Kako produktivno delati od doma

Delo na daljavo in delo od doma sta dva velika svetovna trenda. To ni presenetljivo, saj vedno več ljudi raje dela s svoje najljubše lokacije, v optimalnem delovnem okolju, daleč stran od pisarniške drame in nenehnih prekinitev.

Kako meriti produktivnost pri delu od doma

Delo od doma bi lahko bilo bolj produktivno, kot delo v pisarni. Lahko pa je tudi vaša najslabša poslovna odločitev doslej, posebej, če ne premorete dovolj samodiscipline. Delo od doma preprosto ni za vsakogar.

Če ste doma manj produktivni kot v pisarni, vam delo od doma lahko močno škodi. Lahko celo dobite odpoved ali izgubite stranke. Zato morate biti zelo previdni in pri delu od doma ostati disciplinirani, ker boste samo tako tudi produktivni.

Formula za produktivnost = količina opravljenega dela v enoti časa

Produktivnost, ne glede na to, ali delamo od doma ali iz pisarne, lahko merimo z orodjem Task management. Task management nam pove, koliko časa je zaposleni posvetil določeni nalogi znotraj registriranega delovnega časa.

Osnovne funkcionalnosti orodja Task Management zajemajo:

• vodenje seznama aktivnih opravil,
• uvoz opravil iz zunanjih virov,
• beleženje količine dela po posameznih opravilih za vsak dan in vsakega zaposlenega posebej,
• vnašanje komentarjev k opravilom,
• definiranje dela registrirane prisotnosti, ki se deli po opravilih,
• avtomatska delitev določenih tipov prisotnosti in odsotnosti po opravilih,
• pregled preteklega razdeljenega dela,
• potrjevanje ali zavračanje razdeljenega dela po obdobjih,
• pošiljanje elektronskega sporočila ob zavračanju vnešenih opravil,
• izvoz podatkov o razdeljenem delu v različnih oblikah za nadaljnji obračun ali statistično analiz.

VIDEO: Predstavitev delovanja aplikacije TASK MANAGEMENT

Zakonodajni vidiki za delo od doma v izjemnih okoliščinah (koronavirus)

Glede na izpostavljeno ureditev je, ne le v času, ko je bila razglašena epidemija, temveč tudi v okoliščinah, ko je treba izvajati ukrepe zaradi preprečitve širjenja koronavirusne bolezni COVID-19 (npr. upoštevanje karantene, samoizolacije in drugih posebnih ukrepov, med katere sodijo tudi ukrepi, ki jih sprejme delodajalec zaradi omejitve tveganja za okužbo), možno začasno odrediti opravljanje drugega dela ali dela na drugem kraju (npr. na domu), saj navedena določba 169. člena ZDR-1 dopušča tako odreditev drugega dela kot spremembo kraja opravljanja dela v primerih, ko je ogroženo življenje in zdravje ljudi ali premoženje delodajalca.

Obveznost lahko traja le začasno, dokler trajajo take okoliščine oziroma dokler so podani pogoji po 169. členu ZDR-1 in je sprememba vrste in/ali kraja opravljanja dela nujna in potrebna

Poznate rešitev All hours? Omogoča registracijo delovnega časa, torej evidenco, vodenje odsotnosti ter podatke za obračun plač. Na voljo je na telefonu, računalniku in terminalu.

ZA BREZPLAČNI PREIZKUS REŠITVE ALL HOURS SE PRIJAVITE TUKAJ.

7 področij na katera mora biti pri odrejanju dela od doma pozoren delodajalec

1. Varnost in zdravje pri delu

Na podlagi Zakona o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11) je delodajalec dolžan zagotavljati varne in zdrave razmere za delo ne glede na vrsto dela, delovno mesto ali kraj, kjer delavec opravlja delo. V primeru izjemnih okoliščin, ko delodajalec na hitro odredi drugo delo ali delo na domu, pogosto ne bo uspel izvesti vseh predpisanih ukrepov na področju zagotavljanja varnega in zdravega dela, kar zajema ogled delovnega mesta na domu in izdelavo ocene tveganja. Glede na to, da gre v primerih dela na domu za praviloma manj tvegana in zdravju neškodljiva dela, ni pričakovati, da bi zaradi opustitve predpisanih zahtev (izdelava ocene tveganja) lahko v kratkem času, kolikor traja takšen izredni ukrep, prišlo do škodljivih posledic za zdravje delavca. V takšnem primeru naj delodajalec delavcu poda vsaj ustrezna navodila za varno in zdravo delo.

