Digitalizacija: Na kakšen način (še) lahko izboljšamo poslovanje?

Ustrezna digitalizacija in avtomatizacija poslovnih procesov omogočata zmanjševanje stroškov, ohranjanje tržnega deleža ali celo pridobivanje konkurenčne prednosti ter lažje obvladovanje dejavnikov tveganja – tudi na področju strateške nabave, ki predstavlja pomembno delovno področje številnih podjetij. Pri tem je po besedah mag. Roka Planinšca, direktorja sektorja ITS v skupini Unior, dobra preglednost nad podatki osnovni pogoj za izbiro najbolj optimalne strategije nabave in doseganje zastavljenih ciljev. Prav to so v njihovi skupini dosegli z uvedbo portala za upravljanje strateške nabave – Oracle Procurement Cloud.

Nabava: velik vpliv na poslovanje

Po mnenju vodij nabavnih procesov, ki so sodelovali v raziskavi The Deloitte Global CPO Survey 2019, bosta imeli uvedba sodobnih orodij za strateško nabavo (npr. upravljanje dobaviteljev; 37 % vprašanih) ter nadgradnja orodij za operativno nabavo (npr. e-nabava; 37 %) v naslednjih dveh letih na področju tehnologije (takoj za analitiko; 59 %) največji vpliv na poslovanje. Ustrezne naložbe v tehnologijo pa lahko ustvarijo prihranke, omogočijo hitrejše prepoznavanje tveganja pri posameznem dobavitelju in sprostijo čas zaposlenih, ki se lahko osredotočijo na naloge z višjo dodano vrednostjo. Na področju nabave gre predvsem za naložbe v sisteme, ki lahko pomagajo organizacijam pri ustvarjanju dokumentov, izbiri najboljših dobaviteljev, upravljanju tveganj dobaviteljev, nadzorovanju stroškov in drugih nabavnih postopkov.

Unior: Od nestandardiziranih do strukturirano vodenih nabavnih procesov

Nestandardizirani procesi lahko namreč, na primer, pri pripravi nabavnih razpisov kot tudi sprejemanju, pregledovanju in vrednotenju ponudb zahtevajo veliko nepotrebnega časa in truda. Med podjetji na slovenskem trgu, ki so se v preteklosti srečevali z izzivi na področju nabave, ki so bili posledica nestandardiziranih procesov, odvisnih od vsakega posameznika (npr. izvedba nabavnih razpisov, ki temelji na e-poštnih sporočilih in ročnih analizah v Excelu, razpršenost podatkov v različnih dokumentih in poštnih predalih), je tudi skupina Unior. Za izboljšanje svojih poslovnih procesov so iskali rešitev, s katero bi lahko vpeljali strukturiran in sistemsko voden proces priprave razpisov in vrednotenja ponudb, celotno komunikacijo z dobavitelji vodili on-line prek portala, dobaviteljem pa omogočiti registracijo, vzdrževanje lastnih podatkov in on-line oddajo ponudb. Želeli so sistem, ki bo zanesljiv in preprost za uporabo ter obenem tudi varen.

Rešitev za izboljšanje poslovnih procesov

Po besedah mag. Roka Planinšca so z uvedbo portala Oracle Procurement Cloud dosegli zastavljene cilje, obenem pa so bistveno izboljšali učinkovitost procesov nabavnih pogajanj. Standardizirani procesi sedaj zaposlenim omogočajo hitro pripravo in izvedbo postopkov, dobaviteljem pa neposredno sodelovanje z nabavnim oddelkom in predložitev ponudb prek ustreznega portala oziroma aplikacije. Pri tem je poudaril tudi, da je sistem deležen nenehnih posodobitev, pri nadgradnjah portala pa v ekipi ponudnika storitve in razvijalca sistema v slovenskem podjetju OSIR-ERPIS prisluhnejo tudi potrebam posameznega naročnika; če se izkaže, da je neka specifika zaželena pri več uporabnikih in smiselna za uvedbo, jo razvijejo in omogočijo njihovo uporabo. Za konec je še dodal, da se v skupini Unior dobrih šest mesecev po uvedbi omenjenega portala že zdaj poznajo prihranki na področju strateške nabave.