Poslovanje z elektronskimi računi

Podjetje SAOP, vodilni proizvajalec poslovnih programov za podjetja in javne ustanove, je nadgradilo svoj inovativni ERP informacijski sistem iCenter z novo zmožnostjo sprejema elektronskih računov.

Uporabniki iCentra lahko sedaj od svojih dobaviteljev prejemajo elektronske račune v standardnem formatu eSlog, bodisi prek elektronske banke bodisi prek komercialnih ponudnikov storitev izmenjave elektronskih računov.

Z uporabo elektronskih računov izdajatelji in prejemniki pridobijo vrsto prednosti, od zmanjšanja napak do znižanja stroškov in časovnih prihrankov.

„Razširitev uporabe elektronskih računov pomeni novo poglavje prehoda na elektronsko poslovanje. V SAOP smo ponosni, da smo med prvimi proizvajalci poslovnih rešitev uporabnikom omogočili, da že sedaj sprejemajo in izdajajo elektronske račune ter tako izboljšajo svoje procese na področju nabave in prodaje,“ je povedala Liljana Zorn, vodja prodaje iCentra v SAOP.

Zmožnost e-Računi je v iCentru podprta z modulom Knjiga prejetih računov in z modulom za izdajo računov Fakturiranje. Ta je namenjen sprejemu in izdaji elektronskih računov prek sistemov izmenjave elektronskih računov, ki jih že ponujajo slovenske banke.

Prednost integracije z bančnimi sistemi je v tem, da banke omogočajo tudi hrambo elektronskih računov, v skladu z zakonodajo, kar pomeni, da podjetjem elektronskih računov ni potrebno materializirati in jih hraniti v klasičnih arhivih.

Po drugi strani se z uvedbo e-računov poenostavi tudi plačevanje in s tem vodenje plačilnih nalogov in bančnih izpiskov, ki so nujni za zapiranje računov v knjigovodstvu.

Izmenjava elektronskih računov poteka prek Halcomove aplikacije e-Ovojnica, prek katere si lahko organizacije po predhodnem dogovoru poleg računov izmenjujejo tudi druge dokumente, na primer naročilnice in dobavnice.

„Po naših ocenah se z uporabo elektronskih računov strošek prejetih računov zmanjša za 90 odstotkov, pri tem se bistveno izboljša preglednost in kakovost procesa, od izdaje računa s strani dobavitelja do prejema in potrjevanja računa ter knjiženja in plačevanja na strani kupca,“ je pojasnila Liljana Zorn.

Elektronska izmenjava računov namreč bistveno skrajša celoten postopek od izdaje računa do vnosa v informacijski sistem, ki danes traja od 2-3 dni, na samo nekaj minut. Kupec ima s tem za plačilo računa v resnici na voljo celoten rok plačila, ki je danes skrajšan zaradi zamude pri pošiljanju prek pošte.

Poleg tega se pomembno izboljša preglednost tega postopka. Podjetja namreč zaradi nižjih stroškov danes pošiljajo račune po navadni pošti in ne priporočeno ali s povratnico, s čimer nimajo nadzora nad prejemom na strani kupca.

Pri elektronski izmenjavi pa takoj pridobijo povratno informacijo o uspešnosti prejema. Tako se kupec ne more izgovarjati, da računa ni prejel in zavlačevati s plačilom, po drugi strani pa so odpravljeni stroški zaradi pošiljanja kopij računa, če jih pri kupcu založijo oziroma izgubijo, saj so računi varno shranjeni v e-banki.

Popolnoma se odpravijo tudi napake pri vnosu v poslovni informacijski sistem, saj se podatki iz elektronskega računa samodejno prepišejo v knjigo prejetih računov.

V Sloveniji e-račune že podpirajo banke kot Abanka Vipa, NLB, Probanka in druge, med večjimi izdajatelji e-računov pa so elektro distribucijska in telekomunikacijska podjetja ter finančne ustanove.