Umetna inteligenca se najbolje izkaže v dokumentno urejenem okolju

»Sodobna podjetja si želijo delati hitreje, avtomatizirano in digitalizirano. Temelj za kaj takega pa je predvsem celostno in integrirano brezpapirno poslovanje. Z novimi tehnologijami so se podjetja lažje prilagodila delu od doma in izven pisarne – na daljavo. Ta oblika dela v prihodnje ostaja v uporabi, a od podjetij zahteva določene prilagoditve glede komunikacije in izmenjave ter varovanja podatkov in dokumentov,« je uvodoma dejal Boštjan Gaberc, direktor Mikrografije, in nadaljeval: »Med malimi in srednje velikimi podjetji, ki jih je v Sloveniji največ, najbolj raste obseg rabe oblačnih storitev. K selitvi poslovanja v oblak pa niso prispevali le nižji stroški, temveč tudi zakonodajne in regulatorne zahteve, svoje pa so dodali še kibernetski napadi. Podjetja iščejo tehnološke partnerje, ki jim lahko omogočijo zanesljivo, varno in cenovno dostopno brezpapirno poslovanje, prilagojeno njihovemu okolju.«

Umetna inteligenca za praktično delo v podjetju

Udeležence dogodka Poslovni zajtrk Mikrografije je v nadaljevanju nagovoril dr. Aleks Huč iz Fakultete za računalništvo in informatiko Univerze v Ljubljani in jim predstavil možnosti rabe umetne inteligence pri vsakdanjem delu.

»ChatGPT je pogovorni robot, s katerim se sporazumevamo v naravnem jeziku. Je zelo priročen pomočnik pri vsakdanjem delu, čeprav ni brez napak in mu ne gre slepo zaupati. Podjetja ga lahko brez večjih zadržkov uporabijo za prevajanje besedil, pripravo splošnih člankov ter odgovorov na pogosto zastavljena vprašanja pa tudi za pripravo vsebin za prodajo in marketing ter preprostejše izobraževanje zaposlenih,« je možnosti rabe strnil dr. Huč, a hkrati spomnil tudi na omejitve: »ChatGPT je v svojih odgovorih zelo samozavesten. Daje stilsko pravilne odgovore na vprašanja, podana vsebina pa ni nujno pravilna, zato je prav, da ga na zahtevnejših področjih preveri tudi človek.«

Dr. Huč je izpostavil še eno zanimivo rabo rešitve ChatGPT v sodobni poslovni praksi. Nekatera podjetja ga v prilagojeni obliki že uporabljajo za preverjanje sposobnosti kandidatov pred zaposlitvijo – kot nekakšno kadrovsko sito.

Domače in tuje dobre prakse

Na dogodku Poslovni zajtrk Mikrografije so udeleženci lahko spoznali tudi več domačih in tujih dobrih praks. Delavska hranilnica je tako predstavila implementacijo rešitve mSign za obvladovanje in elektronsko podpisovanje pogodb znotraj dokumentnega sistema mDocs, s čimer je prihranila ogromno časa in denarja ter bistveno zmanjšala papirno intenzivnost lastnega poslovanja. »Elektronski podpis je bil zadnji izziv na poti do resnično brezpapirnega poslovanja našega podjetja. Danes omogočamo elektronski podpis več kot sto poslovnih dokumentov, implementirana rešitev pa nam bo omogočila tudi sklepanje poslov – npr. podpisovanje kreditnih pogodb – na daljavo,« je sveže rezultate in načrte z e-podpisovanjem povzel Klemen Klinar iz Delavske hranilnice.

Zatem so v Mikrografiji predstavili tudi pomembno dobro prakso, ki so jo opravili v času pandemije koronavirusa, ko so nemški podružnici podjetja TotalEnergies v nekaj mesecih kar na daljavo uredili področje zajema dokumentov, likvidacije računov in uvoza dokumentov v poslovno-informacijski sistem SAP. »V našem podjetju letno prejmemo okoli 35.000 računov, kje so še vsi ostali dokumenti, katerih obvladovanje zahteva sodobno poslovanje, kot so obrazci, naročilnice, plačilne liste, dobavnice, dopisi, pogodbe in drugi dokumenti. Iskali smo partnerja, ki bi nam dokumentno poslovanje uredil celovito in nam ga zagotavljal kot storitev. Čeprav je bil v času pandemije prisoten dvom, da lahko partner to uredi na daljavo, je izbranemu podjetju Mikrografija to uspelo v dogovorjenem roku. Nad sodelovanjem nimamo niti ene same pripombe,« je bil jedrnat Xavier Scheer, vodja nemške podružnice TotalEnergies.

Mikrografija prek svoje nemške podružnice skrbi za zajem celotne vhodne pošte in ostalih dokumentov, ki prispejo v podjetje po različnih poteh – po navadni pošti, po faksu, osebno ali e-pošti, njihovo digitalizacijo in izvoz v ustrezen del poslovno-informacijskega sistema. »Vsi papirni dokumenti so zaposlenim v indeksirani in razčlenjeni obliki že na voljo v informacijskem-sistemu ali poslovni aplikaciji že 12 ur po tem, ko so prispeli v podjetje,« je dodala Urša Likar, projektna vodja v podjetju Mikrografija.

V znanje in storitve usmerjene novosti

V nadaljevanju je podjetje Mikrografija udeležencem predstavilo še dve novosti. Prva sliši na ime mArh, gre za spletni portal za naročanje arhivskega gradiva. V Mikrografiji, ki v fizični obliki hrani že za 150 kilometrov dokumentacije na različnih lokacijah po Sloveniji, so do obisti poenostavili iskanje dokumentov v arhivu in omogočili elektronsko naročanje gradiva. Rešitev v oblaku je stalno dostopna, omogoča revizijsko sled in podjetjem prihrani obilo časa pri iskanju in pridobivanju arhivskega gradiva.

Nova je tudi storitev izobraževanja mAcademy, ki jo nudi izobraževalni center podjetja Mikrografija. »Večina strank je izobraževanja za uvedbo brezpapirnega poslovanja deležna že v sklopu projekta digitalizacije poslovanja, a je tovrstno izobraževanje zaposlenih priporočljivo izvesti tudi ob večjih nadgradnjah rešitev, morebitni pogostejši fluktuaciji zaposlenih ipd.,« je dejala Nina Božjak Lipovšek iz podjetja Mikrografija in dodala: »Prednost storitve mAcademy je učenje na primerih in konkretno na okolju podjetja, pri čemer lahko izobraževanja zaposlenih opravimo v Mikrografiji ali na lokaciji naročnika.«

Poleg izobraževanj za vse »mRešitve« v Mikrografiji organizirajo tudi izobraževanja po meri in tematskih sklopih, kot so brezpapirno poslovanje, digitalizacija poslovanja, analiza poslovanja, priprava notranjih pravil, uvedba e-podpisa, digitalizacija fizičnega arhiva ter informacijska varnost.

www.mikrografija.si