Podjetja tolerantna do zasebne rabe pisarniških sredstev

Koliko zaposlenih uporablja pisarniško opremo v neslužbene namene?

Canonova vseevropska raziskava o uporabi pisarniških sredstev v zasebne namene je postregla z zanimivi rezultati. Na podlagi izsledkov raziskave (v vzorcu več kot 3.500 vodij in zaposlenih v 13 evropskih državah) se zastavlja vprašanje, kje so meje zaupanja v odnosu delavec-delodajalec, kajti 90 odstotkov slednjih zaupa svojim zaposlenim, da ne bodo izrabljali pisarniške opreme. V nasprotju s tem pa 64 odstotkov zaposlenih meni, da nadzor uporabe sredstev ni njihova odgovornost, pač pa zadeva vodstvo podjetja. Raziskava je pokazala očitno razhajanje med vodstvom in zaposlenimi ter potrebo po sprejetju ukrepov za nadzor stroškov.
Zaposleni v evropskih podjetjih delajo vedno dlje, zato se njihovo zasebno življenje in uporaba pisarniških sredstev vse bolj prepletata. Računovodje s tem nimajo težav, saj jih več kot tretjina meni, da je uporaba pisarniških sredstev v zasebne namene sprejemljiva, če se izvaja v razumnih mejah. Vendar pa zaradi pomanjkanja ukrepov s strani vodstva podcenjujejo dejanske stroške, ki s tem nastanejo. Glede na rastočo konkurenčnost in obvladovanje stroškov si podjetja tega ne morejo privoščiti.
Več kot polovica vprašanih zaposlenih je priznala, da tedensko uporablja službeni fiksni ali mobilni telefon za zasebne pogovore. Tretjina podjetij je priznala, da se uporaba v zasebne namene ni ustavila pri telefoniranju, pač pa se je razširila tudi na toaletne in kuhinjske potrebščine, od toaletnega papirja in mila do čajev, kave in sladkorja.
Čeprav so izsledki raziskave pokazali, da večina vodstvenih delavcev ne namerava preprečiti zasebne uporabe pisarniških sredstev, je učinkovitejši nadzor stroškov za podjetja ključnega pomena. Spremljanje uporabe sredstev je pokazalo, da se v glavnem nihče ne ukvarja s stroški, kar je še posebej očitno pri barvnem tiskanju. Zaskrbljujočih 94 odstotkov zaposlenih redno uporablja barvni tiskalnik, med vprašanimi pa je imelo neomejen dostop do tiskalnikov kar 80 odstotkov zaposlenih. Samo 18 odstotkov podjetij je imelo vzpostavljen z geslom omejen dostop do teh naprav. Zato ne preseneča podatek, da 25 odstotkov zaposlenih odkrito priznava, da tiskajo zasebne barvne dokumente vsaj enkrat na teden, četrtina le-teh pa natisne več kot 30 strani na mesec.

Ključni izsledki raziskave:
– Pisarniška sredstva v zasebne namene najbolj pogosto uporabljajo na Švedskem in Finskem, medtem ko 74 oziroma 82 odstotkov vodilnih delavcev v tem ne vidi težav.
– 92 odstotkov podjetij na Danskem meni, da zasebna raba pisarniških sredstev ni sporna, 60 odstotkov pa jih ima uveden program zaupanja.
– Skoraj 60 odstotkov italijanskih podjetij je prepričanih, da je to početje sporno.
– 75 odstotkov podjetij na Finskem meni, da je to početje sprejemljivo, ker njihovi zaposleni trdo delajo in si zaslužijo nekaj ugodnosti.
– 32 odstotkom zaposlenih v Franciji ni mar za to, kaj si o njihovem početju mislijo njihovi delodajalci. Francozi pač.