Kakšen vtis pusti vaše podjetje na obiskovalca?

Ta hiter kviz vam pokaže, kako učinkovito (ali neučinkovito) vaše podjetje upravlja s sprejemom obiskovalcev. Vsak DA odgovor je vreden 1 točko. Pa začnimo:

KVIZ: “Kako učinkovit je vaš sistem za sprejem obiskovalcev?”

1️⃣ Imate sistem, ki vas obvesti o prihodu obiskovalca?

2️⃣ Se obiskovalci pri vas orientirajo brez pomoči?

3️⃣ Imate evidenco obiskov za zadnji mesec?

4️⃣ Obiskovalec prejme vse potrebne informacije že pred prihodom?

5️⃣ Koliko oseb je vpletenih v postopek sprejema?

Rezultati:

➡️ 0–2: Sistem iz leta 1995. Tudi obiskovalec misli tako.

➡️ 3–4: Soliden začetek, a manjkata vam avtomatika in preglednost.

➡️ 5+: Bravo! A vedno je prostor za izboljšave – preverite Swiftentry.

Želite personalizirano poročilo in priporočilo? Izpolnite obrazec in skupaj najdemo ustrezno rešitev.

Zgodba: Obisk v podjetju “Papirko”

Predstavljajte si obiskovalca, gospoda Novaka, ki ima sestanek z direktorjem podjetja “Papirko”. Gospod Novak pride na recepcijo. Recepcija je polna papirjev, registratorjev in listkov. Receptor ga pogleda, a ne ve, kdo je in zakaj je prišel.

“Imam sestanek z direktorjem,” reče gospod Novak.

“Aha, direktor,” reče receptor in začne listati po papirjih. “Katero ime pa ste rekli?”

Po petih minutah iskanja receptor najde listek z imenom gospoda Novaka. “Aha, vi ste. Direktor je v tretjem nadstropju, vrata številka 305.”

Gospod Novak se odpravi proti dvigalu. V dvigalu ni nobenih oznak. Ko pride v tretje nadstropje, ne ve, kam naprej. Vrata številka 305 so skrita za voglom. Ko končno najde pravo sobo, zamuja že 5 minut. UPS!?

Različne poti obiskovalcev in izzivi ročnega upravljanja

Obiskovalci lahko do poslovnega sestanka pridejo na različne načine. Nekateri se najavijo vnaprej, drugi pridejo nenapovedano, tretji potrebujejo posebna navodila za vstop ter parkiranje. Pri ročnem upravljanju recepcije se podjetja soočajo s številnimi izzivi:

• Dolge čakalne vrste: Obiskovalci izgubljajo čas s čakanjem na registracijo.
• Zmeda in dezorientacija: Obiskovalci se težko znajdejo v stavbi brez jasnih navodil.
• Napake pri registraciji: Ročno vnašanje podatkov povečuje možnost napak.
• Težave z varnostjo: Brez digitalne evidence je težko slediti, kdo je v stavbi.
• Slab prvi vtis: Obiskovalci se počutijo neprijetno in necenjeno.
• Povečani stroški: Ročno vodenje recepcije zaposlenim vzame kar nekaj časa, ane?

Kako uspešna podjetja digitalizirajo recepcijo?

Uspešna podjetja se zavedajo, da je prvi vtis zelo pomemben. Zato vedno več podjetij digitalizira recepcijo, kar prinaša številne prednosti:

• Avtomatizacija procesov: Obiskovalci se lahko registrirajo sami, brez pomoči receptorja.
• Hitra in učinkovita komunikacija: Obiskovalci prejmejo vse potrebne informacije preko SMS-a ali e-maila.
• Digitalna evidenca obiskov: Vsi podatki o obiskovalcih so shranjeni na enem mestu.
• Boljša izkušnja obiskovalcev: Obiskovalci se počutijo dobrodošle in cenjene.
• Povečana varnost in skladnost z zakonom: Digitalna evidenca omogoča natančen vpogled, kdo se nahaja v objektu.

Swift Entry: Korak naprej v digitalizaciji recepcije

Rešitev podjetja Zaslon Telecom d.o.o. omogoča, da naredite korak naprej. Predstavljajte si, da:

• Avtomatizirate in pospešite prijavo obiskovalcev: S tem zmanjšate čakalne dobe in povečate zadovoljstvo obiskovalcev, hkrati pa razbremenite vaše zaposlene.
• Okrepite varnost in nadzor: Z natančnim sledenjem obiskovalcem in predhodnim seznanjanjem z varnostnimi pravili boste zagotovili varno okolje za obiskovalce.
• Zagotovite skladnost z zakonodajo in standardi: Swift Entry vam pomaga izpolnjevati zahteve GDPR, seznanjanja obiskovalcev z notranjimi pravili podjetja in ISO standardov, kar zmanjšuje tveganje za pravne zaplete in krepi vaš ugled.
• Ustvarite sodoben in profesionalen prvi vtis: Digitalizirana recepcija ne le izboljša učinkovitosti, temveč tudi odraža vašo zavezanost inovacijam in kakovosti.
• Optimizirate procese: S pridobljenimi podatki optimizirate procese in izboljšate poslovanje.

S tem boste povečali učinkovitost, zmanjšali stroške, povečali zadovoljstvo strank ter partnerjev in navsezadnje bili tudi skladni s trenutno veljavno zakonodajo.

Ključne točke rešitve:

• Registrira obiskovalce vnaprej.
• Poskrbi za obveščanje brez človeškega posredovanja.
• Vzpostavi digitalno evidenco obiskovalcev brez administrativnih stroškov.
• Integracija s QR kodami in RFID tehnologijo: Za hitro in varno identifikacijo obiskovalcev.

Želite narediti razliko v poslovnem svetu in pustiti odličen prvi vtis? Izpolnite zgornji obrazec in kontaktirali vas bomo ter pomagali najti ustrezno rešitev.