Digitalni popis osnovnih sredstev

Popis osnovnih sredstev med drugim vpliva na pravilne bilančne podatke, na višino poslovnega izida in davčne osnove. Popis osnovnih sredstev tako ni le predpisano letno opravilo, ampak ima tudi širši pomen. Poslovodstvo lahko vodi k sprejetju novih organizacijskih ukrepov ali celoviti prenovi dela organizacije, ki vodi k smotrnejšemu, racionalnejšemu, bolj urejenemu in odgovornejšemu ravnanju ter poslovanju podjetja.

Popis osnovnih sredstev v podjetju lahko izvedejo zaposleni ali zunanji izvajalci, opravljena pa mora biti vsaj enkrat letno. Popis osnovnih sredstev je obvezna z računovodskega vidika, saj na ta način zajamemo dejansko stanje na določen dan in ugotovimo ujemanje ter morebitne razlike v primerjavi s stanjem posameznih aktivnih in pasivnih postavk v poslovnih knjigah. Zaposleni se pogosto nejevoljno lotevajo tega opravila. Neredko se namreč zgodi, da se podatki ne ujemajo, pa tudi sam postopek prepoznavanja in pregleda osnovnih sredstev s papirno dokumentacijo je lahko časovno zelo potraten in frustrirajoč. Z rešitvijo Frontman Find pa lahko inventuro osnovnih sredstev opravite tudi drugače: urejeno, tekoče, hitro in enostavno

V tem blogu boste spoznali in izvedeli:

• Kaj potrebujem za digitalno popis osnovnih sredstev (osnov)
• Navodila za izvedbo popisa osnovnih sredstev
• Kako izračunati, koliko vas stanje inventura?
• Kaj mora vsebovati poročilo o popisu?
• Digitalna inventura – popis preko črtne kode
• Popis osnovnih sredstev z mobilnim terminalom na terenu
• Katero rešitev in ponudnika izbrati?

Kaj potrebujem za digitalno popis osnovnih sredstev (osnov)

Še preden boste opravili popis osnovnih sredstev, se velja nanj ustrezno pripraviti. Pri tem je treba opredeliti:

• predmete popisa (sredstva),
• tehniko popisa (s papirjem in svinčnikom, digitalno, brezstično …)
• termin oziroma čas popisa.

Vsak popis osnovnih sredstev zahteva tudi imenovanje popisne komisije (vodje in člane) ter jasno opredelitev nalog.

Da bi se kar najhitreje seznanili z inventuro v vašem podjetju, predlagamo branje Pravilnika o popisu, ki ga mora imeti sleherno podjetje. Podjetja morajo v skladu z zakonom sprejeti notranji akt o popisu, npr. Pravilnik o popisu, v katerem se določi, kako in kdaj se opravi popis ter kako in kdaj se uskladi knjiženo stanje z dejanskim.

V pravilniku o popisu osnovnih sredstev mora biti urejeno:

• imenovanje popisnih komisij – število in vrste popisnih komisij, člani popisnih komisij ter obseg njihovih področij popisa so največkrat določeni v posebnem sklepu, ki ga v okviru svojih pooblastil izda poslovodstvo družbe;
• predmet popisa – predmet rednega popisa so vsa sredstva, vključno s sredstvi, vzetimi v finančni najem;
• čas popisa – popis se opravi praviloma po stanju ob koncu leta;
• vodenje organizacije popisa in navodila za popis;
• popisne komisije in naloge posameznih popisnih komisij;
• priprava osnovnih sredstev za popis (naloga vseh zaposlenih);
• priprava popisnih pripomočkov in uporaba računalnikov pri popisu;
• izločanje poškodovanih in zastarelih sredstev;
• posebnosti pri popisu posameznih vrst osnovnih sredstev;
• primerjanje dejanskega in knjižnega stanja;
• poročila o popisu in obravnava poročil;
• predlog za likvidacijo popisnih razlik in odločanje o predlogu;
• predlog knjiženja popisnih razlik v knjigovodstvu.