2. Primernost delovnega mesta

Pred odločitvijo o opravljanju dela na domu mora delodajalec razrešiti vprašanje, katera so tista delovna mesta, ki jih je sploh mogoče opravljati na domu. Delavec lahko na domu opravlja le delo, ki sodi v dejavnost delodajalca ali, ki je potrebno za opravljanje dejavnosti delodajalca.

3. Obseg dela

Določen naj bi bil tako, da delavec, ki dela na domu, opravi enak obseg dela, kot ga opravijo delavci, ki delajo v prostorih delodajalca). Potreben je dogovor o načini spremljanja dodeljenih delovnih nalog ter rezultatov delavca oziroma poročanje delavca o njih.

4. Vidik delovnega časa

ZDR-1 določa, da se delavec in delodajalec glede delovnega časa, nočnega dela, odmora, dnevnega in tedenskega počitka lahko dogovorita ne glede na minimalne standarde, ki jih v zvezi s tem določa ZDR-1, če:

• delovnega časa ni mogoče vnaprej razporediti oziroma,
• si delavec lahko razporeja delovni čas samostojno.

Pri samoorganizaciji delovnega časa ter s tem tudi odmorov in počitkov je torej delavec dolžan spoštovati pravila o varnosti in zdravju pri delu in si delovni čas organizirati tako, da si zagotovi ustrezne odmore in počitke.

Ne glede na navedeno izjemo v ZDR-1 pa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06) glede vodenja evidence o izrabi delovnega časa ne določa nikakršne izjeme glede dela na domu. Tako mora delodajalec tudi za delavca, ki dela na domu, med drugim v evidenco dnevno vpisovati naslednje podatke:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela.

5. Dosegljivost delavca

Za delavce, ki delajo na domu mora biti jasno dogovorjeno kdaj, v katerih urah, ter na kakšen način mora biti delavec dosegljiv za delodajalca ter delodajalec dosegljiv za delavca.

6. Zagotovitev delovnih sredstev

Potreben je dogovor o delovnih sredstvih in materialu, ki ga zagotovi delavec oziroma delodajalec ter višina nadomestila za njihovo uporabo:

• delovna sredstva kot so prostor, elektrika, komunikacijske povezave in podobno bo glede na njihovo naravo večinoma zagotavljal delavec. Za ta del bo skoraj vedno dogovorjeno nadomestilo.
• glede delovnih sredstev kot so računalnik, mobilni telefon, tiskalnik, miza, stol in podobno pa je možno, da jih bo zagotavljal delavec, za kar mu bo delodajalec plačal nadomestilo. Če jih bo zagotovil delodajalec, se v tem primeru nadomestilo za ta delovna sredstva ne plača.

7. Plačilo za delo

V mesečni bruto plači so zajete vse opravljene ure, razen v primeru, če delodajalec delavcu odredi nadurno delo.

8. Varstvo poslovnih skrivnosti in drugih občutljivih podatkov

Delodajalec mora omogočiti varno povezave v svoje omrežje ter omrežje delodajalca. V dogovor sodi npr. omogočanje varne povezave v omrežje oz. do informacijskega sistema delodajalca, ter način sporočanja podatkov, ki so pomembni za izvajanje pogodbe o zaposlitvi (npr. bolezen in napotki glede varnega in zdravega dela od doma).

Obveščanje Inšpektorata RS za delo o opravljanju dela na domu

Ko delodajalec odredi delo na domu v primeru izjemnih okoliščin, je treba takoj, ko je to mogoče, obvestiti o opravljanju dela na domu Inšpektorat RS za delo. Obseg obveščanja v zakonu ni predviden, je pa smiselno obvestiti o tem, kdo delo opravlja, kakšno delo se opravlja, kje se opravlja in koliko časa je opravljanje dela predvideno.

Obvešča se lahko tudi preko elektronske pošte na naslov: prijave.irsd@gov.si

Za koga je delo od doma primerno

Začnimo z najbolj očitno stvarjo. Vsakega dela ali opravila ni mogoče postoriti od doma. Nekatere naloge in poklice je mogoče v celoti opravljati od doma – brez kakršnihkoli obiskov pisarne.

Spet druge službe omogočajo, da se le del nalog lahko opravi od doma. V tem primeru je dobrodošla možnost ta, da takšna opravila in naloge združite ter jih opravite na daljavo – torej le nekaj dni v tednu delate od doma.

Gre za v praksi najbolj priljubljen scenarij. Na enak način si lahko omislite dodatno delo za dodaten zaslužek, če želite doma postoriti še kaj drugega kot le službena opravila.

