Osebni portal kot temeljna podpora digitalizaciji kadrovskega vodenja

Z digitalizacijo kadrovske funkcije podjetja pridobijo več časa za razvoj voditeljstva in krepitev kompetenc zaposlenih, pridobijo kakovostne podatke za odločanje ter spremljanje osebnih ciljev posameznikov in strateških ciljev podjetja, hkrati pa omogočijo aktivno vključevanju zaposlenih v procese razvoja kadrov.

V podjetju Livar d. d. so ob digitalni transformaciji kadrovske funkcije prenovili in povezali kadrovski in voditeljski sistem, s čimer so pridobili zmožnosti za razvoj kadrov, vodenje talentov, obvladovanje kompetenc ter 360-stopinjsko ocenjevanje. Ob prenovi so uvedli tudi osebni portal zaposlenega, ki ponuja samopostrežne informacije iz sistema HRM in omogoča posredno komuniciranje s kadrovsko službo.

Osebni portal zaposlenim omogoča, da oddajajo mnenja in pobude, urejajo svoje podatke ter pridobivajo različne dokumente, vključno s plačilnimi listi.

Z uvedbo osebnega portala se je v kadrovski službi zmanjšal čas, ki so ga porabljali za operativna opravila, manjša pa je tudi možnost človeških napak. Zaposleni sami uresničujejo želje, kako in kdaj bodo upravljali s svojimi podatki, ki so jim 24/7 dostopni na portalu, s čimer so zaposlenim ponudili, da s kadrovsko službo komunicirajo na podoben način kot v zasebnem življenju.

Prek osebnega portala poteka tudi pridobivanje povratnih informacij, ki se od zaposlencev prenašajo neposredno v sistem KOPA HRM in od tam naprej v obliki poročil k vodjem. V drugi smeri se na portal prenašajo aktivnosti, ki se izvajajo znotraj sistema HRM, na primer zapisi iz letnih razgovorov, tako da lahko zaposlenci kadarkoli vidijo svoje cilje, naloge in uspešnost. Hkrati imajo na voljo tudi podatke o dopustih ter spremljajo stanje zdravniških pregledov, varstva pri delu, izobraževanj in usposabljanj.

Samostojno urejanje osebnih podatkov zaposlenca ter vpogled v zapise in dokumente, ki jih o njem vodi organizacija, je danes zaradi uredbe GDPR ena najpomembnejših možnosti osebnega portala zaposlenih.

Brezpapirna kadrovska funkcija se lahko bolj posveti kadrovskim procesom

Digitalizacija kadrovske funkcije prinaša tudi brezpapirno poslovanje, ki poleg skrajšanja procesov prinaša občutne stroškovne prihranke, še posebej v večjih organizacijah. V Premogovniku Velenje d. d. so na primer plačilne liste razdeljevali ročno, tako, da so jih natisnili, jih združevali z morebitnimi dopolnilnimi izpisi ter na koncu kuvertirali. Nato je sledilo dolgotrajno razdeljevanje na izplačilnih mestih ali osebni prevzemi v prostorih Upravljanja s človeškimi viri. Celoten proces za skoraj 2.200 zaposlenih je zahteval veliko dodatnega dela in časa, kar je zaposlenim pri upravljanju s človeškimi viri predstavljalo dodatno obremenjenost z deli, ki niso z njihovega strokovnega področja.

Da bi dodatno optimizirali delo kadrovske službe, so izvedli elektronsko vročanje plačilnih list, ki so ga razširili še na druga podjetja v Skupini Premogovnik Velenje. Gre za hibridno rešitev, ki poleg pošiljanja plačilnih list po e-pošti združuje še štiri informacijske kioske. Prek teh kioskov je zaposlencem omogočen vpogled v njihove kadrovske in plačne podatke ter dokumente, ki jih lahko tudi natisnejo.

S samopostrežnimi informacijami za zaposlene so izboljšali dostopnost informacij in avtomatizirali operativne naloge kadrovske službe, ki sedaj lažje izvaja strateško podporo vodstvu. S tem so postavljeni temelji za spremljanje napredka, lahko se identificirajo talenti in vzgajajo nasledniki. Kot ocenjujejo v Premogovniku Velenje, se je naložba v digitalno rešitev povrnila v enem letu.

Privlačno za generacijo Y in stroškovno učinkovito za organizacijo

Z digitalizacijo kadrovskih procesov organizacija postane bolj privlačna za generacijo Y. Slednja ima visoka pričakovanja glede uporabe informacijskih tehnologij na delovnem mestu, na primer, da lahko vedno in povsod dostopajo do podatkov in sodelujejo prek digitalnih kanalov, kar seveda vključuje tudi komunikacijo s kadrovsko službo.

Portal zaposlenih, ki je na voljo bodisi prek informacijskih kioskov bodisi prek različnih osebnih naprav (računalnik tablica, mobilni telefon), organizaciji odpira nove priložnosti in prihranke. S tem, ko se zmanjša količina papirnih dokumentov in čas za distribucijo kadrovskih dokumentov, na primer plačilnih kuvert, podjetje na letnem nivoju prihrani za več tisoč evrov neposrednih stroškov. Zaposlenim, ki skrbijo za pripravo in pošiljanje kadrovske dokumentacije, tak portal sprosti tudi tretjino delovnega časa, ki ga porabijo za podpro vodjem in zaposlencem pri razvoju kompetenc.