Nam orodja in aplikacije za povečanje produktivnosti pomagajo ali škodijo?

Verjetno ima vsak med nami na telefonu vsaj eno aplikacijo, ki naj bi nam pomagala do večje produktivnosti. Pa nam res? S pojavom pandemije se je odnos do osebne produktivnosti precej spremenil in morda je zdaj pravi čas, da se vprašamo, kaj od tehnologije dejansko potrebujemo in kaj nam morda celo škodi.

S pojavom nosljive tehnologije in raznoraznih orodij, katerih glavni namen je povečati produktivnost uporabnika, vse več ljudi postaja še bolj odvisnih od tehnologije, kot kdajkoli prej. Zgolj za občutek, zadnje napovedi kažejo, da bo globalna prodaja nosljivih naprav, ki spremljajo dnevne aktivnosti in uporabnikom pošiljajo razna obvestila, do leta 2022 dosegla eno milijardo ameriških dolarjev. Če smo še nedolgo nazaj “to-do” opravila pisali na lepljive listke in razvrščali elektronska sporočila z zastavicami, danes obstaja nešteto aplikacij, ki nam obljubljajo pomoč pri upravljanju s časom, ki spremljajo praktično vsak naš korak in ki vedno bolj brišejo mejo med zasebnim in poslovnim življenjem.

Tehnologija, ki jo uporabljamo za organizacijo življenja, lahko sčasoma prevzame nadzor nad njim. Sploh s pojavom pandemije je prišel čas, ko se je morda smotrno vprašati, ali je resnično potrebno beležiti vsak naš korak, opravilo, naloge in ali so te aplikacije produktivnosti res nujne za bolj uspešno in na sploh boljše življenje. Morda pa “stare metode” upravljanja s časom in organizacije niso tako neuporabne.

Zakaj toliko govora o produktivnosti?

Ljudje si zavestno želimo biti karseda produktivni že več stoletij, še od časov Da Vincija, ki si je že leta 1490 pisal “to-do” sezname. V dobi prve industrijske revolucije so želeli zaslužiti čim več denarja in eden od načinov, kako to izvesti, je bil s pisanjem opravil v planerje. Ne glede na vse pa je naša kulturna obsesija z osebno produktivnostjo relativno nov pojem. V 90-ih so se že pojavili deljeni koledarji, spletni brskalniki in nekaj drugih tehnologij, ki so bile takrat označene kot “time-saving” orodja.

Priložnost narediti več v krajšem času je pritegnila in prepričala mnoge. K temu so pripomogle še zgodbe o uspešnih posameznikih: 16-urni delovnik prvega moža Twitterja Jacka Dorseyja, 130-urni tedenski delovnik Googlove Marisse Mayer itd.

Privlačijo nas “nagrade” aplikacij

Nevroznanstvenica Claire Wu pripisuje velik del popularnosti orodij in aplikacij “nagradam”, ki jih dobimo o opravljanju “to-do” opravil, doseganju števila zastavljenih korakov, ali izboljšanju kvalitete spanja. “Brez teh orodij in aplikacij se cilji zdijo oddaljeni in neoprijemljivi. Produktivnostne in optimizacijske aplikacije pomagajo ljudem pri zastavljanju ciljev, hkrati pa v njih vzbudijo enako obliko “nagradne” odvisnosti, kot jo lahko najdemo v mobilnih igrah in na družbenih omrežjih“, še dodajal Wujeva.

Kljub temu, da smo tudi na klasičnih papirnatih listkih obkljukali ali prečrtali dokončana opravila, zadovoljstvo ni primerljivo s tem, kar nam dajo novodobna orodja. “Pogost skupni imenovalec aplikacij za povečanje produktivnosti je prikaz napredka, kot so razne značke, medalje ali kaj tretjega. Sčasoma pa se lahko zgodi, da te postanejo bolj pomembne od same aktivnosti – na primer, oseba oddela trening samo za to, da bi dobila značko in če je ne dobi, ima občutek, kot da je vse skupaj bilo zaman. Seveda pa je v resnici sama vadba tista, ki je pomembna“, pravi Wujeva in zaključuje: “Ljudje uporabljajo metrike in posledično njihovo osebno produktivnost kot merilo za to, kako dobra ali slaba oseba so“.

Delamo več in ne pametneje?

“Živimo in delamo v vedno bolj digitaliziranem svetu, vse kompleksnejšem svetu in v preobilju informacij. Kvalitetna orodja in aplikacije nam lahko pri tem pomagajo. Še vedno pa se pojavlja vprašanje, ali si dejansko želimo postati bolj produktivni, ali enostavno želimo delati več, da se nam bo zdelo, da smo bolj produktivni in učinkoviti,” se sprašuje Almuth McDowall, profesor organizacijske psihologije na Univerzi v Londonu.

Raziskave kažejo, da se zaposleni soočajo s preobremenitvijo s programsko opremo. Raziskava iz leta 2018 je pokazala, da povprečni podporni delavec na dan uporablja 35 različnih aplikacij/orodij, med njimi pa preskoči več kot 1.100-krat. Kljub vedno večji ponudbi aplkacij in orodij produktivnost v najbolj razvitih državah pada, medtem ko izgorelost narašča. “Zdi se, da delamo več, ne pa pametneje“, zaključuje McDowall.

Na prvo mesto spet prihaja stara dobra disciplina

Dejstvo je, da je pandemija vplivala na vse sfere življenja in ena od teh je tudi naša produktivnost. Z masovnim delom od doma oz. delom na daljavo smo ljudje v večji meri sami odgovorni za organizacijo časa in našo učinkovitost. Sandra Bond Chapman, kognitivna nevroznanstvenica na Univerzi v Texasu verjame, da bi lahko pandemija Covid-19 za vedno spremenil način, na katerega dojemamo produktivnost.

Pred pandemijo smo bili cel čas v pogonu, vedno se nam je mudilo, ogromno je bilo za postoriti in nekako se zdi, da je bila kvantiteta postavljena pred kvaliteto. Zdaj je obratno in zdaj imamo priložnost, da se osredotočimo na stvari, ki dejansko pomenijo največ. Zdaj je morda tudi pravi čas, da dobro premislimo, katera tehnologija nam pomaga in kaj nam morda celo škoduje.