Nekaterih del pa preprosto ni mogoče opravljati na daljavo in od doma. Lep primer so različna terenska dela.

Ko govorimo o delu od doma, ne gre le za različne vrste služb. Upoštevati morate tudi, da delo od doma nekaterim vrstam osebnosti bolj ustreza kot drugim.

Najpogostejše značilnosti uspešnega zaposlenega, ki dela od doma, so:

• oseba opravlja miselno ali kreativno delo, obvlada tehnologijo (običajno) vase zaprta oseba, ki rada dela sama,
• zelo odgovorna oseba, ki spoštuje postavljene roke,
• oseba, ki zna dobro pisati in komunicirati (tudi v e-pošti, sporočilih itd.),
• oseba, ki zna uravnotežiti zasebni in delovni čas.

Najboljši način, da ugotovite ali delo od doma ustreza vaši osebnosti je, da ga preizkusite. Poskusite z delom od doma. Povsem preprosto je – nekajkrat delajte od doma in hitro boste videli rezultate.

Ne glede na rezultat vedite, da stvari niso zacementirane.

V nekaterih življenjskih obdobjih nam delo od doma ustreza bolj kot sicer. Na začetku je delo od doma morda bolj razburljivo. Ko dlje časa delate od doma, lahko delo postane dolgočasno, vi pa osamljeni. Za uspešno delo od doma potrebujete pravo lokacijo, delovne pogoje in prijatelje, ki delajo od doma.

Prav zato svetujemo, da najprej preizkusite, ali vam delo od doma sploh ustreza.

Največje prednosti dela od doma

1. Manj motenj – če so vaši možgani sposobni globokega razmišljanja

Če delate od doma, se lahko izognete številnim motnjam, kot so nepomembni sestanki, klepet v pisarni, nenamerni telefonski klici in prekinitve s strani šefov ter sodelavcev.

Ko delate od doma, ste daleč stran od pisarniške drame in politike. Brez teh prekinitev lahko ves čas v miru resnično delate.

No, razen če dovolite, da moteči dejavniki domačega okolja vplivajo na vašo produktivnost. Osebni klici, hišni ljubljenčki, gospodinjska opravila idr. lahko hitro nadomestijo tipične motnje, ki ste jim priča v pisarni.

Naj vam zaupam skrivnost: če vaši možgani dlje časa niso navajeni na zelo osredotočeno delo, bodo samodejno iskali moteče dejavnike (na primer obisk stranišča ali hladilnika).

Rešitev, če želite biti produktivni pri delu od doma, je usposobiti možgane za globoko in osredotočeno delo. Trening možganov se praktično ne razlikuje od treninga mišic. Poskušate ostati čim dlje osredotočeni, in ko začne vaša pozornost upadati, zopet nežno preusmerite svoje misli na nalogo.

Tega seveda ni enostavno narediti, vendar lahko le tako (na)trenirate svojo zbranost. Vedno znova se zberite za opravljanje naloge, dokler je ne opravite ali dokler resnično ne nastopi čas za odmor.

2. Intenzivnost dela lahko prilagodite svojemu biološkemu ritmu

Naslednja velika prednost dela od doma je nekoliko bolj prilagodljiv urnik. Doma imate več možnosti za prilagajanje vrstam dela, ki jih opravljate ob določenih urah, in odločitev o tem, kdaj si vzamete daljše odmore.

Delo od doma vam omogoča, da ne samo upravljate s svojim časom, temveč tudi z energijo; tako lahko intenzivnost ter vrsto dela prilagodite trenutnemu počutju in nivoju energije.

Naj omenim nekaj stvari, ki jih lahko veliko lažje postorite, če delate od doma. Lahko:

• se zgodaj zbudite in takoj začnete opravljati najpomembnejšo nalogo;
• se odločite za kratek odmor, tudi dremež, če nimate (več) energije za delo;
• telovadite med odmori ali se vsaj raztegnete in si hitreje opomorete;
• opravljajte najzahtevnejša dela v času, ko ste biološko na vrhuncu moči.

3. Popolnoma prilagodljivo delovno okolje

Poslovne pisarne so danes zagotovo prijaznejše in bolj prijetne kot so bile včasih, vendar še vedno obstajajo omejitve glede tega, koliko si lahko prilagodite svoje delovno okolje.

Vsako podjetje želi ohraniti nekakšno pisarniško zasnovo, zato naj bi bili mize, stoli in pisarniška oprema bolj ali manj enaki za vse zaposlene. Osebni okraski lahko skazijo takšno enotno zasnovo.

