Dokumenti danes ne čakajo več v pisarni

Račun prispe po elektronski pošti. Potrdite ga na telefonu med čakanjem na sestanek. Dokument se samodejno shrani v pravo mapo, sodelavec v drugi poslovalnici pa ga brez težav natisne na lokalni napravi.

Brez pošiljanja priponk.
Brez VPN povezav.
Brez klica v IT: »Meni spet ne dela tiskalnik.«

V praksi danes največ frustracij pogosto ne povzročajo veliki sistemi, ampak majhne vsakodnevne stvari. Dokument, ki ga ne najdete pravočasno. Tiskanje iz napačne naprave. Datoteka, ki ostane na računalniku v drugi poslovalnici. Ravno tukaj pa podjetja vse pogosteje iščejo bolj preproste in mobilne načine dela z dokumenti.

Prav zato postajajo vse bolj pomembne cloud rešitve, ki poenostavljajo vsakodnevno delo, kot so Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS), Kyocera Cloud Capture (KCC) in Kyocera Cloud Information Manager (KCIM). Ne zato, ker bi bile kompleksne, ampak ker zelo hitro rešijo konkretne težave, ki jih verjetno poznate tudi sami.

Manj kompliciranja, več narejenega dela

KCPS je dober primer rešitve, kjer korist razumete skoraj takoj. Program omogoča mobilno tiskanje in skeniranje prek oblaka brez zapletenih nastavitev ali dodatnih strežnikov. Še posebej zanimivo pa je, da je licenca vezana na število naprav, ne uporabnikov. To pomeni, da lahko na primer na treh napravah v treh poslovalnicah omogočite mobilno tiskanje neomejenemu številu zaposlenih.

In iskreno – kolikokrat danes dokument odprete na telefonu, potem pa ga ne morete hitro natisniti ali poslati v pravi sistem?

Prav tukaj se pokaže, zakaj takšne rešitve niso več samo “dodatek”, ampak postajajo del normalnega delovnega procesa.

Podobno velja za KCC. Če pri vas zaposleni še vedno ročno shranjujejo dokumente, jih preimenujejo in razvrščajo po mapah, potem veste, koliko časa gre za opravila, ki podjetju v resnici ne prinesejo nobene dodane vrednosti.

KCC ta del precej poenostavi. Administrator enkrat pripravi procese (workflowe), uporabnik pa potem na napravi samo izbere ustreznega. Sistem nato dokument samodejno zajame, ga pravilno poimenuje in shrani v SharePoint, OneDrive ali drugo cloud okolje.

Namesto dodatnega klikanja, preimenovanja datotek in iskanja pravih map se lahko zaposleni preprosto posvetijo delu. In prav to je verjetno največja prednost takšnih rešitev – ni vam treba razmišljati o tehnologiji. Stvar preprosto deluje.

Ko dokument postane informacija

Več mobilnosti pomeni tudi več vprašanj o varnosti in preglednosti dokumentacije. Danes ni več dovolj samo to, da dokument nekje obstaja. Pomembno je, da ga hitro najdete, da do njega dostopajo pravi ljudje in da imate nad dokumentacijo pregled.

Kyocera Cloud Information Manager oziroma KCIM omogoča centralizirano upravljanje dokumentacije, hitrejše iskanje informacij ter boljši nadzor nad dokumentnimi procesi in dostopi. Namesto iskanja po elektronski pošti, različnih mapah ali računalnikih imate dokumente zbrane na enem mestu, do njih pa lahko dostopate precej bolj pregledno in varno.

To je še posebej pomembno v času, ko zaposleni delajo iz različnih lokacij in na različnih napravah. Problem danes namreč pogosto ni več, ali dokument obstaja, ampak kako hitro lahko do njega dostopate in ga delite s pravo osebo.

In morda je prav zato vse več podjetij pozornih na rešitve, ki zmanjšujejo vsakodnevno trenje pri delu. Manj iskanja dokumentov. Manj pošiljanja priponk. Manj nepotrebnih korakov.

Ker na koncu nihče ne želi izgubljati časa z dokumenti. Ljudje želijo samo hitro priti do informacij in nadaljevati z delom.

Več lahko najdete na spletni strani www.xenon-forte.si. (P.R.)