5 inovacij, ki spreminjajo upravljanje dokumentov

Ko iščete rešitev za upravljanje dokumentov, je težko vedeti, katere funkcije in funkcionalnosti so najbolj pomembne za vaše poslovanje. Ker ima vsak posel različne zahteve, je pomembno, da izberete rešitev, ki se razvija z vašim potrebam in prilagaja prihodnjim tehnologijam.

Tukaj je pet novosti upravljanja dokumentov, ki vam bodo pomagali pri izbiri rešitev:

1) Uporabniški vmesnik v brskalniku. V preteklosti je implementacija rešitev za upravljanje dokumentov zahtevala namestitev kompleksne programske opreme na posamezna delovna mesta. Da bi zagotovili maksimalno uporabnost, iščite sistem, ki zagotavlja popolno funkcionalnost v vmesniku, ki temelji na brskalniku, ki je tudi znan kot spletni odjemalec.

Glavna prednost spletnega odjemalca na podlagi HTML je, da deluje na vseh platformah. Hkrati pa uporabniki lažje sprejmejo sistem za upravljanje dokumentov, katerega uporabniški vmesnik je uporabnikom znan iz sodobnih internetnih aplikacij.

2) Dosegljiva oblačna infrastruktura: Medtem ko so bile ECM rešitve v podjetjih do pred kratkim še norma, se danes številne organizacije že zavedajo koristi oblaka in Software-as-a-Service dokumenta (SaaS) upravljanja dokumentov. Če združite oblak z vmesnikom na osnovi brskalnika, dobite upravljanje dokumentov, ki je storitveno usmerjena in prilagodljiva, ter ponuja ogromno stroškovnih prednosti. Nekateri ponudniki ponujajo oblak in interne sisteme, ki so lahko koristni za organizacije, ki zahtevajo hibridno rešitev zaradi zahtev po skladnosti in zaupnosti.

3) Mobilne aplikacije: Če želite ostati produktiven, je pomembno, da so uporabniki sposobni zajemati, dostop in opravljati številne druge naloge upravljanja dokumentov z njihovih mobilnih naprav. Pri izbiri sistema za upravljanje dokumentov iščite takega, ki omogoča mobilni dostop do najpomembnejših funkcij in podpira vse glavne mobilne platforme (Android, iOS, Windows Phone).

4) Samodejno indeksiranje: Ko zajemate dokumente in jih prenesete v svojo rešitev za upravljanje z dokumenti, zbirate različne vsebine – skenirane papirnate dokumente, e-pošto in elektronske datoteke – v osrednjem skladišču. Da bi zagotovili preprost dostop in možnost ponovnega pridobivanja, mora biti ta vsebina indeksirana.

Pri ročnem indeksiranju mora uporabnik pri zajemanju dokumenta na roke vnesti parametre dokumenta, kar je zamudno in pogosto privede do napak pri tipkanju. Zdaj je na voljo inteligentno indeksiranje, ki uporablja strojno učenje za identifikacijo najbolj ustreznega vnosa, na osnovi uporabnikovih prejšnjih vnosov.

5) Nadgradljiva arhitektura: Za mnoge organizacije je smiselno, da začnejo na malo, kar se tiče upravljanja dokumentov, en oddelek ali proces hkrati. Ampak, če se boste kasneje odločili razširiti uporabo upravljanja z dokumenti, ne smete biti omejeni na rabo nove rešitve.

To je razlog, zakaj je pomembno, da izberete programsko opremo za upravljanje z dokumenti, ki je resnično razširljiva in deluje optimalno, ne glede na to, ali ste začeli z nekaj uporabniki v oddelku ali z vsemi oddelki. Razširljiva rešitev lahko raste s potrebami vaše organizacije, ne glede na število uporabnikov ali arhiviranih dokumentov.

Na koncu ima vsak posel različne zahteve, zato bo teh pet novosti pomagalo zagotoviti, da bo vaš izbrani sistem sposoben rasti z vami in ponesti vašo organizacijo v prihodnost.