Računalništvo, telefonija
Digitalizacija
Tiskalniki in skenerji
Poslovne rešitve
12.02.2024 07:09

Deli z drugimi:

Share

Personalizirano varno skeniranje

Zajem dokumentov občutljive narave je podjetjem z uvedbo GDPR postavil nove izzive, katerih posledice so lahko usodne tako za podjetje kot za osebo, katere dokumenti so bili zlorabljeni.
Aplikacija deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Po uspešni prijavi se uporabniku glede na pooblastila, ki se preverjajo s strežnikom DMS, prikažejo dostopni profili in možnosti za skeniranje.. Vir: COPIA BIRO
Aplikacija deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Po uspešni prijavi se uporabniku glede na pooblastila, ki se preverjajo s strežnikom DMS, prikažejo dostopni profili in možnosti za skeniranje.. Vir: COPIA BIRO

Varnostna tveganja pri tiskanju in zajemu dokumentov, pomanjkanje njihovih revizijskih sledi ter okorni in zastareli dokumentni procesi, so izzivi MPDS (Managed Print and Document Services), s katerimi se v podjetjih nenehno srečujejo.

Podjetjem lahko omenjene izzive sicer odpravimo s standardnimi rešitvami določenega proizvajalca, vse večkrat pa podjetja naletijo na zahteve posebnega značaja, kar se izkaže tudi pri zajemu dokumentacije občutljive narave. Ta predstavlja podjetjem zahteven problem, k čemur je dodatno pripomogla tudi uvedba GDPR. Standardni načini skeniranja v skupne mape ali na elektronsko pošto niso dovolj varni ali pa imajo zamuden proces prenašanja v elektronske dokumentne sisteme (DMS).

Takšne izzive posebnega značaja lahko v podjetjih rešimo z uporabo razvojnih orodij.

Aplikacija zagotavlja visoko varnost osebnih podatkov

V podjetju Copia biro so s pomočjo razvojnih orodij izdelali  aplikacijo, ki omogoči varen zajem dokumentov, s personalizacijo pa tudi njihovo revizijsko sled. Prav zaradi izpolnitev zahtev glede varnosti in skladnosti z GDPR, je aplikacija pisana na kožo organizacijam, kjer so varnostne zahteve visoke in ki upravljajo z občutljivimi in zaupnimi dokumenti, kot so različne vrste pogodb z uporabniki (kreditne pogodbe, naročniške pogodbe, pogodbe o zaposlitvi itd.) in druge oblike dokumentov, kjer so navedeni osebni podatki.

Aplikacija se prilagaja DMS-ju

Aplikacija, ki se izvaja na multifunkcijski napravi, zagotovi popolno varnost pri zajemu dokumentov in njihovem direktnem prenosu v elektronski dokumentni sistem (DMS), s personalizacijo pa je zagotovljena tudi revizijska sled dokumentov. Celoten postopek je za uporabnika hiter in enostaven.

Aplikacija deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Po uspešni prijavi se uporabniku glede na pooblastila, ki se preverjajo s strežnikom DMS, prikažejo dostopni profili in možnosti za skeniranje. Če se na primer prijavi uporabnik z manjšimi pravicami v podjetju, mu sistem posledično prikaže omejeno število profilov oziroma gumbov na napravi in obratno.

Vstavljen dokument se skenira in varno posreduje direktno v strežnik podjetja oziroma oblak, brez kakršnih koli vmesnih dokumentnih odlagališč, kot so mape računalnika ali elektronska pošta.

Strežnik bo ime skeniranega dokumenta opremil s podrobnejšimi podatki, pripel ID uporabnika, po njegovem zapisu pa z njim avtomatsko zagnal pripadajoči proces.

Primer dobre prakse – VZAJEMNA

https://copia-biro.si/studija-primera-vzajemna/

Aplikacija podpira dokumentne sisteme Business Connect, Goverment Connect, Justice Connect in IndocEDGE, prilagodijo pa jo lahko tudi ostalim DMS.

Glavne prednosti:

  • Popolna varnost pri zajemu in pošiljanju občutljivih dokumentov
  • Zagotavljanje revizijske sledi dokumentov
  • Hitri in enostavni procesi zajema in pošiljanja dokumentov
  • Nižji stroški poslovanja
  • Varovanje podatkov in s tem manjše poslovno tveganje

Prijavi napako v članku
Vas zanima več iz te teme?
dokumentni sistemi

Članek je pripravljen v sodelovanju s partnerjem COPIA BIRO d.o.o.
Za več informacij so vam na voljo pri COPIA BIRO d.o.o.
Ob kontaktu povejte, da ste objavo zasledili v Računalniških novicah.

Želite biti obveščeni o novostih, ki jih pripravljamo s partnerjem COPIA BIRO d.o.o.? Vpišite svoj e-mail in se prijavite na BREZPLAČNE e-novice, od katerih se lahko kadarkoli odjavite.




Kaj berejo drugi?

Partnerji Računalniških novic Prikaži vse

SICIRUS d.o.o.

Ulica 15. maja 10b, 6000 Koper/capodistria, Tel: 041 694 668
Vsako podjetje, vsak ustvarjalec in tudi novodobni družbeni »influencer« se zaveda, da sta trženje in oglaševanje ključnega pomena za uspeh in rast. Kje in kako začeti? Področje ... Več
Zlati partner

Kontron, d. o. o.

Ljubljanska cesta 24a, 4000 Kranj, Tel: 04 207 20 00
Vodilni evropski ponudnik komunikacijskih rešitev za digitalno preobrazbo Z več kot 70 leti izkušenj je podjetje Kontron vodilni evropski ponudnik komunikacijskih rešitev za digitalno ... Več

UV LED TISKALNIK

Brezje pri Dobrovi 74b, 1356 Dobrova, Tel: 041 735 643
Tisk Tavčar Tisk Tavčar d.o.o. je v osnovi družinsko podjetje z 20-leti grafičnih izkušenj, pa tudi strojništvo in elektronika jim nista tuja.Predstavljajo vam UV LED tiskalnik, ... Več
Zlati partner

MIKROCOP d.o.o.

Ulica Ambrožiča Novljana 7, 1000 Ljubljana, Tel: 01 587 42 80
Mikrocop je vodilni ponudnik celovitih IT rešitev in storitev za digitalno poslovanje. S povečevanjem učinkovitosti in zagotavljanjem zakonske skladnosti podpira podjetja na ... Več