Digitalno delovno okolje, ki spodbuja online sodelovanje na daljavo

Pandemija je pospešila preoblikovanje delovnega mesta iz fizične lokacije v digitalno okolje, do katerega je mogoče dostopati od koder koli. To je sprememba, ki jo številne organizacije in zaposleni sprejemajo odprtih rok. Ključni dejavnik uspeha pri tem načinu dela je učinkovito ‘online’ (spletno) sodelovanje. Za to seveda potrebujete prava digitalne orodja, kot so virtualni dostop do informacij, soustvarjanje dokumentov in elektronski podpis.

Nekatere organizacije so že veliko pred pandemijo, ki je pospešila prehod na delo na daljavo, zaradi učinkovitosti uvajale ta koncept dela.

Politike prožnega dela so skupaj s podpornimi orodji za sodelovanje ter drugo programsko opremo in storitvami pomenile, da so lahko določeni zaposleni delali od doma, ali na drugih oddaljenih lokacijah. V projektnih skupinah nekaterih organizacij pa so se vse pogosteje pojavljali zunanji sodelavci, ki so pogosto delali na daljavo ali celo v različnih časovnih pasovih.

Sedaj si zaposleni in delodajalci želijo ohraniti prožno delo in delo na daljavo kot del “nove normalnosti”. Po podatkih družbe Deloitte, 87% organizacij obravnava zunanje sodelavce kot del svoje delovne sile.¹ Organizacije prav tako vidijo nove priložnosti za uporabo tehnologije, ki pomaga njihovim zaposlenim, da ostanejo povezani s podjetjem. Tradicionalno je bilo to zahtevno, saj je veliko zaposlenih mobilnih, ali delajo na lokacijah, kot so trgovine, tovarne ali skladišča in ne sedijo ves dan pred računalnikom.

Da bi bilo delo na daljavo resnično uspešno, morate ustvariti digitalno delovno okolje, ki omogoča učinkovito spletno sodelovanje za vse v organizaciji.

Zaposleni radi delajo na daljavo, vendar morajo znati učinkovito sodelovati.
65% zaposlenih želi tudi v prihodnosti delati na daljavo, 33% pa si želi hibridne oblike dela.²
Evropski zaposleni (38,9%) poročajo, da sta digitalno sodelovanje in komunikacija glavna izziva pri delu na daljavo.³

V letih 2020 in 2021 je 48% organizacij po vsem svetu vlagalo v orodja in tehnologije v oblaku, 47% pa v orodja za digitalno sodelovanje.³

80% evropskih delodajalcev pravi, da nameravajo ohraniti politiko dela na domu.⁵

Od fizičnega do digitalnega delovnega mesta

Danes je delovno mesto za mnoge od nas sedaj digitalno okolje, ki si ga deli ekipa. Da bi svoje delo opravili (digitalno), člani ekip delajo na različnih lokacijah in uporabljajo virtualna in spletna orodja za sodelovanje.

Da bi bile virtualne ekipe produktivne, mora biti digitalno okolje za sodelovanje čim bolj usklajeno. Vendar je zagotavljanje te usklajenosti (skladnosti) lahko izziv, če na primer;

• poskušate združiti različne programske rešitve različnih ponudnikov – to pogosto otežuje upravljanje težav in briše meje odgovornosti,
• manjkajo ustrezne storitve varnostnega kopiranja in obnovitve – to lahko privede do izgube podatkov (zlasti če jih ustvarjajo člani ekipe na daljavo) in manjše produktivnosti,
• varnost IT-ja postane težava, saj poskušate za zaposlene na daljavo omogočiti dostop v realnem času, ne da bi pri tem ogrozili informacijsko varnost ali odprli vrata kibernetskim kriminalcem.

Raziskava družbe Konica Minolta⁶ je pokazala, da je vzpostavitev ustrezne infrastrukture za virtualno in kolaborativno delo glavni notranji izziv digitalne preobrazbe za organizacije.

Zato ni presenetljivo, da 30% anketirancev v isti raziskavi pravi, da podporo za sodelovanje na daljavo oddajajo zunanjim izvajalcem ali pa o tem razmišljajo.⁷

Štirje ključni vidiki učinkovitega digitalnega delovnega okolja

Glede na naravo vašega podjetja obstajajo štirje ključni vidiki, ki jih je treba upoštevati pri načrtovanju učinkovitega digitalnega delovnega okolja in izbiri orodij za virtualno sodelovanje:

• zagotovite varen in enostaven dostop do informacij za ekipe na daljavo,
• omogočite sodelovanje, komunikacijo in izmenjavo datotek v realnem času,
• omogočite zaposlenim, da izkoristijo prednosti izboljšane komunikacije in preoblikovanja procesov,
• omogočite elektronsko podpisovanje pogodb in drugih dokumentov, za katere so potrebne odobritve.

