Od dokumentnega kaosa do avtomatizirane učinkovitosti

Digitalizacija poslovanja ni več le konkurenčna prednost, temveč nuja za učinkovitost in preglednost. Ključno je najti rešitve, ki bodo omogočile hitro zajemanje informacij, avtomatsko obdelavo ter varno shranjevanje in deljenje dokumentov, obenem pa nadzorovale tudi tiskanje in s tem povezane stroške.

Pametna obdelava dokumentov z umetno inteligenco

Uspešno upravljanje dokumentov se začne s kakovostnim dokumentnim sistemom, ki se prilagodi obstoječim poslovnim procesom podjetja. Rešitve morajo delovati hitro in natančno ter se brezhibno integrirati v že uporabljane platforme.

Podjetje TIFT gre na tem področju korak dlje – v svoje pisarniške rešitve je vgradilo zmogljivost umetne inteligence (AI), ki omogoča pametno obdelavo dokumentov in avtomatizacijo delovnih procesov.

Jedro TIFT pisarniških AI rešitev zajema tri stebre: skeniranje, indeksiranje in hrambo dokumentov. Sistem najprej dokumente (fizične ali digitalne) samodejno zajame – ne glede na vir, bodisi preko večfunkcijske naprave, e-pošte, mobilnega telefona ali drugih kanalov – in jih inteligentno razvrsti ter pripravi za nadaljnjo uporabo. Takšna rešitev zaposlene bistveno razbremeni ročnega dela pri vnosu podatkov. TIFT AI modularni sistem zna prepoznati vsebino dokumentov in jih inteligentno klasificirati: z orodji za optično prepoznavanje znakov (OCR) ter prepoznavanje črtnih kod, oznak (OMR) in ključnih besed izlušči pomembne podatke iz skeniranih obrazcev ali obrazcev v PDF.

AI tehnologija poskrbi, da se dokumenti avtomatsko ustrezno poimenujejo, indeksirajo in shranijo v pravilne digitalne mape, kar močno poenostavi kasnejše iskanje informacij.

Nadzor tiskanja, varnost in optimizacija stroškov s PaperCut MF

Digitalizacija dokumentov je le ena polovica zgodbe. Druga polovica je upravljanje izpisov in tiskanja, ki v mnogih podjetjih predstavlja znaten strošek ter varnostno tveganje. Tukaj nastopi PaperCut MF, vodilna programska rešitev za nadzor tiskalniških naprav in upravljanje tiskanja v organizacijah. TIFT v Sloveniji združuje to rešitev s strojno opremo (tiskalniki) in svojimi storitvami, da podjetjem ponudi popoln pregled nad celotnim življenjskim ciklom dokumenta – od zajema do izpisa.

PaperCut MF se namesti v omrežje podjetja in poveže z vsemi tiskalniki, večfunkcijskimi napravami in celo optičnimi čitalniki, ne glede na znamko. Njegova prva prednost je centraliziran nadzor nad uporabo naprav. Administrator ali IT oddelek lahko preko spletnega vmesnika v živo spremlja, kdo tiska in koliko se tiska na posamezni napravi. Program beleži podrobno zgodovino tiskanja, kopiranja in skeniranja za vsakega uporabnika in oddelek. S tem podjetje dobi dragocene vpoglede, s katerimi je mogoče optimizirati uporabo.

Ključna funkcionalnost PaperCut MF je dodeljevanje stroškov in omejevanje porabe. Ker ima sistem informacijo o vsakem izpisu, lahko vsakemu uporabniku, oddelku ali stroškovnemu mestu pripiše stroške tiskanja.

Poleg spremljanja pa PaperCut omogoča tudi uvajanje pravil in omejitev pri tiskanju, skladno s politiko podjetja. Preko centralne konzole lahko skrbnik nastavi pravila – na primer, da se tiskanje iz spletnih brskalnikov vedno preusmeri v črno-belo ali da se vsi dokumenti, daljši od določenega števila strani, samodejno tiskajo obojestransko.

Takšne politike tiskanja so se izkazale za zelo učinkovite pri zniževanju stroškov.

Drugo pomembno področje, kjer PaperCut MF blesti, je varnost pri tiskanju. Kolikokrat se zgodi, da kdo po pomoti vzame s tiskalnika dokument, ki ni njegov, ali pa občutljiv natisnjen dokument ostane pozabljen na pladnju in dostopen komurkoli? PaperCut reši ta problem s »follow-me« funkcijo. Ko uporabnik pošlje dokument v tisk, se ta ne izpiše takoj, temveč ostane v virtualni čakalni vrsti na strežniku. Uporabnik se nato fizično odpravi do katerekoli združene naprave v podjetju in se tam avtenticira, najpogosteje s službeno brezkontaktno kartico (RFID) ali vnosom PIN kode. Šele takrat PaperCut sprosti njegovo tiskalno opravilo na napravi, ki jo je izbral.

Avtentikacija uporabnikov pred tiskanjem ima še en pozitiven učinek. Natančno se ve, kdo je natisnil določen dokument, s čimer se odvrača morebitno zlorabljanje tiskalnikov v druge namene.

Nenazadnje pa PaperCut prinaša tudi udobje za uporabnike. Podpira mobilno in oddaljeno tiskanje. Preko funkcije WebPrint ali integracije lahko zaposleni pošljejo dokumente v tisk s svojih prenosnikov, tablic ali telefonov, tudi če niso neposredno na omrežju podjetja. Sistem je združljiv z različnimi platformami (Windows, Mac, Linux) in se poveže z imeniki uporabnikov (Active Directory), kar olajša upravljanje uporabniških pravic.

Obiščite razstavni prostor podjetja TIFT …

… v katerem si lahko ogledate, kako deluje AI zajem dokumentov in kako si lahko s PaperCut MF optimizirate tiskanje.

Več pa izveste na www.tift.si. (P.R.)