Papir? Kdo ga sploh še rabi? Z UPDF si digitalizirajte dokumente

Prehod na brezpapirno poslovanje je veliko bolj zapleten, kot si marsikdo sprva misli. Ampak je nujen, če podjetje želi povečati učinkovitost, varnost in znižati operativne stroške. Pomemben del tega prehoda je uporaba zmogljive programske opreme za upravljanje PDF dokumentov. UPDF je sodoben PDF urejevalnik z vgrajeno umetno inteligenco, ki omogoča prav to.

Ni pa edini urejevalnik PDF dokumentov, zato je pomembno, da se zavedate njegovih prednosti in kako vam lahko pomaga pri urejanju, organizaciji in digitalizaciji dokumentov.

Kako UPDF pomaga pri prehodu na brezpapirno poslovanje?

Eden največjih izzivov brezpapirnega poslovanja so skenirani dokumenti (npr. pogodbe, računi na papirju), kjer je besedilo sprva zgolj slika. UPDF ima vgrajeno optično prepoznavanje znakov (OCR), ki skenirane dokumente pretvori v PDF datoteke, ki jih lahko urejaš in pregleduješ​. To pomeni, da lahko na primer skenirano pogodbo v PDF-ju s pomočjo OCR spremenite v dokument, kjer je mogoče besedilo kopirati, urejati ali iskati po vsebini. Reševanje besedila iz skenov je bilo tradicionalno zamudno (ponovno tipkanje ali uporaba ločenih OCR orodij), UPDF pa to opravilo opravi avtomatsko z visoko natančnostjo​. Tako lahko podjetje digitalizira svojo staro papirno dokumentacijo in jo v UPDF takoj uporablja kot da bi bila ustvarjena v računalniku.

UPDF omogoča neposredno urejanje besedila in slik znotraj PDF-ja. Uporabniki lahko spreminjajo besedilo (pisavo, velikost, barvo), vstavljajo ali nadomeščajo slike ter celo dodajajo vodne žige, glave in noge ali prilagajajo ozadja dokumentov​. To pomeni, da za manjše popravke ali posodobitve vsebine ni potrebe po izvažanju PDF v drug format – vse lahko uredite kar v PDF datoteki sami.

UPDF ima vgrajena orodja za označevanje in komentiranje, ki močno olajšajo sodelovanje več ljudi na istem dokumentu. Uporabniki lahko v PDF dodajajo komentarje (npr. z lepljivimi listki ali besedilnimi polji), podčrtajo ali označijo besedilo z različnimi barvami, ga prečrtajo in dodajajo različne oblike ali štampiljke​. Takšna bogata orodja za označevanje PDF dokumentov omogočajo ekipam, da vnašajo pripombe in poudarke na dokument, ne da bi spreminjali izvorno vsebino, kar je idealno za pregledovanje pogodb, poročil ali načrtov v digitalni obliki.

Z UPDF je pretvarjanje PDF dokumentov v druge formate hitro in enostavno. Dokument lahko izvozite v urejeno Wordovo datoteko, Excelovo preglednico, PowerPoint predstavitev, slike (JPEG/PNG/GIF/BMP) ali druge formate, kot so CSV, RTF, HTML ipd.​ Prav tako lahko PDF ustvarite iz nič ali iz drugih datotek. To podjetjem omogoča ponovno uporabo vsebine PDF v izvornih urejevalnikih (npr. urejanje besedila v Wordu) in lažje deljenje podatkov strankam ali partnerjem v želenem formatu, brez ročnega prepisovanja.

UPDF poskrbi tudi za organizacijo dokumentov. Več PDF datotek lahko združite v en sam dokument – na primer, če imate skenirane strani ali ločena poročila, jih lahko s par kliki spojite v enotno datoteko​. Prav tako lahko en obsežen PDF razdelite na več manjših (po straneh ali velikosti), če želite na primer ločiti poglavja ali odstraniti nepotrebne dele​. Poleg tega program omogoča dodajanje novih strani v dokument, brisanje neželenih strani, obračanje strani (rotacijo) in spreminjanje vrstnega reda strani​. Vse te funkcije za združevanje in urejanje strani so ključne, da lahko podjetje digitalno ureja dokumente tako kot bi to počelo s kupi papirjev – le da veliko hitreje in brez fizičnega arhiva.

UPDF olajša tudi delo z digitalnimi obrazci. V PDF obrazce lahko vnašate besedilo v polja, kljukice v potrditvena polja, izbirate možnosti ipd., kar omogoča izpolnjevanje formularjev brez tiskanja​. Poleg tega lahko dokument elektronsko podpišete – UPDF podpira dodajanje digitalnih podpisov ali vstavljanje slik vašega lastnoročnega podpisa. S tem podjetje lahko celoten postopek izpolnjevanja in podpisovanja pogodb, naročilnic ali drugih obrazcev izvede digitalno. Ni potrebno tiskanje, podpisovanje na roko in skeniranje nazaj – vse se opravi znotraj PDF datoteke. Ta funkcija znatno pohitri transakcije in pravno-formalne postopke, saj podpisani dokument prejmete v minutah namesto dni, varnost pa je s preverljivimi digitalnimi podpisi večja kot pri faksiranih ali skeniranih podpisih.

