Kako zamenjava papirja s sistemom za upravljanje vsebin prinese koristi celotnemu poslovanju?

Prehod iz klasičnega papirnatega poslovanja na korporativni sistem za upravljanje vsebin (Enterprise Content Management ali krajše ECM) prinese koristi celotnemu poslovanju, vključno z večjo učinkovitostjo, nižjimi stroški poslovanja in ob pravilni implementaciji se stroški relativno hitro povrnejo. Kljub temu lahko pri uvedbi sistema za uporabljanje vsebin naletimo na odpor s strani posamičnih oddelkov, saj ti pogosto v njem ne vidijo nobene dodane vrednosti, saj ne verjamejo, da se ta lahko »vgradi« v njihove poslovne procese in v njihov način dela.

Veliko odpora pogosto prihaja s strani pravne službe, saj imajo pravniki pogosto pomisleke glede pravne veljavnosti digitalnih dokumentov. Čeprav je ta »strah« v določenih primerih upravičen, novodobni trendi na področju sistemom za upravljanje vsebin kažejo na to, da se lahko z uporabo elektronskih podpisov dokončno znebimo vseh dokumentov v papirnati obliki. Pogosto ima svoje pomisleke tudi oddelek prodaje, saj uvedba elektronske dokumentacije pogosto pomeni spremembo načina, kako prodajalci sodelujejo z njihovimi strankami. Prodajalec namreč običajno posel sklene tako, da sedi s stranko in skupaj podpišeta kupoprodajno pogodbo.

Kako preseči odpor do korporativnega sistema za upravljanje vsebin?

Preden se odločimo za uvedbo korporativnega sistema za upravljanje vsebin v naše poslovanje je ključnega pomena, da prej vsakemu oddelku posebej predstavimo dejanske koristi, ki jih bodo imeli z uvedbo tovrstnega sistema v primerjavi s klasičnim poslovanje. Tu seveda imamo v mislih predvsem stroke in učinkovitost poslovanja. Tu se moramo predvsem osredotočiti na slednje, saj lahko z uvedbo digitalnih dokumentov močno pohitrimo tako prodajni kot druge procese, s čimer lahko v enakem času dosežemo več ob hkratnem zmanjšanju stroškov poslovanja. Prodajni proces na primer z uporabo klasičnih papirjev lahko traja tudi več kot 30 dni pred dejansko izvedbo plačila, z uporabo korporativnega sistema za upravljanje vsebin pa se lahko popolnoma enak proces izvede celo manj kot v 24 urah. Enake koristi lahko imajo od tega sistema tudi pravni oddelki, saj sistem poenostavi in predvsem način pridobivanja ustreznih podpisov. Ker ta razpolaga z ustreznimi revizijskimi sledmi, so vsi dokumenti pravno veljavni in imajo enako dokazno vrednost kot papirni. S prehodom na korporativni sistem za upravljanje vsebin bodo številne koristi imeli tudi zaposleni v kadrovski službi. Z njegovo pomočjo se namreč lahko poenostavi celoten zaposlitveni proces, hkrati pa se izboljša zadovoljstvo zaposlenih, saj so jim vsi dokumenti dostavljeni v elektronski obliki.

Neglede na to, ali boste pri uvedbi korporativnega sistema za upravljanje vsebin naleteli na odpor oddelka za prodajo, pravne zadeve ali kadrovske službe, številne raziskave kažejo na to, da bodo s pravilnim pristopom in pravilno uvedbo tovrstnega sistema pridobile prav vse službe v podjetju. Najbolje bo, da se projekta lotimo na način, da naenkrat vključimo le po en oddelek, saj bomo pri tem uspešnejši.

Če želite izvedeti še več glede korporativnega sistema za upravljanje vsebin ter kako bo ta rešili vašo poslovno težavo, izboljšal poslovanje in znižal stroške, vam priporočamo, da se obrnete na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o (http://www.vibor.si/).