Kako poenostaviti delo?

Slabo spite zaradi vsake predstavitve novega izdelka in posodobitve funkcij saj vas skrbi, da se prodajna ekipa ne bo mogla pravočasno pripraviti na želeno raven uspešnosti?

Vas skrbi upadanje morale vaše ekipe in skrb, da so videti preobremenjeni in panični?

Če ste na zgoraj našteto odgovorili z “da”, se lahko potolažite z dejstvom, da niste sami. Na srečo so spremembe na poti.

Vedno večja organizacijska kompleksnost, tehnološka/informacijska preobremenjenost in delovno okolje, ki deluje 24 ur na dan 7 dni v tednu – krivci sodobnega sveta – povzročajo preobremenjenost zaposlenih, zmanjšujejo produktivnost in prispevajo k nizki stopnji zavzetosti zaposlenih.  To vpliva na organizacijo kot celoto in škodi poslovnim rezultatom.

Zaradi nekaterih nedavnih in presenetljivih statističnih podatkov, objavljenih v publikaciji Global Human Capital Trends 2015, ki jo je izdala družba Deloitte University Press, so podjetja postala pozorna. V skladu s študijo:

• 74 % vseh anketirancev je svoje delovno okolje ocenilo kot “kompleksno” ali “zelo kompleksno”.
• skoraj 72 % zaposlenih je izjavilo, da v informacijskih sistemih svojega podjetja ne morejo najti informacij, ki jih potrebujejo.
• 57 % odstotkov prekinitev pri delu je posledica orodij družbenih medijev ali preklapljanja med različnimi samostojnimi aplikacijami.
• ta stalna in mrzlična raven dejavnosti stane organizacije ogromno denarja, približno 10 milijonov dolarjev na leto za srednje velika podjetja.

Organizacije se zavedajo, da so spremembe neizbežne, zato iščejo načine za poenostavitev načina dela ter vodjem in zaposlenim pomagajo zmanjšati zapletenost.  Ta nova miselnost se imenuje ‘poenostavitev’.  Cilj poenostavitve je povsem jasen: poenostaviti zapletene ali neučinkovite delovne prakse in sisteme, da se zaposleni lahko osredotočijo na opravljanje dela.

Tukaj je nekaj smernic za začetek:

1. Poenostavitev naj bo poslovna prednostna naloga
Podjetja pogosto naredijo napako, ko svoje težave razdelijo na oddelke: “Težave z zavzetostjo zaposlenih? To je težava kadrovske službe. Težave z delovnimi procesi? To je težava operativnega sektorja. Težave s produktivnostjo? To je težava prodaje…”

Poenostavitev je treba obravnavati kot poslovno strategijo z rezultati, ki vplivajo na cilje in donosnost naložb celotnega podjetja.

2. Prepričajte se, da je vodstvo zavezano
Ključna je celovita podpora višjega vodstva, ki omogoča vpogled, uveljavlja disciplino ter zagotavlja, da so cilji usklajeni in prednostno razvrščeni. Deležniki iz vseh oddelkov morajo sodelovati pri oblikovanju poslovnega okvira, ki upravičuje preoblikovanje poslovnih procesov in delovnih tokov.

3. Spoznajte temeljne vzroke
Natančno določiti temeljni vzrok težav je težje, kot se zdi na prvi pogled.  Dobra poteza je ustanoviti skupino, ki se bo osredotočila na ugotavljanje težav tako, da se bo z zaposlenimi in vodji pogovarjala o časovno potratnih in zapletenih procesih, ki so za zaposlene najbolj frustrirajoči ali obremenjujoči.  S podrobnejšim pregledom svojih poslovnih procesov bodo podjetja bolje razumela svoje prednosti in slabosti, tako da bodo lahko načrtovala naslednje korake.

4. Razmislite o tehnoloških rešitvah, ki so preproste in enostavno delujejo
Z ognjem se spopadajte z ognjem. V tem primeru se proti zapletenim delovnim procesom in sistemom podjetja borite s tehnologijo, ki je zasnovana tako, da delo poenostavi.  Obstaja povsem nov razred rešitev za podporo uspešnosti, ki so bile zasnovane z mislijo na poenostavitev dela. Podpora za učinkovitost zagotavlja podporo pravočasno in neposredno. To pomeni, da zaposleni dobijo podporo, ki jo potrebujejo točno takrat, ko jo potrebujejo. Ne da bi iskali informacije v podatkovni zbirki ali se učili, kako to storiti, brez povezave… Ti sistemi uporabnike tudi opozarjajo na napake in jih vodijo po pravilnih korakih ali ponujajo avtomatizacijo, tako da nalogo opravijo bolje in hitreje.

Zaključek
Zapletenost današnjega delovnega mesta, preobremenjenost z informacijami in vedno “vklopljeno”, vedno povezano delovno okolje povzročajo preobremenjenost zaposlenih, slabšo učinkovitost in nižjo produktivnost. Organizacije se morajo zavedati, da je to poslovni problem, ki lahko, če se ga ne lotijo, škodi poslovnemu izidu podjetja.  Simplifikacija (poenostavitev načina dela) je proces razmišljanja, s katerim lahko vodje podjetij pridejo do osnovnega vzroka za težave, ki povzročajo največjo škodo, nato pa uvedejo korektivne delovne procese in tehnologije, ki zaposlenim pomagajo pri opravljanju dela.

Kako naprej
V podjetju Konica Minolta Slovenija vam z našimi rešitvami za inteligentno upravljanje informacij in robotsko avtomatizacijo procesov lahko pomagamo do poenostavljenega poslovanja. Če vas zanima kako vam lahko pomagamo izpolnite spodnji obrazec. Javili se vam bomo v najkrajšem možnem času.