Učinkovit sistem izboljša uporabniško izkušnjo

V poplavi poslovnih dogodkov in konferenc je dobra organizacija nadvse pomembna – ne le s strani udeležencev, ki sledijo dogodkom temveč predvsem s strani organizatorja, ki naj od konference odnese tudi relevantne podatke in statistike o obisku.

Kaj potrebujemo?
Pred organizacijo konference moramo biti seveda prepričani, da je konferenca za naše delovanje in cilje smiselna, predvsem pa, da imamo za njeno izpeljavo ne le osrednjo temo in seznam govorcev, temveč tudi seznam aktivnosti in morebitnih podpornih orodij. Na vsebinski strani moramo tako poskrbeti za izbiro govorcev, prostora ter vabila, za pripravo urnikov ter ureditev prehrane. Na tehnični plati pa za tisk materiala, usklajevanje organizacijske ekipe ter podrobnosti pri ureditvi prostora, za urejanje prijav, akreditacij in registracije ter konec koncev tudi za zaključna poročila.

Uporabniška izkušnja udeležencev
Kako udeleženci preživijo dan na konferenci je vsekakor pomembno – ne le, da odločajo o uspehu konference temveč tudi o njeni prihodnosti. Uporabniška izkušnja udeleženca se namreč prične takoj ob njegovi prijavi in prejemu akreditacij za samo konferenco. Kako naj torej poskrbimo, da bodo ‘uradne’ zadeve, kot so prijava in registracija ter sledenje udeležencem (ki so za organizatorje najbolj, za udeležence pa najmanj pomembne) potekale čimbolj nezaznavno – ter tako udeležencem omogočile le učenje in mreženje?

Učinkovit sistem je ‘nezaznaven’ sistem
Z uporabo QR in črtnih kod ter RFID tehnologije je sistem IDE.konferenca najbolj učinkovit sistem za identifikacijo in sledenje udeležencev na slovenskem trgu. Ob prijavi s QR ali črtno kodo udeleženec prejme akreditacijo z RFID oznako – ta organizatorju omogoča sledenje udeležencu ob premikanju po prostoru – ve kje se je zadrževal (ustrezne lokacije za oglaševalce) ter katera predavanja je obiskal). Na podlagi teh podatkov sistem tvori učinkovito analizo gibanja, ki je lahko pomemben element pri organizaciji naslednje konference. Sistem IDE.konferenca tako ustvarja enostavno okolje za vodenje organizacije konference:

• Olajša in pospeši registracijo (QR in črtne kode)
• Omogoča avtomatsko identifikacijo na prehodih (RFID)
• Zbira podatke o udeležencih
• Z naborom ključnih podatkov tvori ustrezno poročilo o dogodku

Tovrstno orodje je primerno za večje in manjše dogodke, kot so sestanki, delavnice, tečaji ali velike konference. V okviru celovite rešitve IDE.konferenca je vključena izdelava akreditacij (kartic, ovratnih trakov, ipd.), vodenje in registracija udeležencev ter izvedba zaključnih poročil ter anket zadovoljstva. Poglejte tudi mnenja strank in natančnejši opis sistema.