Uvedba ERP sistema ni samo tehnološki, ampak tudi psihološki proces

Podjetje Extra Lux, REM in Rotoinox so uspešna slovenska podjetja, ki so šla čez proces digitalizacije poslovnih procesov in so na okrogli mizi delila svoje izkušnje in izzive, ki so jih doživeli na tej poti.

Kljub temu, da so si podjetja med seboj zelo različna –  Extra Lux se ukvarja s prodajo pisarniškega, šolskega, toaletnega in gospodinjskega programa,Rotoinox je specializirano v načrtovanju in izdelovanju procesne in tehnološke opreme, REM se ukvarja s proizvodnjo zahtevnejših modularnih montažnih projektov – so jih k digitalizaciji vodili podobni vzvodi. Rast podjetja, optimizacija poslovnih procesov, povečanje učinkovitosti, prilagajanje hitrim spremembam na trgu.

Gregor Bogataj, direktor podjetja Extra Lux je pri tem poudaril, da so se že na začetku odločili, da se bodo v največji možni meri prilagodili funkcionalnostim izbrane ERP rešitve in ne obratno, saj so verjeli, da jim bo pomagalo pri optimizaciji poslovnih procesov in nadaljnji rasti.

Po besedah Blaža Pavšiča, tehničnega direktorja podjetja Rotoinox, so tekom implementacije prišli do zanimive ugotovitve: 

»Ko začneš implementirati nov sistem in analizirati obstoječe poslovne procese ugotoviš, da si morda v samem procesu imel določene anomalije. Zato smo se nekaj časa ukvarjali najprej s tem, da smo poslovne procese postavili nazaj na pravo pot in šele nato smo slednje implementirali v nov sistem, sicer bi težko lahko optimizirali poslovne procese in dobili dodano vrednost z novim sistemom.«

Uvedba ERP sistema – ne samo tehnološki ampak tudi psihološki proces

Po besedah predstavnikov podjetja Business Solutions, ki se z implementacijo poslovno-informacijskih rešitev ukvarja že več kot 23 let, se podjetja razlikujejo po svoji osnovi pri prehodu na nov ERP sistem, vendar se v osnovi srečujejo s podobnimi izzivi.

»Ključnega pomena je sestaviti motivirano ekipo v podjetju, ki je usmerjena s strani vodstva ali direktorja. Ta ekipa se mora zavedati svoje odgovornosti v projektu, predvsem pa mora imeti čas za delo na projektu, kar predstavlja največji izziv, saj morajo istočasno opravljati še svoje vsakodnevno delo.  Poleg tega je ključni dejavnik uspeha motivacija vseh zaposlenih, ne le projektnih vodij in ključnih uporabnikov, ampak vseh zaposlenih. Pomembno je, da ljudje vidijo cilj in ga vzamejo za svojega. Tam, kjer je stopnja zavedanja višja, so tudi rezultati boljši in uspešnejši.« je dejal Andrej Muri, izkušen ERP svetovalec. 

Direktor podjetja Business Solutions Jernej Rehar je podaril, da je ključno razumevanje, da je implementacija ERP sistema skupen projekt implementatorja in interne ekipe podjetja in k temu dodal:

»Največkrat tako sploh ni izziv v tehnologiji oz. pokritju specifične funkcionalnosti ampak v tem, da ljudje sprejmejo novo tehnologijo oz. sistem kot svoj. Moramo se zavedati, da z uvedbo ERP sistema spreminjamo temeljni tok poslovanja in to je bolj psihološki kot tehnološki proces, zato je ta faktor ukvarjanja z ljudmi velikokrat bolj pomemben kot sama tehnologija.«

Najprej postavitev osnove, nato dodelave

Tekom procesa implementacije se pogosto zgodi, da podjetja spremenijo prvotno želeno pot, dodajajo nove rešitve ali druge opustijo.

To se je zgodilo tudi podjetju Rotoinox, kjer so na začetku imeli težave, saj je vsak, ki je pokrival svoje področje v podjetju, začel dodajati svoje zahteve kaj bi še želel od sistema in tako so se začeli odmikati od tega čemur je primarno sistem namenjen.

Po besedah Andreja Murija je to zelo pogosta praksa in sploh ne nujno slaba, saj so nekatere ideje smiselne in zaželene, ne pa vse. Zato je po njegovem mnenju bolje, da se najprej postavijo osnovne funkcionalnosti, dodatne pa se zapiše na seznam stvari, ki bi jih bilo smiselno narediti in se jih implementira takoj po zagonu.

»Ko ljudje vidijo kako tečejo njihovi poslovni procesi skozi nov ERP sistem ugotovijo, da tega več ne rabijo, ker to pokriva že osnoven sistem in tako se veliko stvari iz te »liste želja« črta. Tam, kjer pa gredo podjetja  takoj v dograditve in dodelave pa se lahko potem izgubi dragocen čas in denar. Tukaj ima zelo pomembno vlogo projektni team, ki je sestavljen iz strani implementatorja in naročnika, ki skupaj predebatira in presodi, kaj gre v nujno listo in kaj v listo želja.« je še dodal.

Postopek je naporen, ampak se izplača

Podjetje REM že od leta 2019 pospešeno vlaga v avtomatizacijo in digitalizacijo poslovanja. Kljub temu, da so še vedno v fazi post implementacije in se še vedno srečujejo s številnimi izzivi, so prepričani, da lahko z digitalizacijo in sočasno optimizacijo procesov ustvarijo boljše delovne pogoje za zaposlene ter imajo večji nadzor nad izdelki in storitvami. Zato trdijo, da je vredno prehoditi to pot.

Gregor Bogataj pa k temu dodal: »Če imaš jasen cilj in veš, zakaj to delaš, je vredno. Je pa pomembno, da team verjame v skupen cilj in drug drugega podpira, ker drugače je uspešnost projekta lahko vprašljiva.«

Kakšni bodo največji izzivi v prihodnosti?

Po mnenju Jerneja Reharja, bosta največja izziva pa tudi priložnosti, kadrovski izziv in potrebe po avtomatizaciji ter uspešna implementacija umetne inteligence v vsakodnevne poslovne procese.

»Kadrovska problematika se pojavlja povsod kot velik izziv in ravno z digitalizacijo poslovnih procesov, lahko uvedemo avtomatizme, ki bodo optimizirali delo zaposlenih in vsaj deloma rešili tudi kadrovski izziv. To pomeni, da bodo zaposlene razbremenili določenih mikro opravil in ne, da jih bodo nadomestili. Drugi trend, ki je s tem povezan pa je vpeljevanje umetne inteligence v poslovne procese. V podjetju Business Solutions z zanimanjem spremljamo, kako je Microsoft kot eden izmed prvih integriral rešitev Copilot v ERP sistem Business Central. To so prvi koraki, ki bodo omogočali, da bomo umetno inteligenco vpenjali tudi v poslovne procese in skozi to optimizirali poslovanje podjetja. Pred nami so zelo zanimivi časi.« je dodal gospod Rehar.