Kako je lastnik BMW servisa z Birokratom prihranil ure dela

Računi se ročno prepisujejo, bančni izpiski knjižijo eden po eden, iskanje stare dokumentacije pa pogosto pomeni izgubo časa in več možnosti za napake.

Podobno je še pred kratkim posloval tudi lastnik uspešnega BMW servisa iz Slovenije. Podjetje je raslo, povečevalo se je število servisnih naročil, računov in komunikacije s strankami, administracija pa je postajala vse večji problem.

“Vsak dan smo izgubljali ogromno časa z iskanjem dokumentov, ročnim knjiženjem računov in pregledovanjem bančnih izpiskov. Ko je bilo dela največ, je administracija postala skoraj večji problem kot sama organizacija servisa,” opisuje lastnik.

Ročno delo, podvajanje in velika možnost napak

Pred digitalizacijo so večino procesov izvajali ročno. Dokumenti so prihajali iz različnih virov, zaposleni pa niso imeli enotnega sistema za upravljanje dokumentacije in servisnih procesov. Zaradi tega je prihajalo do podvajanja dela, slabše preglednosti in več možnosti za napake.

Lastnik je želel rešitev, ki bi povezala digitalni zajem dokumentacije, avtomatsko knjiženje, organizacijo servisnih terminov ter boljšo komunikacijo s strankami. Odločil se je za uvedbo sistema Birokrat ePoslovanje in FreeLife CRM.

Dokumenti iz različnih kanalov na enem mestu

Ključna sprememba je bila uvedba digitalnega zajema dokumentov. Sistem danes samodejno zajema dokumentacijo iz elektronske pošte, BizBox predala, lokalnih map, XML dokumentov, PDF računov in bančnih izpiskov. Ko dokument prispe v sistem, ga programska rešitev samodejno obdela, razvrsti in pripravi za knjiženje.

Velika prednost sistema je tudi centraliziran pregled nad dokumentacijo. Vsi računi, bančni izpiski in ostali dokumenti so shranjeni neposredno v programu, zato zaposlenim ni več potrebno iskati datotek po elektronski pošti ali različnih mapah.

Sistem, ki se uči

Pomembna prednost rešitve je tudi možnost »učenja« sistema. Ko uporabnik določen tip dokumenta prvič obdela in nastavi pravila knjiženja, si sistem nastavitve zapomni. Ob naslednjem prejemu podobnega dokumenta samodejno prepozna dobavitelja, vrsto dokumenta, konto, davčno obravnavo in način knjiženja.

S pomočjo optične prepoznave dokumentov (OCR), XML obdelave in umetne inteligence se je količina ročnega dela močno zmanjšala. Podjetje danes porabi bistveno manj časa za administracijo, zaposleni pa se lahko bolj posvečajo strankam in organizaciji servisov.

Posebej velik prihranek časa so dosegli pri obdelavi bančnih izpiskov. Pred uvedbo sistema so zaposleni vsak izpisek knjižili ročno. Danes sistem bančne izpiske samodejno zajame iz elektronske pošte, pripravi knjiženje ter avtomatsko zapira odprte postavke.

Rezultat je hitrejša obdelava prilivov in odlivov, manj ročnega dela, manj možnosti za napake ter bolj ažurni finančni podatki.

Podjetje pa ni digitaliziralo le dokumentacije. Z uvedbo sistema FreeLife CRM so optimizirali tudi organizacijo servisnih procesov in komunikacijo s strankami.

Popolna organizacija in centraliziran dostop do podatkov

Danes sistem omogoča:

• avtomatsko naročanje strank na servise,
• pregled nad zasedenostjo servisnih terminov,
• organizacijo delovnih nalogov,
• avtomatske opomnike za redne servise,
• periodično obveščanje strank,
• pregled zgodovine servisov posameznega vozila,
• boljšo organizacijo dela med zaposlenimi.

“Stranke danes dobijo pravočasne opomnike za servise, termini so bolje organizirani, manj je napak in precej manj telefonskega usklajevanja. Sistem nam omogoča bistveno bolj profesionalno organizacijo poslovanja,” pojasnjuje.

Pomembna prednost digitalizacije je tudi centraliziran dostop do podatkov. V podjetju imajo danes vse dokumente na enem mestu.

Primer BMW servisa lepo kaže, kako hitro lahko podjetje preide iz ročnega poslovanja v sodobno digitalno okolje. Rešitve, kot sta Birokrat ePoslovanje in Birokrat poslovni programi, podjetjem omogočajo manj administracije, več nadzora in več časa za delo, ki ustvarja dodano vrednost.

Več lahko najdete na spletni strani www.birokrat.si. (P.R.)