1.  Zagotovite varen in enostaven dostop do informacij za ekipe na daljavo.
Microsoft Teams (del storitve Microsoft 365) je odličen za naloge, kot so komunikacija, virtualno sodelovanje, načrtovanje in vodenje projektov.

Integracija rešitve za upravljanje vsebine v podjetju (kot je M-Files podjetja Konica Minolta) v Microsoft Teams, uporabnikom omogoča hitro in enostavno pridobivanje dokumentov in informacij iz vseh vaših shramb in poslovnih sistemov, ne da bi zapustili znani vmesnik Microsoft Teams.

2. Omogočite virtualnim ekipam sodelovanje pri ustvarjanju dokumentov
Orodji, kot sta M-Files ali Microsoft Teams, članom ekipe zagotavljajo vse, kar potrebujejo za soustvarjanje dokumentov.

Člani virtualnih ekip lahko sodelujejo pri pripravi dokumentov tako, da z notranjimi in zunanjimi sodelavci delijo povezave do najnovejše različice. Sodelovanje tako ne vključuje več pošiljanja osnutkov po elektronski pošti sem in tja, člani ekipe pa lahko prispevajo, ne da bi podvajali dokumente. Poleg tega hranite celotno zgodovino urejanj in komentarjev (revizijska sled).

S programom M-Files lahko dokumente v digitalnih delovnih procesih celo pošljete v pregled, odobritev in podpis.

3. K sodelovanju pritegnite vse zaposlene
Zaposleni, ki so na splošno bližje strankam, bolj praktično sodelujejo pri kritičnih procesih, kot ostali v podjetju. Ker je Microsoft 365 enostaven za uporabo na pametnih telefonih in tabličnih računalnikih, lahko tem zaposlenim pomagate, da se tesneje povežejo s podjetjem in s tem izboljšate sodelovanje širše ekipe z:

• boljšim stikom in spletnim sodelovanjem s sodelavci in vodji,
• virtualnim dostopom do informacij v realnem času,
• digitalizacijo postopkov, ki so prej potekali v papirni obliki.

4. Omogočanje elektronskega podpisovanja
Kadar podpisniki v finančnih, pravnih, kadrovskih ali drugih oddelkih delajo na daljavo, lahko z rešitvijo za elektronsko podpisovanje (e-podpis) omogočite učinkovitejše podpisovanje dokumentov. To pomaga zmanjšati zamude, administrativne stroške in možnost kršitev varnosti, do katerih lahko pride, če podpisniki dokumente razpošiljajo v tiskani obliki ali jih optično preberejo in delijo po elektronski pošti.

Ne pozabite, da mora biti vaš pristop k elektronskemu podpisu skladen z lokalnimi zahtevami in zagotavljati enako veljavnost kot lastnoročni podpisi.

Premislite o delu na daljavo in virtualnem sodelovanju

Priljubljenost dela na daljavo kaže na to, da bo ostalo del novega normalnega poslovanja. Zato se s pravimi orodji in tehnologijo za dostop do informacij na daljavo, virtualnim sodelovanjem in z elektronskim podpisom, splača ustvariti inteligentno povezano delovno okolje, ki je primerno za vaše poslovanje danes in v prihodnosti.

Na ta način lahko podjetje virtualnim ekipa, zaposlenim na daljavo in morebitnim zunanjim sodelavcem, omogoči produktivnejše sodelovanje, hkrati pa racionalizira procese, ki so bili prej odvisni od papirja.

Če ste pripravljeni ustvariti učinkovito digitalno delovno okolje, poiščite partnerja, ki ponuja širok nabor storitev ter znanja za njihovo integracijo in upravljanje v obliki varne, razširljive platforme, ki bo danes in dolgoročno podpirala vašo strategijo dela na daljavo.

Več na www.konicaminolta.si

Viri in dodatne informacije:

1 Reconstructing the workplace — the digital-ready organization, Deloitte, July 2021
2 FlexJobs Survey Finds Employees Want Remote Work Post-Pandemic, 2021
3 Survey Reveals High Levels of Employee Engagement in Europe Following Remote Work Shift, EU Business News, January 2021
4 Statista, February 2022
5 Working From Home: Can the Benefits Outweigh the Risks?, Green European Journal, August 2021
6 in 7 Konica Minolta research reveals the status of digital transformation in European companies, 2022, Konica Minolta & Keypoint Intelligence