Računalništvo, telefonija
14.09.2015 15:15
Posodobljeno 6 let nazaj.

Deli z drugimi:

Share

5 inovacij, ki spreminjajo upravljanje dokumentov

5 inovacij, ki spreminjajo upravljanje dokumentov
5 inovacij, ki spreminjajo upravljanje dokumentov

Ko iščete rešitev za upravljanje dokumentov, je težko vedeti, katere funkcije in funkcionalnosti so najbolj pomembne za vaše poslovanje. Ker ima vsak posel različne zahteve, je pomembno, da izberete rešitev, ki se razvija z vašim potrebam in prilagaja prihodnjim tehnologijam.

Tukaj je pet novosti upravljanja dokumentov, ki vam bodo pomagali pri izbiri rešitev:


1) Uporabniški vmesnik v brskalniku. V preteklosti je implementacija rešitev za upravljanje dokumentov zahtevala namestitev kompleksne programske opreme na posamezna delovna mesta. Da bi zagotovili maksimalno uporabnost, iščite sistem, ki zagotavlja popolno funkcionalnost v vmesniku, ki temelji na brskalniku, ki je tudi znan kot spletni odjemalec.

Glavna prednost spletnega odjemalca na podlagi HTML je, da deluje na vseh platformah. Hkrati pa uporabniki lažje sprejmejo sistem za upravljanje dokumentov, katerega uporabniški vmesnik je uporabnikom znan iz sodobnih internetnih aplikacij.


2) Dosegljiva oblačna infrastruktura: Medtem ko so bile ECM rešitve v podjetjih do pred kratkim še norma, se danes številne organizacije že zavedajo koristi oblaka in Software-as-a-Service dokumenta (SaaS) upravljanja dokumentov. Če združite oblak z vmesnikom na osnovi brskalnika, dobite upravljanje dokumentov, ki je storitveno usmerjena in prilagodljiva, ter ponuja ogromno stroškovnih prednosti. Nekateri ponudniki ponujajo oblak in interne sisteme, ki so lahko koristni za organizacije, ki zahtevajo hibridno rešitev zaradi zahtev po skladnosti in zaupnosti.


3) Mobilne aplikacije: Če želite ostati produktiven, je pomembno, da so uporabniki sposobni zajemati, dostop in opravljati številne druge naloge upravljanja dokumentov z njihovih mobilnih naprav. Pri izbiri sistema za upravljanje dokumentov iščite takega, ki omogoča mobilni dostop do najpomembnejših funkcij in podpira vse glavne mobilne platforme (Android, iOS, Windows Phone).


4) Samodejno indeksiranje: Ko zajemate dokumente in jih prenesete v svojo rešitev za upravljanje z dokumenti, zbirate različne vsebine – skenirane papirnate dokumente, e-pošto in elektronske datoteke – v osrednjem skladišču. Da bi zagotovili preprost dostop in možnost ponovnega pridobivanja, mora biti ta vsebina indeksirana.

Pri ročnem indeksiranju mora uporabnik pri zajemanju dokumenta na roke vnesti parametre dokumenta, kar je zamudno in pogosto privede do napak pri tipkanju. Zdaj je na voljo inteligentno indeksiranje, ki uporablja strojno učenje za identifikacijo najbolj ustreznega vnosa, na osnovi uporabnikovih prejšnjih vnosov.


5) Nadgradljiva arhitektura: Za mnoge organizacije je smiselno, da začnejo na malo, kar se tiče upravljanja dokumentov, en oddelek ali proces hkrati. Ampak, če se boste kasneje odločili razširiti uporabo upravljanja z dokumenti, ne smete biti omejeni na rabo nove rešitve.


To je razlog, zakaj je pomembno, da izberete programsko opremo za upravljanje z dokumenti, ki je resnično razširljiva in deluje optimalno, ne glede na to, ali ste začeli z nekaj uporabniki v oddelku ali z vsemi oddelki. Razširljiva rešitev lahko raste s potrebami vaše organizacije, ne glede na število uporabnikov ali arhiviranih dokumentov.


Na koncu ima vsak posel različne zahteve, zato bo teh pet novosti pomagalo zagotoviti, da bo vaš izbrani sistem sposoben rasti z vami in ponesti vašo organizacijo v prihodnost.

Članek je pripravljen v sodelovanju s partnerjem VIBOR d.o.o.
Za več informacij so vam na voljo pri VIBOR d.o.o.
Ob kontaktu povejte, da ste objavo zasledili v Računalniških novicah.

Vibor d.o.o. zastopnik za RICOH v Sloveniji in ukinja NASHUATEC

Želite biti obveščeni o novostih, ki jih pripravljamo s partnerjem VIBOR d.o.o.? Vpišite svoj e-mail in se prijavite na BREZPLAČNE e-novice, od katerih se lahko kadarkoli odjavite.



Prijavi napako v članku

Partnerji Računalniških novic Prikaži vse

Računalniške storitve mITch, Mitja Mihelič s.p.

Čolnarska ulica 3, 1310 Ribnica, Tel: 05 125 8575, 051 258 575
Ali vaše podjetje potrebuje oddelek za IT? Nekoč dostopne le za velike korporacije, danes so IT funkcije na voljo podjetjem vseh velikosti po zaslugi računalništva v oblaku in ... Več

KIKštarter KAMNIK

Fužine 10, 1241 Kamnik, Tel: 031 226 763
KIKŠtarter je več kot le coworking prostor, kjer si skupnost deli delovni prostor in opremo. Poleg samega prostora ponujajo različne sklope izobraževanja in delavnice. Program so ... Več

SINERGISE d.o.o.

Cvetkova ulica 29, 1000 Ljubljana, Tel: 01 320 61 50
Sinergise razvija geografske informacijske sisteme Slovensko podjetje Sinergise je inovativno visokotehnološko podjetje. Ukvarja se z razvojem geografskih informacijskih sistemov ... Več

TRACE BS d.o.o.

Opekarniška cesta 5, 2270 Ormož, Tel: 05 905 23 81
V skupini Trace Solutions, katere del sta Trace BS Poslovne rešitve d. o. o. in Trace IS Informacijske rešitve, se ukvarjajo z razvojem, prodajo in uvajanjem istoimenske programske ... Več