Navodila za izvedbo popisa osnovnih sredstev

Popis osnovnih sredstev obsega različna področja dela, kot so:

• ugotavljanje, merjenje, preštevanje, natančnejše opisovanje sredstev ter vpisovanje podatkov v popisne liste ali mobilno aplikacijo;
• vpisovanje sprememb, nastalih med popisom;
• vpisovanje dejanskega stanja v popisne liste ali mobilno aplikacijo;
• ugotavljanje razlik med stanjem, ugotovljenim s popisom, in knjigovodskim stanjem;
• dajanje predlogov, kako razlike likvidirati in knjižiti;
• podpisovanje popisnih listin.

Posamezne naloge so odvisne tudi od vlog, ki jih imajo zaposleni pri inventuri.

Glavni je seveda vodja popisa, saj organizira popis ter odgovarja za njegovo pravočasnost in pravilnost. Usklajuje tudi delo popisnih komisij – od priprav na popis in tehnične izvedbe do predložitve poročila o popisu pristojnemu organu podjetja.

Inventura in računovodska služba

Naloge računovodske službe so prav tako očitne: računovodstvo mora še pred začetkom popisa uskladiti evidence in poskrbeti, da bo knjigovodstvo stanje kar se da urejeno in pripravljeno za popis. Računovodstvo je pogosto tudi tisto, ki razčisti morebitne knjigovodske zagate/izzive popisne komisije, saj na koncu uskladi inventurne razlike in pripravi končno poročilo.

Delo popisne komisije

Popisna komisija bo delo opravila dobro šele takrat, ko bo v popisu razčistila vse vzroke za razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem. Popisna komisija vsa neskladja evidentira v Poročilu o popisu, ki se uporablja kot vodilo poslovodstvu pri sprejemanju poslovnih odločitev. Hkrati je nekakšno ogledalo poslovanja, saj premore ključne informacije o upravljanju sredstev in urejenosti podjetja. Popisne komisije morajo tudi razčistiti vzroke za razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem ter ponuditi poslovodstvu natančnejše predloge za odpravo razlik.

Koliko (zares) stane inventura?

Koliko posamezno podjetje ali organizacijo pod črto stane inventura, je seveda odvisno od števila osnovnih sredstev, časa trajanja popisa in seveda urnih postavk vseh, ki se z inventuro ukvarjajo. To pa mora izračunati vsak zase.

Lahko pa vam zaupamo, da je popis osnovnih sredstev s sodobno tehnologijo znatno hitrejši in cenejši od tradicionalnega papirnatega pristopa, ki ga skoraj nihče ne mara. Priporočamo vam tudi branje bloga s pomenljivim naslovom – Koliko vas zares stane inventura?

Kaj mora vsebovati poročilo o popisu osnovnih sredstev?

Poročilo o popisu osnovnih sredstev je za sleherno podjetje zelo pomemben dokument, zato mora biti pripravljen skrbno in natančno. Vodstvo podjetja ali organizacije namreč preveri zbirno poročilo o popisu ter s sklepi odloči o načinu likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti, odpisu ter uničenju neuporabnih in zastarelih sredstev, prodaji neuporabnih, zastarelih in poškodovanih sredstev in drugem, povezanem z ugotovitvami popisne komisije, ter določi osebe, ki so odgovorne za ugotovljene primanjkljaje in presežke.

Popis osnovnih sredstev tako nikakor ni le obvezno opravilo, temveč lahko vodi poslovodstvo k sprejemu novih organizacijskih ukrepov in poslovne politike podjetja, ki vodi k smotrnejšemu, racionalnejšemu, bolj urejenemu in odgovornejšemu ravnanju vseh segmentov poslovanja podjetja.

Poročilo o popisu/inventuri naj bi vsebovalo naslednje gradnike/vsebine:

• skupine osnovnih sredstev, ki so bila popisana;
• imena članov popisne komisije, ki so opravljali popis;
• datum začetka in dokončanja popisa;
• ugotovitve neskladnosti s knjigovodsko evidenco:
  • razlike med dejanskim in knjigovodskim stanjem,
  • neuporabna sredstva in predlogi za odpis;
• mnenje komisije o vzrokih za nastanek ugotovljenih primanjkljajev in presežkov;
• predlog za odpravo neskladja evidenc in inventurnih razlik;
• datum sestave poročila in podpisi članov komisije.

Kaj popisujemo?