Pri brezpapirnem poslovanju je varnost podatkov ključna. PDF dokumenti lahko vsebujejo občutljive poslovne informacije, zato UPDF nudi možnosti za zaščito datotek. Posamezen PDF lahko zaklenete z geslom, da ga lahko odprejo le pooblaščene osebe​. Prav tako lahko določite dovoljenja (npr. omejite tiskanje ali urejanje dokumenta). UPDF podpira tudi redakcijo oziroma trajno odstranitev ali zakritje zaupnih podatkov v dokumentu (npr. zamaskiranje osebnih podatkov ali poslovnih skrivnosti, preden dokument delite z drugimi)​. Šifriranje PDF-jev in omenjeni varnostni ukrepi zagotavljajo, da digitalni dokumenti ostanejo prav tako varni, kot so bili fizični dokumenti v sefu, če ne še bolj.

Kaj UPDF loči od konkurence?

Na trgu je več PDF rešitev, vključno z uveljavljenim Adobe Acrobat in drugimi urejevalniki, vendar se UPDF razlikuje v več pogledih, zaradi katerih izstopa kot privlačna izbira za podjetja in posameznike.

UPDF se ponaša z izjemno urejenim in preprostim vmesnikom, ki povzema oblikovalsko filozofijo Appla​. To pomeni intuitivno uporabniško izkušnjo. Orodja so pregledno razporejena, ikone so jasne, sam izgled aplikacije pa lahkoten in ne prenasičen. Na napravah macOS in iOS se UPDF počuti kot doma – vizualno se sklada z macOS dizajnom in upošteva navade uporabnikov Applovih naprav. Tudi nekdo, ki je nov na Macu, se bo v UPDF hitro znašel, saj so PDF dokumenti prikazani na pregleden in berljiv način​.

Minimalističen vmesnik ni le estetska prednost, temveč pomeni tudi manjšo krivuljo učenja. Zaposleni se lahko hitreje usposobijo za uporabo orodja, kar vodi v večjo produktivnost. Seveda UPDF odlično deluje tudi na sistemih Windows in Android, a optimizacija za Apple okolje je posebej dobrodošla za podjetja, ki uporabljajo MacBooke, iPade in telefone iPhone.

Ena izmed najsodobnejših odlik UPDF je integrirani pomočnik z umetno inteligenco UPDF AI. Zamislite si, da imate ChatGPT na voljo direktno v PDF urejevalniku. To je UPDF AI, ki temelji na jezikovnem modelu GPT 4o.

V praksi to pomeni, da lahko uporabnik »komunicira« z dokumentom. UPDF AI lahko povzame vsebino dolgega PDF poročila, prevede dokument v drug jezik, razloži strokovne izraze ali odgovarja na vprašanja o vsebini, kot bi imeli inteligentnega pogovornega partnerja za PDF​ dokumente.

Stroški programske opreme so za podjetja pomemben dejavnik. Ena najbolj privlačnih prednosti urejevalnika UPDF je njegova dostopna cena. V primerjavi z Adobe Acrobat Pro, ki je znan po visokih naročninah, stane UPDF le približno šestino cene Acrobata Pro. Na voljo je celo možnost življenjske licence za enkratno plačilo, kar odpravi stalne letne stroške. Za podjetja to pomeni občutno zmanjšanje stroškov programske opreme za PDF urejanje.

Kljub nižji ceni pa UPDF ne sklepa kompromisov pri zmogljivostih. Ponuja polno urejanje, pretvorbe, OCR in druge funkcije, ki jih sicer najdemo v dražjih orodjih. Ena licenca pa celo zadošča za uporabo na štirih napravah hkrati in to na različnih platformah. Medtem ko boste pri konkurenčnih rešitvah morali zakupiti ločene licence in tako znatno povečali stroške za prehod na brezpapirno poslovanje.

Če želiš pozabiti na papir, potrebuješ UPDF

Podjetja, ki želijo uspešno preiti na brezpapirno poslovanje, potrebujejo zanesljivo in celovito programsko orodje za delo z dokumenti. Z močnimi orodji za urejanje, bogatimi možnostmi za komentiranje in sodelovanje, pretvorbami v vse ključne formate ter naprednim OCR UPDF pokrije vse vidike digitalnega upravljanja dokumentov. Poleg tega se od konkurence loči po izjemno prijazni uporabniški izkušnji, dostopni ceni in inovativnemu vključevanju UI pomočnika, kar skupaj podjetjem prinaša opazno dodano vrednost.