Baza podatkov v Outlooku

Ali veste, kjer so fizično shranjeni vsi vaši maili, vsi vaši kontakti in vsi vaši zaznamki v Outlookovem koledarju? Pravite, da vam tega ni potrebno vedeti? No, če ste tiste vrste uporabnik, ki pokliče soseda vsakič, ko ne najde ikone za CD, potem res ne. Sicer pa je to koristno vedeti iz enega preprostega razloga: varnosti. Namreč, če vemo, kje se nahajajo ti podatki, jih lahko shranimo in se tako obvarujemo pred izgubo. Pod do teh podatkov je “trnova”. Microsoft Outlook vse podatke (prihajajočo pošto, odhajajočo pošto, kontakte, koledar, journal…) shranjuje v datoteki outlook.pst (Personal Folder). Ta datoteka se nahaja v mapi C:Documents and SettingsUsernameLocal SettingsApplication dataMicrosoftOutlook. Če katere od teh podmap na vaši poti do datoteke ne vidite, je to zato, ker je skrita. Prikaz skritih map vklopite v raziskovalci (Explorerju) tako, da kliknete v meni Tools > Folder Options > zavihek View, kjer obkljukate postavko Show hidden files and folders.

Poskrbimo, da bo pot do Outlookove datoteke vidna

Dolžina .pst-ja povprečnega uporabnika elektronske pošte

Ko smo enkrat pri velecenjeni datoteki, vidimo, da je njena dolžina velika. Ponavadi govorimo o nekaj 100 MB, pri bolj zahtevnih (beri video priponk polnih) uporabnikih gre zadeva čez gigabajt. Če vidimo v isti mapi poleg tudi datoteko archive.pst, pomeni da smo si nastavili avtomatsko arhiviranje stare pošte. V tem primeru je stara pošta, kontakti, koledar… v datoteki archive.pst, pošta iz zadnjih časov pa v outlook.pst. Skratka, outlook.pst je tista datoteka, ki jo Outlook nujno potrebuje.

Arhivsko datoteko si lahko nastavimo po svojih željah

Torej, če naredimo kopijo te datoteke na nek drug disk ali na CD (če je dovolj kratka, sicer na DVD), potem smo lahko prepričani, da so vsi podatki iz Outlooka na varnem. Podobno si lahko s takšno datoteko pomagamo, če prenavljamo sistem. Outlook.pst (in archive.pst, če ga imamo) shranimo na začasno mesto, nato pa ga po prenovi enostavno odložimo v že prej omenjeno mapo. Ko bo novi Outlook prepoznal to datoteko, jo bo prilagodil (naredil nove bližnjice) in stanje v novem Outlooku bo takšno kot je bilo v starem, pred prenovo sistema).
In še opomba: ime archive.pst je lahko drugačno, če se sami odločimo drugače. Ime ali celo lokacijo te datoteke lahko spremenimo v Outlooku v meniju Tools > Options > zavihek Other > gumb Auto Archive.