Že od jutri naprej lahko poslujete popolnoma brezpapirno

Pridobite poslovno učinkovitost, ki vam bo olajšala tudi okrevanje po epidemiji. In to poceni, brez začetne investicije, ne glede na velikost in dejavnost organizacije!

Ste že pomislili, kako bi bilo enostavno, da v podjetju ne bi več imeli papirnih dokumentov? Da še prejeta pošta ne bi bila papirna, ampak samo še digitalna? Da vam ne bi bilo treba v službo samo zaradi prevzema dokumentov, ki so naslovljeni na vas oziroma čakajo, da jih pregledate in potrdite? Slednje je v trenutnih razmerah dela od doma še posebej aktualno!

V prvem valu epidemije COVID-19 je dokumentacija v papirni obliki predstavljala glavno oviro, da poslovanje v kriznih razmerah in ob prisiljenem delu od doma ni potekalo gladko. Da so se ustvarjale časovne zakasnitve in stroški – na primer z razmnoževanjem in prepošiljanjem poslovne dokumentacije. Ali pa so se zaupne informacije izmenjevale v nasprotju z organizacijskimi in varnostnimi pravili in predpisi. Nekatera podjetja so namreč uvedla skeniranje dokumentov na sedežu podjetja, ki so jih nato pošiljali sodelavcem po e-pošti. Na tak način so se po nezaščitenih povezavah na pogosto popolnoma nezavarovane domače računalnike prenašali pomembni poslovni dokumenti, ki se jih v podjetju sicer skrbno varuje in ščiti kot poslovno skrivnost. In to z uporabo tako fizičnih kot informacijskih in organizacijskih varnostnih pristopov!

Kako torej zaposlenim sploh omogočiti oddaljeno delo, ne da bi ustvarjali dodatna tveganja in stroške?

Vse se začne s prejeto pošto

Razmišljanje o brezpapirnem poslovanju, ki dokazano izredno poenostavi obdelavo in uporabo dokumentov, se velikokrat začne in konča pri prejeti papirni pošti. Pravzaprav gre za edino skupino dokumentov, na katero nimamo vpliva, kako jo bomo prejeli in posledično upravljali – vsaj do nedavnega! Različna zakonodaja sicer dovoljuje pretvorbo dokumentov iz digitalne v papirno obliko, vendar je povprečnemu podjetju brez resnih investicij to nemogoče zagotoviti na zakonsko ustrezen način. In seveda tako, da bo zagotovljena dolgoročna varnost in dostopnost teh dokumentov. Nekatera podjetja sicer svoje papirne dokumente pošiljajo zunanjim partnerjem v digitalizacijo, vendar imajo s tem veliko dela. Še vedno mora nekdo v podjetju sprejeti pošto, pripraviti dokumente za skeniranje, jih skenirati in posredovati v digitalizacijo. Pa tudi cena ni zanemarljiva. Takšna storitev se običano zaračunava po dokumentu, zato podjetja ponavadi digitalizirajo le del papirnih dokumentov – na primer samo prejete račune. Pri ostalih prejetih dokumentih pa problem ostane.

Ste vedeli, da lahko prejeto pošto namesto v papirni, prejmete v digitalni obliki?

V hčerinskem podjetju Pošte Slovenije, APS Plus že od leta 2015 edini ponujajo storitev prejema digitalizirane papirne pošte. Vašo papirno pošto prevzamejo na Pošti Slovenije, digitalizirajo in opremijo s podatki ter dostavijo v elektronski obliki. Storitev je akreditirana s strani Arhiva Republike Slovenije zato zagotavlja najvišjo raven varnosti in zaupnosti dokumentov in podatkov, ki je primerna tako za podjetja kot tudi za finančne in javne ustanove.

Glavne koristi digitalizacije prejete pošte APS Plus

• Zdravju prijazno in varno: zaposlenim ni treba na delovno mesto za prevzem in razdeljevanje fizične prejete pošte.
• Cenejše poslovanje: za manjše podjetje stane manj kot stroški nekajkratnega prevoza na delo.
• Enostavnejše delo: lahko se digitalizira vsa prejeta pošta, dokumenti so poimenovani, oštevilčeni in so lahko opremljeni z opisnimi podatki, ki so potrebni za nadaljnjo obdelavo.
• Zakonsko skladno: certificiran postopek digitalizacije, papirne originale se lahko dostavi naročniku, komisijsko uniči ali arhivira v fizičnem arhivu APS Plus.

Kam z digitalnimi dokumenti

Digitalizirana prejeta pošta vas najkasneje v enem delovnem dnevu čaka v elektronskem odlagališču. V podjetju APS Plus so poskrbeli že za integracijo storitve z različnimi dokumentnimi in poslovnimi informacijskimi sistemi. V kolikor pa dokumentnega sistema za vodenje digitalne dokumentacije še nimate, vam je pri APS Plus na voljo enostaven in uporabniku prijazen dokumentni sistem EasyDox. APS Plus ponuja dokumentne sisteme za podjetja vseh velikosti, zato se je pred izbiro najbolj ustrezne rešitve za vaše poslovanje smisleno pogovoriti z njihovimi svetovalci.

Intuitiven dokumentni sistem EasyDox poenostavlja vodenje digitalnih dokumentov

• Vložišče prejetih dokumentov, kamor se samodejno prenese digitalizirana prejeta pošta z ali brez opisnih podatkov, odvisno od izbranega paketa.
• Samodejno razvrščanje dokumentov v mape glede na opisne podatke.
• Ročno nalaganje dokumentov in opremljanje z opisnimi podatki.
• Klasifikacijski/signirni načrt za upravljanje z dokumenti ter pooblastili uporabnikov.
• Uporabniško določene digitalne mape (moji dokumenti, glede na tip dokumentacije, zadevo …).
• Enostavna razdelitev dokumentov posameznim prejemnikom in skupinam.
• Revizijska sledjivost obdelavi dokumenta.
• Stalna dostopnost dokumentacije z različnih naprav.
• Takojšnja uporaba brez naložb v dodatno strojno in programsko opremo, brez namestitve ter drage in dolgotrajne uvedbe.

Trajna rešitev problemov z digitalnimi dokumenti

Storitev digitalizacije prejete pošte in dokumentni sistem EasyDox sta povezana s storitvijo varne hrambe, ki zagotavlja dolgoročno hrambo občutljive poslovne dokumentacije. Storitev ponuja zmožnosti naprednega iskanja po vsebini in podatkih arhivskih dokumentov, upravljanje overjanja uporabnikov, implementacijo klasifikacijskega načrta za določanje načina hrambe glede na tip dokumentov ter poslovne in zakonske zahteve. Storitev ponuja popolno revizijsko sledljivost aktivnim in pasivnim dostopom, vključno s podporo za GDPR (ZVOP-2). Na voljo je tudi akreditirana različica storitve za javne ustanove oziroma za trajno hrambo poslovne dokumentacije, pri kateri se v primeru pravnih postopkov ne želite ukvarjati z dokazovanjem pristnosti.

Več informacij na www.apsplus.si. (P.R.)