Kako pametno pristopiti k upravljanju dokumentov in poslovnih informacij?

Manjkajoča dolgoročna vizija sedaj kaže svoje zobe. Informacije so razpršene po lokalnih shrambah, osebnih računalnikih, oblaku, različnih ekosistemih in poštnih strežnikih. Namesto preglednosti in dostopnosti se podjetja spopadajo s podatkovnimi silosi. Ko so podjetja spoznala svojo napako, so začela z implementacijo rešitev za skupno rabo datotek, kot so na primer dokumentni sistemi in poslovno-informacijski sistemi, vendar tudi to sčasoma ni bilo dovolj.

Ker se podjetja vse bolj zanašajo na podatke, vključno z nestrukturiranimi, so zastareli dokumentni sistemi neustrezni za upravljanje z informacijami. Zastareli sistemi se morajo umakniti in narediti prostor za inteligentno upravljanje informacij (IIM).

M-Files: hibridni informacijski sistem za obvladovanje podatkov

Razdrobljenost informacij otežuje iskanje. Če posameznik na primer išče dokument v sistemu za upravljanje odnosov s strankami (CRM), ga morda ne bo našel, če se le-ta dejansko nahaja v sistemu za načrtovanje virov podjetja (ERP). Torej, prvi izziv pri iskanju je »kje«. IIM rešitve, kot na primer M-Files, se ne menijo za lokacijske omejitve, saj so sposobne odstraniti silose z iskanjem po celotnem poslovnem okolju.

M-Files, inteligentna platforma za upravljanje dokumentov in poslovnih informacij, s katero razpolaga podjetje Konica Minolta Slovenija, preskoči vprašanje »kje je dokument« in se najprej vpraša »kaj je iskani dokument«.

Recept za uspešno iskanje je uporaba inteligentne plasti metapodatkov (IML), ki omogoča skoraj takojšnje iskanje dokumentov, datotek in ostalih poslovnih informacij, ne glede na to, kje so shranjeni. Gre za nevtralen pristop k inteligentnemu upravljanju informacij, ki uporabi informacije iz različnih virov na podlagi konteksta in ne določenega sistema, mape ali podmape, v kateri so informacije shranjene. IML omogoča, da uporabnik platformo M-Files poveže z več različnimi zunanjimi repozitoriji, kot so na primer Dropbox, SharePoint, omrežne mape in podobno.

Hkrati zagotavlja samodejno klasifikacijo in opremljanje dokumentov z vsemi potrebnimi metapodatki. Pri tem uporablja obveščevalne storitve, vrsto trezorskih aplikacij, ki avtonomno razvrščajo dokumente tako, da določijo razred dokumenta in predlagajo vrednosti metapodatkov s semantično in vizualno analizo poslovnega dokumenta.

360-stopinjska varnost podatkov in učinkovitost, ki je mogoča le z AI

Podatki so poslovno sredstvo, katere je potrebno zavarovati za zaščito konkurenčne prednosti in zagotovitev zakonodajne skladnosti. Če so podatki skriti oziroma nedostopni, se lahko poveča možnost kršitve podatkov. M-Files zagotavlja 360-stopinjski nadzor nad vsemi informacijami v sistemih in repozitorijih s politiko nadzora pravic dostopa uporabnikov. Na prvem mestu se poveča preglednost, s poenotenim dostopom do vseh poslovnih informacij pa se lahko pripravi tudi poglobljena delovna poročila, s katerimi lahko vodilni v podjetju sprejemajo kritične odločitve.

Ko slišite prvo pripombo zaposlenih, da iskanje dokumentov in informacij traja predolgo, ste že izgubili dragocena poslovna vira: čas in produktivnost zaposlenih. Platforma M-Files zaposlenim omogoča, da se namesto iskanja dokumentov osredotočijo na naloge, ki podjetju proizvajajo vrednost.

Opolnomočite oddaljene delavce

Pogosta napaka v hibridnih delovnih okoljih je izmenjava poslovnih informacij prek neustreznega komunikacijskega kanala, na primer e-pošte ali zastarelega dokumentnega sistema. S platformo M-Files boste ne samo opolnomočili oddaljene sodelavce, ampak obenem poskrbeli še za varnost in natančnost informacij, ki se izmenjujejo med pisarniškimi in oddaljenimi delavci.

Kaj boste torej pridobili z IIM sistemom M-Files? Izboljšanje poslovnih procesov, natančno in pregledno upravljanje poslovnih vsebin ter primerov strank, inteligentno in robotsko avtomatizacijo procesov in naposled še digitalizacijo dokumentov, pri kateri se pravzaprav začne sleherna digitalna zgodba.

Dokumentni vizionar

M-Files je že dve leti zapored v Gartnerjevem kvadrantu ocenjen kot največji vizionar. Tudi analitsko podjetje Forrester Research je prišlo do enake ugotovitve, vendar je pri tem pohvalilo še visoko sposobnost platforme pri avtomatizaciji administrativnih procesov in poslovanja.

Ste pripravljeni, da pametno pristopite k upravljanju poslovnih informacij in dokumentov? Za začetek si lahko ogledate nekaj prejšnjih webinarjev o M-Files (poskenirajte QR kodo).

Lahko pa stopite v kontakt s strokovnjaki podjetja Konica Minolta Slovenija za še več informacij in brezplačno svetovanje.