Popis osnovnih sredstev popisuje predvsem dvoje: opredmetena osnovna sredstva in neopredmetena dolgoročna sredstva.

Opredmetena osnovna sredstva

Med opredmetena osnovna sredstva štejemo zemljišča, zgradbe, proizvodno in drugo opremo, osnovno čredo, večletne nasade in drobni inventar (slednji sredstvo postane takrat, ko je njegova doba uporabnosti daljša od enega leta, posamična nabavna vrednost pa po dobaviteljevem računu ne presega 500 evrov).

Za popis opredmetenih osnovnih sredstev se vnaprej pripravijo popisni listi kot računalniški izpisi, ki vsebujejo naslednje podatke: ime sredstva, lokacija, kje se nahaja, ter inventarna številka. Popisna komisija popiše opredmetena osnovna sredstva v uporabi ločeno od opredmetenih osnovnih sredstev, ki se trajno ne uporabljajo, čeprav so še uporabna. V posebne popisne liste mora popisna komisija popisati tudi opredmetena osnovna sredstva, ki jih podjetje pridobi na podlagi finančnega najema in jih izkazuje med svojimi opredmetenimi osnovnimi sredstvi.

Neopredmetena dolgoročna sredstva

Gre za naložbe v pridobitev materialnih pravic (samostojni nakup računalniškega programa, npr. program za vodenje zalog), naložbe v patente, licence, koncesije, blagovne znamke, organizacijske stroške ali zagonske stroške pri uvajanju novega dela podjetja, nove dejavnosti, dobro ime, vlaganja v tuja osnovna sredstva ipd. Popisna komisija pregleda knjigovodske listine, ki so podlaga za evidentiranje neopredmetenih dolgoročnih sredstev, in jih vpiše v popisne liste. Vpisane podatke primerja s knjigovodskimi. Likvidacija ugotovljenih razlik je v pristojnosti računovodstva.

Osnova za popis sredstev je knjigovodska evidenca, ki jo pripravi računovodska služba.

Digitalna inventura – popis preko črtne kode

Šopi listov z bolj ali manj nepreglednimi tabelami so tisto, kar zaposlene odvrača od opravljanja inventure, oziroma razlog, zakaj se je izogibajo. V 21. stoletju gre seveda tudi drugače – elektronsko, digitalno, brezstično …

Kako čim učinkoviteje izvesti popis osnovnih sredstev? Vedno več podjetij prisega na t. i. digitalno inventuro oziroma popis preko črtne kode. S tem, ko podjetje sredstva opremi s črtnimi kodami, lahko učinkoviteje in hitreje opravimo inventuro.

Prednosti enostavnega popisovanja in sledenja inventurnega procesa s pomočjo črtne kode:

• večja zanesljivost/točnost popisa,
• enostavnejša identifikacija osnovnega sredstva,
• manjša možnost potvarjanja podatkov,
• vsi podatki so shranjeni v prenosnem terminalu,
• avtomatska primerjava starega in novega stanja osnovnih sredstev,
• avtomatski izpis inventurnih razlik (viškov, mankov, sprememb lokacij, stroškovnih mest),
• avtomatsko knjiženje razlik identifikacijskih pogojev,
• zaradi tehnologije pri popisu sodeluje manjše število ljudi,
• zaradi hitrosti popisa je strošek vsakoletne inventure manjši.

Kako uvesti črtne kode?

Črtne kode se večinoma nahajajo na namenskih etiketah za označevanje osnovnih sredstev, zaposleni pa jih ob inventuri nalepijo nanje, pri čemer so pozorni, da jih natisnejo s profesionalnim tiskalnikom in nalepijo na gladko in čisto površino, takšno, ki ni izpostavljena fizični obrabi.

Označevanje osnovnih sredstev in lokacij s črtnimi kodami lahko poteka tudi vzporedno s prvim popisom osnovnih sredstev. S tem se prihrani čas dvojnega obhoda osnovnih sredstev v podjetju, sproti pa se tudi že urejajo morebitne spremembe.

Ob naslednjem popisu zaposleni, opremljeni z bralnikom črtnih kod, le še »postreljajo« črtne kode, sistem pa jih ustrezno preveri in prikaže.

