Celovito elektronsko poslovanje

Sistem ODOS odlikuje vrsta funkcionalnosti, s katerimi razbremeni delo v celotni organizaciji. Omogoča enostaven zajem, klasifikacijo, distribucijo, obdelavo, elektronsko potrjevanje in podpisovanje ter hrambo vhodne in izhodne dokumentacije.

Gre za spletno aplikacijo, z varnim dostopom, ki vam omogoča, da poslujete pregledno in v skladu z zakonodajo, modul Upravno poslovanje pa zagotavlja vodenje zadev po Upravnem postopku.

Ključne prednosti

Sistem ODOS je certificiran s strani Arhiva RS kot sistem za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (C), kar je ključnega pomena pri prehodu na dolgoročno eHrambo, ki vam narekuje sprejem in potrditev notranjih pravil.

Odlikuje ga tudi:

• večja preglednost poslovanja ter obvladljivost dokumentov in procesov;
• hitrejša obdelava dokumentov in distribucija pošte;
• poslovanje skladno z zakonodajo in drugimi zahtevami poslovanja (tudi ZUP);
• enotna vstopna točka (v primeru povezav z drugimi sistemi);
• takojšen in varen dostop do želenih dokumentov;
• enostavno iskanje;
• revizijska sled – zabeležena je vsaka sprememba, tako na zadevi, na dokumentu ter v zvezi s postopkom;
• povezovanje z drugimi sistemi (finančne aplikacije, Geografsko-informacijski sistemi, povezava na eHrambo, eJN za izvedbo elektronskih javnih naročil …);
• pripravljena vzorčna notranja pravila za občine, uporabnice sistema ODOS;
• pomoč pri pripravi lastnih notranjih pravil;
• razbremenitev človeških resursov in znatno zmanjšanje napak;
• časovni in finančni prihranki;
• hitra in strokovna pomoč uporabnikom.

Modularna zasnova za maksimalno prilagodljivost

ODOS je zasnovan modularno, kar omogoča njegovo maksimalno prilagodljivost različnim potrebam uporabnikov. Z velikim naborom modulov in povezav z drugimi sistemi omogoča, da imajo uporabniki v enem sistemu dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo in poslovanje. Moduli sistema ODOS so lahko samostojni ali medsebojno povezani.

Modul vhodna, izhodna in interna pošta omogoča enostavno in zanesljivo klasificiranje vhodne pošte s črtno ali QR kodo, zajemanje klasične in elektronske pošte ter eRačunov in distribucijo ter obdelavo tako zunanje kot interne pošte. Zagotavlja hiter in varen dostop do želenih dokumentov ter reševanje in iskanje po dokumentih. Za javne ustanove je zagotovljena podpora upravnemu postopku.

Modul Odsotnosti je namenjen podpori evidentiranja različnih vrst odsotnosti zaposlenih. Preko vnosa preprostih elektronskih obrazcev omogoča enostavno oddajo dovolilnic zaposlenim, nadrejenim pa elektronsko odobritev le-teh. Posledično zagotavlja ažuren vpogled v odsotnosti v koledarju, kar olajša planiranje delovnih procesov in nadzor nad odsotnostmi. Uporablja se lahko v povezavi z obstoječim sistemom za beleženje delovnega časa.

Modul Potni nalogi je namenjen elektronskemu vodenju službenih poti po domovini in tujini ter obračunu stroškov službenih poti s samodejnimi izračuni kilometrin in dnevnic. Planiranje in odobravanje poti se izvaja elektronsko. Zagotavlja pregledno evidenco in koledarski pregled službenih poti ter enostavno rezervacijo in vodenje voznega parka službenih vozil. Uporablja se lahko v povezavi z obstoječim sistemom za beleženje delovnega časa.

Modul Nabava je podpora optimizaciji, preglednosti, zanesljivosti in zakonski skladnosti izvedbe postopkov nabave. Proces je voden od nabavne potrebe, preko izbire nabavnega postopka, vrste nabave, do priprave povabil k oddaji ponudbe, izbora ponudbe in sklepa. Vsi postopki se izvajajo elektronsko, z elektronskim potrjevanjem. Število korakov in postopki so odvisni od potreb organizacije in zavezanosti ZJN. Zavezancem po ZJN je v ODOS-u omogočena tudi povezava z aplikacijo za izvedbo in vodenje javnih naročil – eJN (podjetja JHP d.o.o.). Tako je preko ODOS-a omogočeno vodenje javnih naročil skladno z zakonodajo na področju javnega naročanja.

