Personalizirano varno skeniranje

Varnostna tveganja pri tiskanju in zajemu dokumentov, pomanjkanje njihovih revizijskih sledi ter okorni in zastareli dokumentni procesi, so izzivi MPDS (Managed Print and Document Services), s katerimi se v podjetjih nenehno srečujejo.

Podjetjem lahko omenjene izzive sicer odpravimo s standardnimi rešitvami določenega proizvajalca, vse večkrat pa podjetja naletijo na zahteve posebnega značaja, kar se izkaže tudi pri zajemu dokumentacije občutljive narave. Ta predstavlja podjetjem zahteven problem, k čemur je dodatno pripomogla tudi uvedba GDPR. Standardni načini skeniranja v skupne mape ali na elektronsko pošto niso dovolj varni ali pa imajo zamuden proces prenašanja v elektronske dokumentne sisteme (DMS).

Takšne izzive posebnega značaja lahko v podjetjih rešimo z uporabo razvojnih orodij.

Aplikacija zagotavlja visoko varnost osebnih podatkov

V podjetju Copia biro so s pomočjo razvojnih orodij izdelali  aplikacijo, ki omogoči varen zajem dokumentov, s personalizacijo pa tudi njihovo revizijsko sled. Prav zaradi izpolnitev zahtev glede varnosti in skladnosti z GDPR, je aplikacija pisana na kožo organizacijam, kjer so varnostne zahteve visoke in ki upravljajo z občutljivimi in zaupnimi dokumenti, kot so različne vrste pogodb z uporabniki (kreditne pogodbe, naročniške pogodbe, pogodbe o zaposlitvi itd.) in druge oblike dokumentov, kjer so navedeni osebni podatki.

Aplikacija se prilagaja DMS-ju

Aplikacija, ki se izvaja na multifunkcijski napravi, zagotovi popolno varnost pri zajemu dokumentov in njihovem direktnem prenosu v elektronski dokumentni sistem (DMS), s personalizacijo pa je zagotovljena tudi revizijska sled dokumentov. Celoten postopek je za uporabnika hiter in enostaven.

Aplikacija deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Po uspešni prijavi se uporabniku glede na pooblastila, ki se preverjajo s strežnikom DMS, prikažejo dostopni profili in možnosti za skeniranje. Če se na primer prijavi uporabnik z manjšimi pravicami v podjetju, mu sistem posledično prikaže omejeno število profilov oziroma gumbov na napravi in obratno.

Vstavljen dokument se skenira in varno posreduje direktno v strežnik podjetja oziroma oblak, brez kakršnih koli vmesnih dokumentnih odlagališč, kot so mape računalnika ali elektronska pošta.

Strežnik bo ime skeniranega dokumenta opremil s podrobnejšimi podatki, pripel ID uporabnika, po njegovem zapisu pa z njim avtomatsko zagnal pripadajoči proces.

Primer dobre prakse – VZAJEMNA

https://copia-biro.si/studija-primera-vzajemna/

Aplikacija podpira dokumentne sisteme Business Connect, Goverment Connect, Justice Connect in IndocEDGE, prilagodijo pa jo lahko tudi ostalim DMS.

Glavne prednosti:

• Popolna varnost pri zajemu in pošiljanju občutljivih dokumentov
• Zagotavljanje revizijske sledi dokumentov
• Hitri in enostavni procesi zajema in pošiljanja dokumentov
• Nižji stroški poslovanja
• Varovanje podatkov in s tem manjše poslovno tveganje