Tudi Finančna uprava (FURS) že zahteva pošiljanje podatkov v elektronski obliki, zato je digitalna inventura v tem pogledu velik plus – saj so podatki že zbrani in pripravljeni v ustrezni obliki.

Brezžična inventura

Sodobne brezžične in brezstične tehnologije omogočajo, da inventuro sredstev v posameznem prostoru opravite v vsega nekaj sekundah. To je mogoče, če ste sredstva opremili s t. i. RFID-značkami, ki omogočajo radijsko identifikacijo – pa tudi lažje iskanje in sledenje sredstev, kar poslovanju prinaša vrsto prednosti. Vse kar morate vedeti o inventuri z RFID UHF značkami najdete v brošuri RFID UHF značke. V zanimivem video prispevku smo opisali razliko med popisom z EAN kodami in RFID značkami.

Popis osnovnih sredstev z mobilnim terminalom na terenu

Ko so podatki o osnovnih sredstvih in lokacijah uspešno preneseni v program za popis osnovnih sredstev, gre lahko popisna komisija na teren. Ob vstopu v posamezni prostor zaposleni najprej z mobilnim terminalom prebere črtno kodo lokacije in s tem identificira, kje se osnovna sredstva, ki jih bo beležil, nahajajo.

Vsako osnovno sredstvo in lokacije je možno na mobilnem terminalu tudi »prešifrirati« in preimenovati. Gre sicer za redko prakso, a funkcionalnost je na voljo. Pri popisu so popisne komisije največkrat postavljene pred dve odločitvi: ali osnovnemu sredstvu spremeniti lokacijo in ali je sredstvo (zrelo) za odpis. Že zato se podjetjem prehod iz opravljanja popisa s kupi papirja na digitalni sistem izplača. Mobilni terminal ima namreč shranjeno evidenco sredstev, v kateri je zapisana pričakovana lokacija osnovnega sredstva. Če komisija popiše sredstvo, ki ga je našla na drugi lokaciji od pričakovane, aplikacija uporabnika na to opozori – in mu ponudi možnost, da bo sredstvo »prestavil«. Pri vsakem popisanem sredstvu ima izvajalec popisa tudi možnost, da poda predlog za odpis in vpiše razlog za takšno odločitev.

Osnovna sredstva je možno med popisom tudi dodati. Če je sredstvo že označeno s črtno kodo, jo poskeniramo in vnesemo le naziv osnovnega sredstva. Uvrščeno bo pod lokacijo, na kateri smo ga našli. Če sredstvo še ni označeno s črtno kodo, mu je treba poleg naziva dodeliti še inventarno šifro in ga čim prej označiti z ustrezno etiketo.

Oglejte si, kako enostavno poteka popis osnovnih sredstev z rešitvijo Frontman FIND.

Popis se konča, ko popisna komisija najde vsa osnovna sredstva, ki jih je mogoče najti, in izdela poročilo.

Katero rešitev in ponudnika izbrati?

Na trgu je veliko rešitev, ki podpirajo popis osnovnih sredstev, priporočamo pa vam, da izberete takšno, ki je že prilagojena slovenskemu okolju – tako z vidika zakonodajnih (pravila popisa) in jezikovnih posebnosti – ter ustvarjena na podlagi dobrih domačih praks.

Zelo dobrodošli sta tudi možnost integracije s poslovno-informacijskimi sistemi (tako domačimi kot tujimi) in sinhronizacija podatkov. Bodite pozorni tudi na enostavnost rabe in t. i. intuitivnost uporabniškega vmesnika.

V Špici strankam nudimo rešitev Frontman FIND, skupaj z izobraževanjem in podporo. Predvsem slednja je ena ključnih odlik dobrega ponudnika, v Špici poleg namestitve sistema in izobraževanja uporabnikov nudimo tudi storitev neomejene brezplačne oddaljene podpore. Poglejte si najpogostejša vprašanja vezana na potek inventure z rešitvijo Frontman FIND

Da ne prodajamo mačka v žaklju, vam dokažemo tudi s tem, da se o delovanju aplikacije Frontman FIND prepričate na lastne oči Kliknite na povezavo in pridobite brezplačen 14-dnevni dostop.