Na drugi strani pa lahko domačo pisarno popolnoma prilagodite sebi; še posebej, če doma nimate nobenih stikov s strankami ali poslovnimi partnerji.

Delo v prostoru, ki vam je resnično všeč, je lahko velika prednost. Delovno okolje namreč močno vpliva na vaše razpoloženje in produktivnost. Če se torej odločate za delo od doma za polni ali skrajšan delovni čas, poskrbite za domačo pisarno, ki vam je res všeč.

Nekaj pomembnih nasvetov pri postavitvi domače pisarne:

• ne delajte v kuhinji ali dnevni sobi. Namesto tega si uredite majhen kabinet ali pisarno.
• poskrbite, da bo v prostoru dovolj svetlobe in zraka.
• poskrbite, da bodo vrata v vaši pisarni zaprta, da boste lahko delali brez motenj.
• kupite si kakovosten ergonomski stol, velik računalniški monitor ali morda kar mizo za delo stoje.
• okrasite domačo pisarno na način, ki vam bo dvignil razpoloženje in motivacijo.
• poskrbite za čim manj motečih dejavnikov (televizija, hladilnik, stacionarni telefon itd.).
• naj bo vaša delovna miza (in datoteke v računalniku) urejena in organizirana.

4. Vožnja nikoli ne prihrani časa in denarja

Vožnja na delo (in domov) lahko terja veliko časa, energije in denarja. Če daljše razdalje premagujete z lastnim avtomobilom, je to slabo tudi za okolje.

Z delom od doma lahko vsako leto prihranite na stotine ur, evrov in kilogramov ogljičnega odtisa. Tudi če delate od doma le en ali dva dni v tednu, se prihranki sčasoma nakopičijo.

Kljub temu imate pri delu od doma nekaj dodatnih stroškov, kot so elektrika, ogrevanje, amortizacija za uporabo lastne opreme itd.

Toda to so stroški, ki jih vaše podjetje prihrani, zato so številna podjetja zaposlenim pripravljena povrniti dodatne stroške, ki jih prinese domača pisarna. Prihranjeni čas pa lahko porabite za ustvarjanje dodatnega zaslužka, družino, šport in/ali hobije.

Z enostavno analizo stroškov in koristi si lahko hitro izračunate in preverite, ali je delo od doma za vas smiselno. Za večino ljudi je!

Največje pasti dela od doma

1. Slaba samodisciplina, brez sledenja porabe časa

To je nekaj nepogrešljivih nasvetov, kako ostati discipliniran pri delu od doma:

• pripravite seznam nalog, ki jih boste opravili čez dan,
• sporočite svoj dnevni načrt dela svojemu nadrejenemu in sodelavcem
• prijavite se na delo iz domače pisarne, ter po koncu odjavite (in poskrbite, da bo šef videl vaše urnike dela),
• sledite čas, porabljen za različne naloge,
• bodite na voljo prek aplikacij za spletni klepet ali telefona (vendar pri poglobljenem delu uporabite način »ne moti«),
• poskrbite, da imate tudi v računalniku urejeno »delovno okolje«, npr. z zaznamki, bližnjicami itd., ter poskrbite, da vas igre, družabni mediji, televizija ali druge vrste zabave ne bodo motili.

Do produktivnosti pri delu si lahko pomagate tudi z različnimi orodji in o svojih rezultatih sproti poročate šefu ali nadzorniku. Primeri takih orodij so:

All hours – za prijavo in odjavo z dela preko mobilnega telefona

My hours – za podrobno evidentiranje vašega časa, porabljenega za različne projekte in naloge

Slack – za komunikacijo s sodelavci

Zoom – za video konference, klice, sestanke in srečanja ekip v virtualnem okolju

Trello – Kanban plošča za vodenje projektov

Google Drive in Dropbox – za sinhronizacijo in deljenje datotek s skupino sodelavcev

Poznate rešitev All hours? Omogoča registracijo delovnega časa, torej evidenco, vodenje odsotnosti ter podatke za obračun plač. Na voljo je na telefonu, računalniku in terminalu.

ZA BREZPLAČNI PREIZKUS REŠITVE ALL HOURS SE PRIJAVITE TUKAJ.

2. Izolacija in občutek spregledanosti

Ljudje smo družabna bitja, ne moremo uspevati brez človeških interakcij. Prav medsebojne interakcije so tisto, kar nam pomaga, da rastemo, se učimo in se počutimo cenjene. Izolacija pa je eden glavnih razlogov za depresijo in manko produktivnosti.