Modul Likvidacija je namenjen kontroli, potrjevanju in odobravanju prejetih računov (klasičnih in e-računov). Isti račun lahko hkrati pregleduje in potrjuje več odgovornih oseb. Mogoča je tudi povezava s finančnimi aplikacijami in povezava z nabavnimi postopki, pogodbami, naročilnicami, projekti itd.

Modul Pogodbe je lahko nadaljevanje nabavnega postopka ali samostojni modul. Omogoča vnos, kroženje in elektronsko usklajevanje vsebine pogodbe, pripravo spremnega lista, parafiranje, nastavljanje opomnikov o poteku pogodbe ter spremljanje in zaključevanje pogodb. Pogodbe lahko celovito spremljate od vnosa plana oz. predobremenitev do realizacije, torej obremenitev proračunskih postavk. Vse to lahko teče tudi avtomatično, preko povezave s finančno aplikacijo.

Modul Naročilnice lahko služi kot nadaljevanje nabavnega postopka ali kot samostojni modul. Omogoča izdajo naročilnic, vodenje evidence naročil od vnosa, potrjevanja do pošiljanja naročilnic ter spremljanje porabe. V primeru povezav s finančno aplikacijo je omogočeno prenašanje in spremljanje predobremenitev in porabe proračunskih postavk.

Modul Izmenjava e–Računov je storitev, s katero je omogočeno, da se prejeti e-računi, ne glede na pot prejema (UJPnet, kurirska služba, e-pošta ali bankart), zajamejo v knjigi prejete pošte v ODOS-u. Računi se lahko potrjujejo v ODOS-u (v modulu Likvidacija), lahko pa se prenesejo v potrjevanje v finančno aplikacijo. Izdane e-račune, ki jih kreirate v finančni aplikaciji, lahko pošiljate preko ODOS-a, in jih tako evidentirate v knjigo izhodne pošte.

Modul Izobraževanje omogoča zaposlenim, njihovim nadrejenim in kadrovikom planiranje, vodenje in spremljanje izobraževanj, od zajema potreb po izobraževanju, potrditve plana, pobud in napotitev k izobraževanju, do spremljanja realizacije in evalvacije posameznega izobraževanja.

Modul sestanki je odličen pripomoček za organizacijo sestankov, kolegijev in sej, vključno s pripravo dnevnega reda in vodenjem spremljevalne dokumentacije, obveščanjem udeležencev, vodenjem sestanka ter pripravo zapisnika in potrjevanjem sklepov.

Modul projektno vodenje omogoča planiranje, ocenjevanje, realizacijo, stroškovno spremljanje in beleženje vse dokumentacije povezane s projektom.

Povezljivost ODOS-a z zunanjimi sistemi

Moduli sistema ODOS se lahko povezujejo tudi z zunanjimi sistemi in aplikacijami:

• s finančnimi aplikacijami (Cadis, Grad, SAOP, Pantheon …)
• s sistemom za elektronsko izvedbo javnih naročil (eJN)
• z aplikacijami za registracijo delovnega časa (Špica, Kronos …)
• z geografsko-informacijskimi sistemi (iObčina, PISO, 3MAP …)
• z akreditiranimi ponudniki za prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v e-Hrambo (Pošta Slovenije, ZZI …)

Za občine, uporabnice sistema ODOS so na voljo tudi vzorčna notranja pravila, ki precej poenostavijo celoten postopek njihove priprave.

Reference

• 56 slovenskih občin
• Zavod za varstvo kulturne dediščine, Javni sklad za kulturne dejavnosti
• Zavod za izobraževanje in kulturo Črnomelj, Ljudska univerza Kočevje
• Onkološki inštitut, Študentski dom Ljubljana, MZI
• vrtci, šole, domovi za starejše občane
• Aerodrom Ljubljana, Planinska zveza Slovenije
• skupina Holding Slovenskih Elektrarn
• Plama Pur, Trgotur
• Avto Triglav …

O podjetju

Podjetje PIA, Informacijski sistemi in storitve d.o.o., na slovenskem trgu že več let velja za eno vodilnih podjetij na področju razvoja spletnih aplikacij. Vpeto je v številne partnerske odnose z naročniki in strokovnjaki s posameznih področij, zaradi česar lahko nudi širše, boljše, hitrejše in konkurenčnejše produkte. Prestavlja mejnike v razvoju aplikacij za optimizacijo poslovnih procesov in postavlja nova merila kakovosti na tem področju. Podjetje PIA d.o.o se že 25 let uspešno razvija in raste na trdnem temelju znanja in izkušenj, katerim lahko zaupate.