EBA DMS: Podatki so življenjska sila podjetij in si zaslužijo vrhunski dokumentni sistem

Vendar le v primeru, ko jih pravilno upravljamo, hranimo, analiziramo in sintetiziramo. O pomembnosti podatkov priča statistika, da je količina do danes ustvarjenih podatkov presegla magično mejo merske enote, za katero mnogi še niti slišali niso: zetabajt. In kdo je ustvaril največ podatkov? Podjetja. Tudi najmanjša podjetja razpolagajo z ogromno količino podatkov, ki so v rokah pravega dokumentnega sistema zlata žila.

Kaj pa sploh je sistem za upravljanje z dokumenti (DMS)? Organizacije, ustanove in podjetja se zanašajo na večje količine informacij, velikih podatkov (big data) in podatkovnih nizov za učinkovito sprejemanje poslovnih odločitev, izboljšanje povezljivosti in boljšo komunikacijo s strankami in partnerji. Posledično morajo strateško shranjevati, digitalizirati, upravljati, slediti, pridobivati in deliti elektronske dokumente.

DMS sistem zagotavlja avtomatizirano, edinstveno središče za organizacijo različnih vrst dokumentov. Skrb za slovenska podjetja in njihove dokumente so prevzeli v podjetju Positiva rešitve, z dokumentnim sistemom EBA DMS.

Celovita rešitev za digitalizacijo poslovanja

EBA DMS je napreden dokumentni sistem za razširitev digitalnih poslovnih ciljev in zagotavlja brezpapirno poslovanje v podjetjih, organizacijah in administrativnih službah. Dokumentni sistem lahko integrirate s poslovnimi sistemi za upravljanje podjetniških virov (ERP), vključno z MS Dynamics NAV, Pantheon, Largo, SAP … in z orodji Microsoft Office.

Pridobivanje dokumentov je lahko težavno ali v primerih brez dokumentnega sistema celo nemogoče. Podatki se kopičijo, podjetja pa želijo in potrebujejo sistem, ki omogoča hitro, intuitivno in priročno iskanje med dokumenti. Procesiranje dokumentov s sistemom EBA DMS je izredno enostavno, saj boste s pomočjo programske rešitve vedno seznanjeni, kje se nahaja določen dokument. Po zajetem dokumentu lahko iščete s pomočjo iskalnih funkcij Full-Text Search, kombiniranega iskanja ali iskanja po kriterijih.

Ponuja različne vire za zajem dokumentov in omogoča vnos dokumentov na različne načine:

• napredno skeniranje z OCR – optično prepoznavo besedila,
• zajem z EBA Printer,
• prejem preko različnih protokolov za izmenjavo (IMAP, MS Exchange …),
• Drag & Drop dokumenta v sistem.

EBA DMS: izmenjava dokumentov in avtomatizacija tokov

EBA DMS ne podpira le elektronske izmenjave podatkov (EDI). Za izmenjavo dokumentov s poslovnimi partnerji uporablja različne svetovno uveljavljene B2B protokole in XML standarde. Strankam omogoča izmenjavo pravno veljavnih digitalno podpisanih dokumentov z vizualizacijo.

Za terenske delavce oziroma zaposlene, ki zaradi trenutne zdravstvene pandemije poslujejo na daljavo, je na voljo oddaljeno podpisovanje dokumentov preko mobilnega klienta EBA DMS. Mobilni podpis poveča domet vašega podjetja izven glavnih poslovnih prostorov, s čimer skrajšate delovne tokove. Dokumentni sistem EBA DMS po prejetju podpisanega e-računa samodejno preveri veljavnost digitalnega podpisa.

Vsi podatkovni prenosi so natančni, avtomatizirani in v skladu z implementiranimi procesnimi pravili, ki določajo, kdo in kdaj lahko podpisuje poslovne dokumente. EBA DMS poskrbi za hitro in enostavno obdelavo dokumentov. Avtomatizirate lahko nekatere poslovne procese, kot so odobritev in izdajanje računov ter podpisovanje pogodb. EBA DMS sistem vas bo prav tako pravočasno opozoril na zapadle roke računov, pretečene pogodbe in zapadle naloge zaposlenih. Ravno slednji vam bodo hvaležni, saj se bodo znebili monotonega ročnega pretipkavanja podatkov.

Dober DMS sistem mora biti intuitivna, »plug and go« rešitev, ki bi morala po namestitvi enostavno delovati brez pretiranega človeškega vložka. EBA DMS sledi tem smernicam in pooseblja prednosti DMS dokumentnih sistemov. Rešil vas bo pred zapravljenimi viri, povečal produktivnost in tržno vrednost ter poskrbel za skladnost poslovanja.

Več o EBA DMS sistemu na spletni strani www.positiva.si. (P.R.)