Še pomembneje pa je, da lahko z delom v skupinah dosežemo veliko več kot s samostojnim delom. Ekipe potrebujejo dosledno osebno dinamiko za pravilno delovanje. V primeru, da delate zgolj od doma, se lahko pogosto pripeti, da ljudje v zelo pomembnih trenutkih preprosto pozabijo na vas.

Lahko bi dejali, da ste večkrat spregledani. Ker vas ne vidijo, na vas pozabijo tudi ob zanimivih projektih, službenih napredovanjih itd.

Da se ne boste počutili izolirane in spregledane, storite tole:

• poskrbite, da boste vedno opravili svoje delo in postali nepogrešljiv del ekipe.
• delajte od doma le nekaj dni v tednu ali pa vsaj en dan namenite sestankom v pisarni.
• redno se pogovarjajte s šefom in sodelavci (po telefonu ali v aplikacijah za spletni klepet).
• pomagajte sodelavcem, ko je potrebno, spomnite se njihovih rojstnih dni in pokažite, da vam je mar.
• opravite redne videokonference z ekipo.
• ne zamudite dogodkov za krepitev ekipnega duha (ang. team building) in podobnih dogodkov.
• ne nadomeščajte pomanjkanja socialne interakcije s povečano rabo družbenih medijev.

3. Hladilnik

Mogoče se sliši neverjetno, a ena največjih motenj v domačem okolju je lahko hladilnik (ali kuhinja na splošno). Hladilnik ni le moteč dejavnik, ki vas nenehno poskuša zapeljati, da prekinete z delom, obenem je tudi poln kalorij.

Preveč kalorij pa vodi v pridobivanje telesne teže. Mnogi ljudje, ki delajo od doma, poročajo, da imajo težave z omejevanjem apetita. Med vsakim odmorom namreč v kuhinji poiščejo okusen prigrizek.

Delo od doma ne zahteva le delovne discipline, ampak tudi disciplino, ki vas bo ustavila pred pretiranim hranjenjem. Kot rečeno, delo od doma nima samo pozitivnih plati.

Seveda pa obstaja nekaj trikov, kako lahko med delom od doma zajezite svoj apetit:

• poskrbite za zdrav zajtrk, s katerim boste zaužili dovolj hrane, da vam dlje časa ne bo treba jesti.
• med delom ne malicajte.
• če že, si privoščite le prigrizke, ki nimajo preveč kalorij (jabolko, ovsena kaša itd.).
• doma imejte čim manj nezdrave hrane.
• tako, kot ne delate tam, kjer spite, tudi ne jejte tam, kjer delate. (Mogoče niste ves čas lačni, prav mogoče pa je, da postanete zaspani.)

Recept za uspešno delo od doma

Povzemimo, kako lahko uspe(va)te z delom od doma. Najprej razvijte nabor kompetenc, ki vam omogočajo delo od doma; če ne s polnim delovnim časom pa vsaj s skrajšanim.

Nato boste potrebovali veliko notranje motivacije, da ostanete produktivni doma. Zato se pri delu od doma prepričajte, da opravljate delo, ki ga imate res radi.

Ustvarite si popolno delovno okolje za delo od doma. Uredite si pisarno z veliko delovno mizo, ergonomskim stolom, dvema velikima monitorjema in drugo pisarniško opremo, ki vam je všeč. Naj bo delovna soba motivacijska in naj bo urejena. Bodite ponosni na svojo domačo pisarno.

Nato poskrbite, da boste resnično delali doma, brez motenj. Da bi to dosegli, boste morali pravilno natrenirati možgane, kar bo sprva morda težko. A z dovolj treninga bo vaša produktivnost zrasla do neba.

Poleg tega boste, če delovni čas prilagodite svojemu biološkemu času (t. i. bioritmu), postali nepremagljivi.

Do produktivnosti si pomagajte z različnimi orodji, kot je Task Manager. Če boste spremljali porabo svojega časa, boste zagotovo (p)ostali bolj disciplinirani. Obstaja veliko čudovitih orodij, ki lahko naredijo čudeže pri delu od doma.

In nenazadnje, ne pozabite na komunikacijo s šefom, sodelavci in strankami. Nikoli ne zanemarjajte poslovnih odnosov. Če pravilno negujete odnose in vedno izpolnite tisto, kar ste obljubili, tudi če delate od doma, vas ljudje ne bodo nikoli pozabili vključiti v zanimive projekte in vas bodo imeli v mislih za napredovanje v podjetju.

ZA BREZPLAČNI PREIZKUS REŠITVE ALL HOURS SE PRIJAVITE TUKAJ.