Tudi od doma enostavno in varno dostopajte do dokumentov

V današnjih časih je s pojavom virusa Covid-19, za katerega je postalo očitno, da se ga ne bomo znebili tako hitro, postalo jasno, da je digitalizacija ključ do nemotenega poslovanja podjetja. Veliko podjetij pa še danes hrani kup dokumentov v takšnih in drugačnih oblikah. Ko te dokumente selimo iz papirne v digitalno obliko ali jih zgolj shranjujemo v digitalni obliki, moramo biti na to pripravljeni – v vsej dokumentaciji se namreč ne smemo izgubiti. In če še nismo pripravljeni, je zdaj skrajni čas za to, da poskrbimo za skok v 21. stoletje.

Pri tem so uporabnikom v veliko pomoč podjetja, kot je Vibor, ki je med drugim s svojimi rešitvami v marsikaterem podjetju poskrbelo za manj sivih las zaposlenih. Z več kot 25 letnimi izkušnjami lahko Vibor zadovolji vse potrebe svojih zadovoljnih strank na področju upravljanja z dokumenti. V želji uporabnikom omogočati hitrejše in kakovostnejše storitve so vpeljali tudi napredno pomoč uporabnikom na daljavo.

ViborApp za enostavnejše poslovanje

ViborApp omogoča pregledno upravljanje z dokumenti ter visoko stopnjo prilagodljivosti in varnosti z možnostjo integracije in dorazvojem. Sistem je idealen za uporabo od doma z enostavnim dostopom do pregledovanja dokumentov, potrjevanja, iskanja … Dokumentni sistem ViborApp je namenjen manjšim podjetjem, a nudi bolj ali manj vse, kar nudijo preostali dokumentni sistemi. Srednja in velika podjetja pa se bodo poslužila dokumentnega sistema DocuWare, ki omogoča enostavnejši zajem navadno kompleksnejših delovnih procesov podjetja in večjega števila uporabnikov.

Aplikacija ViborApp omogoča preprost zajem dokumentov od samodejnega in ročnega indeksiranja do uvoza dokumentov iz skenirnih naprav ali iz sistema uporabnika. Prav tako omogoča klasifikacijo glede na tip dokumenta, tiskanje v aplikacijo in zaporedno shranjevanje.

V aplikaciji lahko izbiramo dodeljene uporabnike ter dodeljujemo dokumente različnim nivojem uporabnikov. Dokumente lahko celo podpisujemo, jih potrjujemo ali zavračamo. ViborApp omogoča iskanje po ključnih besedah, kot bi uporabljali internetni brskalnik. Vse to lahko opravljate kjerkoli in kadarkoli.

Da ne bi zamudili česa pomembnega, vas ViborApp obvešča znotraj aplikacije ali po e-pošti. Nikoli več ne boste zamudili novega ustvarjenega dokumenta ali sprememb, ki jih bodo vnesli uporabniki. Omogoča tudi seznam opravil, revizijsko sled … Ne omogoča pa različice v oblaku.

ViborApp omogoča dolgoročno hrambo ali samodejno brisanje na določeno obdobje. Tako boste imeli zakonsko skladen arhiv z vsemi predpisi in smernicami. Z dokumentnim sistemom ViborApp boste deležni visoke stopnje fleksibilnosti in možnosti povezav z ostalimi programskimi paketi in rešitvami.

DocuWare za tiste, ki želijo še več

Podobno kot ViborApp, je DocuWare varna shramba za podatke o zaposlenih, finančne zapise podjetja, pogodbe in ostale pomembne dokumente. Dokumente preprosto arhivirajte v digitalni obliki in pozabite na papirne različice. S tem ne boste zgolj vedeli, kje dokumenti so, ampak jih boste imeli vedno pri roki, organizirane in pripravljene za revizijo. Tudi doseganje standardov skladnosti (med drugim z GDPR ) je s tovrstnimi rešitvami poenostavljeno in zagotovljeno.

Z DocuWare lahko dokumente shranjujete v različnih formatih, kot so PDF, Word, Excel, PowerPoint … Podatki se pošiljajo prek HTTPS, vsi dokumenti pa so AES šifrirani.

Dokumentni sistem lahko kar sam poskrbi za varnostne kopije, tako da se podatki ne bodo izgubili, ob morebitni potrebi po obnovi zaradi nesreče pa bo postopek zelo enostaven.

Naj bo glavno vodilo tako dela v pisarni kot dela od doma boljša organizacija in učinkovitost, delo pa naj bo lažje, seveda pa mora biti poskrbljeno tudi za varnost. S partnerjem, kot je Vibor, imate vse to zagotovljeno.

Več o omenjenih rešitvah najdete na www.vibor.si. (P.R.)