15 idej za zmanjšanje porabe papirja

Čeprav se zdi, da je papir nujen sestavni del poslovnega vsakdana, pa vseeno obstaja nemalo načinov, ki pripomorejo k manjši porabi.

• Ne tiskajte elektronske pošte. V podpisu emailov že več kot desetletje gledamo pripis “Pomislite, preden natisnete!”, kljub temu pa tiskalniki vsak dan natisnejo milijone emailov.
• Za prebiranje ne tiskajte člankov, dokumentacije za razpise, seznamov opravil in agend sestankov. Programska oprema danes omogoča celovito delo z elektronskimi dokumenti, vključno s komentiranjem, posredovanjem, verzioniranjem, arhiviranjem, ipd.
• Vso interno komunikacijo preselite na splet. Nobenega razloga ni več, da bi sodelavcem sporočila puščali na samolepilnih listkih. Slack, Skype in podobna orodja (tudi elektronska pošta) rešujejo iste težave, s tem da so hitrejša, se ne izgubijo in ne uničujejo dreves.

• Spodbujajte varčno vedenje zaposlenih tako, da ob tiskalniku postavite opomnik ali opozorilo. Morda bo ravno to sodelavca spomnilo, da tiskanje ali kopiranje v njegovem primeru dejansko ni nujno potrebno.
• Sodobni tiskalniki omogočajo štetje kopij tudi za posameznega uporabnika – nagradite zaposlenega, ki je v zadnjem mesecu natisnil najmanj strani.
• Dokumente tiskajte obojestransko.
• Pri pripravi na tisk poskušajte čim več vsebine spraviti na eno stran. To lahko dosežete z manjšo velikostjo pisave, manjšimi robovi ali razmiki med vrsticami, ipd.
• Uporabljajte tanjši papir. Dodaten bonus je tudi to, da je tak papir cenejši!

• Marsikatero podjetje promocijske letake tiska zgolj iz navade – kljub temu, da so se njihove stranke že zdavnaj preselile na splet. Vprašajte se, če je tiskan letak še vedno najboljši kanal za doseg potencialnih strank.
• Odjavite se od prejemanja nenaslovljene papirnate pošte. Na pošti kupite APEK nalepko in jo nalepite na poštni nabiralnik. 0,42 € je zanemarljiv strošek v primerjavi s prihranjenim časom (in rešenimi drevesi).
• Črtajte nepotrebna poročila ali pa jih skrajšajte. Naj ne bodo sama sebi namen. Jih sploh kdo pregleda in pomembneje, jih uporabljate za sprejemanje poslovnih odločitev?
• Spremenite način sodelovanje z računovodjem oz. računovodskim servisom. Veliko papirja se porabi z ustvarjanjem kopij računov za arhiv – enega za podjetje, drugega za računovodstvo. Z elektronskim arhivom, do katerega imata dostop obe strani, se nepotrebno kopiranje računov povsem odpravi.
• Elektronski arhiv koristi tudi pri interni organizaciji. Digitalizacija in dokumentni sistemi omogočajo centralizacijo hranjenja vse dokumentacije, kar zagotovi, da vsi zaposleni delajo na eni (zadnji) verziji dokumenta, ki pa je varno shranjena v oblaku.
• Svoje dobavitelje prosite, da vam račune posredujejo v elektronski obliki. To je učinkoviteje tako za tistega, ki jih izdaja (brez tiskanja, kuvertiranja in pošiljanja preko pošte; poleg tega so elektronski računi v povprečju poravnani hitreje), kot tudi za tistega, ki jih prejme (brez odpiranja kuvert, razvrščanja, potrjevanja, hranjenja, ipd.).
• V povezavi s prejšnjo točko – tudi vi ne izdajajte papirnatih računov.

Vsemu papirju se seveda ne morete izogniti. Najmanj, kar lahko naredite je, da ga uporabite večkrat. Tudi če je že delno popisan ali potiskan, ga lahko uporabite za zapiske, testne tiske, ipd. “Šmir papir” naj ne leti takoj v smeti.

Poleg tega predlagamo še:

• Reciklirajte. Uporabljajte ločene koše za odpadke, tako doma, kot tudi v službi.
• Naučite se izdelovanja papirnih letal in v podjetju priredite tekmovanje. Kdo izdela najlepše letalo? Čigavo leti najdlje? Tovrstne aktivnosti pripomorejo k večji pripadnosti, boljši povezanosti ekipe in dodatni motivaciji.
• Izdelajte origami. Splet je poln zanimivih in enostavnih video navodil, ki vam bodo pomagala izdelati različne papirnate kreacije. Od žab, žiraf in žoln, pa vse do božičnih okraskov.
• Uporabite ga za kurjavo, za podlago v živalskih kletkah, za kompost, podarite ga šoli.

Pri prihranku s papirjem vam torej lahko pomaga tudi tehnologija. AccountingBox vam omogoča izdajo elektronskih računov (e-račun, PDF, ipd.), digitalizacijo prejetih računov, elektronski dokumentni sistem, ipd. Brezplačno ga lahko preizkusite z registracijo na tej povezavi.