo?

Ne glede na to ali govorimo o dopustu, bolniški, ali kakšni tretji odsotnosti, vedno obstaja možnost, da ta zmoti delovni proces, če na njo nismo pripravljeni. Tako delo na daljavo, kot delo v pisarni od nas skorajda zahteva, vsaj po nekem osnovnem poslovnem bontonu, da pripravimo samodejni odgovor v času naše odsotnosti. Ta sporočila pomagajo ohranjati ritem dela, kajti v nasprotnem primeru bi ljudje verjetno napačno razumeli našo neodzivnost.

Kljub temu, da nekateri ljudje za avtomatske odgovore uporabljajo SMS sporočil in telefonske klice, je elektronska pošta najbolj razširjen kanal samo “out-of-office” sporočila. Elektronska pošta je še vedno najbolj popularen kanal poslovne komunikacije, sploh z ne tako bližnjimi stiki. Če z nekom delamo na dnevni ravni, ali bolj pogosto, obstaja velika verjetnost, da mu bomo povedala za našo odsotnost preko drugih kanalov, kot so recimo razne platfome, ali kar ustno.

Kdaj poslati “out-of-office” sporočila?

Najboljše je, da pripravimo “out-of-office” sporočilo takrat, ko ne moremo odgovarjati na elektronska sporočila v času standardnih delovnih ur. Samodejni odgovori so primeri tako za krajše odsotnosti, ko so zdravniški pregledi, ali podobno, kot tudi za daljše odsotnosti, recimo počitnice, ali starševski dopust.

V resnici je odločitev, kdaj uporabimo “out-of-office” sporočilo, odvisna od našega dela in stopnje nujnosti sporočil, ki jih dobivamo. Če nismo ravno prepričani ali nastaviti samodejni odgovor se vprašamo, kaj se bo zgodilo, če nam nekdo pošlje elektronsko sporočilo. Če vaš odziv za pošiljatelja ne bo nujen, potem samodejnega odgovora ne potrebujete. Če pa so zadeve dovolj nujne in pomembne, da se jim morate posvetiti tudi v času odsotnosti, pa je profesionalno in edino prav, da nudite utemljevitev, zakaj se boste odzvali z zamikom.

Kako napisati “out-of-office” sporočilo?

Glavni namen “out-of-office” sporočila je, da dostavi informacije, ki so v tistem trenutku ključne. Mnogi sicer svoje samodejne odgovore začinijo z določenimi podrobnostmi in kančkom humorja, vendar to vsekakor ni nujno.

Učinkovito “out-of-office” sporočilo vsebuje tri ključne informacije:

• datum in trajanje odsotnosti
• razlog odsotnosti
• kontakte v primerih nujnih zadev; če imamo teh kontaktov za različne stvari več, je potrebno navesti vse

To so torej informacije, ki pomagajo vašim kolegom ali zunanjim stikom v času, ko vas ni. Prejemnik takšnega samodejnega odgovora ima tako možnost, da počaka na vašo vrnitev, ali pa lahko nadaljuje sam s kontaktiranjem oseb v sporočilu. Poleg vsega pa z navajanjem razlogov za odsotnost potešimo prejemnikovo radovednost.

Vse te informacije lahko zapišemo v nekaj stavkih. “Out-of-office” sporočila so po navadi precej kratka. Vedno pa je lepo in vljudno, da v sporočilo dodamo še kakšno prijazno gesto, besedo, ali pozdrav, kot je recimo “hvala za vaše sporočilo”.

Kako NE pisati “out-of-office” sporočila?

Pogosto naletimo na kak samodejni odgovor, ki je sicer zabaven, vendar že na meji preveč sproščenega. Zavedati se moramo, da so “out-of-office” sporočila še vedno poslovna komunikacija.

Ostati moramo formalni, profesionalni. Četudi se s sodelavci pogovarjamo zelo neformalno, lahko dobimo sporočila ljudi izven organizacije, ali pa celo kakšno ponudbo za novo delovno mesto. Zagotovo si ne želimo narediti slabega prvega vtisa kajne?

Še ena pomembna stvar pa je ta, da se moramo izogniti prevelikemu pritisku na svoje sodelavce, na katere usmerjamo pošiljatelje v času naše odsotnosti. Zato nikoli ne pišemo stvari, kot so “Pomagali vam bodo takoj”, ali “Odgovoril vam bom takoj, ko se vrnem”. Postaviti moramo relistična pričakovanja ljudi, da se lahko dobro organizirajo, hkrati pa jih ne smemo zavajati, da bi bili na koncu razočarani.

Dodatni nasveti za pisanje učinkovitih “out-of-office” sporočil

Ne razkrivajte preveč

Samodejni odgovori so najboljši takrat, ko jasno in na kratko povemo glavno sporočilo. Preveč informacij o počitnicah ali zasebnem življenju ni samo neprofesionalno, temveč lahko koga od sodelavcev celo zmoti.

Če v “out-of-office” vključimo preveč informacij, bralec težje najde ključne informacije, kot je recimo kontakt osebe, na katero se lahko obrne v času naše odsotnosti. Razkrivanje preveč informacij je tudi varnostna zadeva: zagotovo si ne želimo deliti kakšnih osebnih informacij z neznanci kajne?

V avtomatskih odgovorih je povsem sprejemljivo, da smo kratki in jedrnati, mogoče na prvi pogled celo suhoparni. Včasih je to celo preferenca. Preprosto lahko povemo, da smo na dopustu, ali da smo zboleli, brez dodatnih pojasnil.