Skoraj neopazna registracija na stotine udeležencev

V primeru uporabe nalepk NFC je treba le te približati čitalcu, v primeru UHF pa je dovolj le korak mimo čitalca. Podatki se »online« prenašajo v osnovno bazo udeležencev in tako smo vsak trenutek seznanjeni s tem, koliko oseb je v določenem prostoru oz. je bilo registriranih.

Registracija z brezkontaktno RFID tehnologijo na dogodku Ključ do rešitev 2014

23. in 24 oktobra je v Portorožu potekal dvodnevni dogodek IBM Slovenija. Več kot 1000 udeležencev je bilo, gneče pri našem registracijskem pultu pa nobene. Razlog? Registracija z brezkontaktno RFID tehnologijo. Sodelovali smo z agencijo New Moment in njihova vodja projektov Glorija Petek ga je takole ocenila: »Za sodelovanje s podjetjem IDentiks kartični sistemi d.o.o. smo se odločili, ker ste trenutno edini ponudniki takšne storitve, kot smo jo potrebovali – torej registracije in sledenja udeležencem na dogodku preko brezkontaktnega RFID sistema. Pri sodelovanju z vami nam je bilo najbolj všeč, da ste bili zelo odzivni, vaše reakcije so bile hitre, kar je bilo za nas zelo pomembno, saj je bilo treba sprejemati odločitve v zelo kratkem času. Sicer pa so tudi udeleženci dogodka Ključ do rešitve 2014 IBM Slovenija opazili napredek, saj je registracija potekala veliko hitreje kot na prejšnjih dogodkih. Prav zato bi vsekakor želeli znova sodelovati z vami.«

Samo akreditiranje kot tudi spremljanje/sledenje udeležencem (dovoljenje za vstop/prehod …) poteka s pomočjo RFID čipov, nalepk ali mobilnih telefonov ter čitalcev, terminalov oziroma anten. Ideja RFID tehnologije je tudi ta, da se lahko vsak posameznik akreditira s svojim telefonom, vendar pod pogojem, da ima telefon NFC čip ali nalepko. A v tem primeru ni vidne akreditacije z osebnimi podatki, kar velja še vedno za bistvo akreditiranja na dogodkih, seveda zaradi lažje prepoznavnosti med samimi udeleženci dogodka. Takšna storitev je sicer možna tudi z ročnimi terminali, ki odčitavajo bar- in QR kode. Seveda je zadeva hitrejša od povsem »analognega« oz. ročnega spremljanja udeležencev, kljub temu pa je nujen kontakt.

Kaj te nove možnosti nudijo uporabnikom?

Zelo uporabna vrednost za udeleženca je ta, da se s pristopnico/vabilom z 2D (QR) ali 1D (črtno kodo) zelo hitro registrira na samem dogodku. Vabilo se poskenira s čitalcem, ta pa da ukaz tiskalniku, da se personalizirani podatki zapišejo na akreditacijsko kartico. Celotni postopek je ravno tako hiter, če ne še hitrejši, kot če hostese iščejo pravo izkaznico, ki je že natisnjena. Poleg tega se vnaprej ne tiska nepotrebnih kartic, temveč na licu mesta le toliko, kolikor je zares udeležencev, kar seveda pomeni tudi prihranek za organizatorja.

Še večjo uporabno vrednost ima za uporabnika/naročnika storitve, saj se mu delo olajša in ga pospeši, predvsem pa dobi pomembne podatke o vsakem udeležencu, kot so: kdaj se je registriral, kdaj je prišel na dogodek, kdo in kdaj je poslušal določeno predavanje … Vse to je pomembno v primeru, da organizator razmišlja o aktivnostih po dogodku, kot so komunikacija z udeleženci glede zadovoljstva, informacije o tem, kakšna je bila udeležba na posameznem predavanju, koliko udeležencev je bilo prisotnih ob določeni uri na določen dan … da razmišlja o segmentaciji slušateljev kot morda izhodišču za novo ciljno skupino in s tem posledično o novem predavatelju ali celo posebni konferenci/dogodku.

V kolikšni meri so te novosti prisotne in v uporabi v Sloveniji?

V Sloveniji se še vedno premalo uporablja celotno storitev in tako se ne koristi vseh prednosti, ki jih ponuja. Temu botruje v prvi vrsti strošek izvedbe/najema izvajalcev storitve, saj potencialni naročniki v trenutnih gospodarskih razmerah klestijo proračun na vseh področjih in s tem se tudi kar v večini odpovedo storitvi, kot je sledljivost, ker – predvidevamo – ne vidijo velike uporabne vrednosti pri teh pridobljenih podatkih za v prihodnje načrtovanje dogodkov. Kot primer: zelo preprosto se lahko na ta način reši tudi kontrolo za kosilo ali recimo vstop na večerni dogodek, ko pogosto prihaja do prenosa akreditacij oz. vabil. Ko se udeleženca enkrat registrira, se z isto kodo oz. UID številko ne more registrirati nihče več.