Storitve elektronskega arhiviranja

Uporabniki Genisovih informacijskih rešitev lahko odslej izboljšajo svoje elektronsko poslovanje z zakonsko skladnim elektronskim arhiviranjem poslovne dokumentacije. Arhiv Republike Slovenije je namreč že izdal odločbo o registraciji Genisove programske opreme e-Arhivar in storitev elektronskega arhiviranja, kar podjetju omogoča trženje storitev in rešitev arhiviranja elektronskih dokumentov. V Genisu načrtujejo, da bodo v letošnjem letu samo s storitvami in rešitvami na področju elektronskega arhiviranja ustvarili prek 550 tisoč eurov prihodkov.

Genis je z registracijo svojih storitev e-hrambe in spremljevalnih storitev ter programske opreme za elektronsko arhiviranje e-Arhivar organizacijam omogočil poceni uvedbo elektronskega arhiviranja kot storitve ter nakup vrhunskega arhivskega sistema kot strateškega gradnika za elektronsko poslovanje. Glavne prednosti Genisovih storitev elektronskega arhiviranja so, da uporabnikom prihranijo začetno naložbo v elektronski arhiv in reorganizacijo, po drugi strani pa omogočajo učinkovito povezovanje arhivske funkcije s poslovnimi aplikacijami in sistemi, ki jih že uporabljajo v organizacijah. “Uvedba elektronskega arhiva je razmeroma zahtevna naloga, saj ni dovolj le nakup tehnološke rešitve. Še pred namestitvijo in vpeljavo zakonsko ustrezne tehnološke rešitve je potrebno vzpostaviti projekt uvedbe z jasno določenimi časovnimi roki, deležniki in aktivnostmi, ki se nanašajo na posodobitev notranjih pravil, vpeljavo novih postopkov in višje varnostne zahteve,” je pojasnil Stane Štefančič, direktor podjetja Genis.

V letošnjem letu bo Genis veliko pozornosti namenil uporabi storitev in rešitev za elektronsko arhiviranje v nabavnem procesu in pri elektronski pošti. Zato bodo zmožnosti za trajno hrambo pravno veljavne elektronske dokumentacije v prvi vrsti ponudili uporabnikom rešitve e-Računi. “V primeru e-Računov pomeni vključitev funkcionalnosti elektronskega arhiva dodatno avtomatizacijo in skrajšanje nabavnega procesa ter znižanje operativnih stroškov,” je poudaril Štefančič.

Genis se bo v okviru aktivnega nastopa na tržišču storitev in programske opreme za elektronsko arhiviranje osredotočil na izboljšave poslovanja zdravstvenih in finančnih ustanov, proizvodnih in trgovskih podjetij, javne uprave ter uslužnostnih podjetij oziroma večjih organizacij, kjer nastaja veliko število elektronskih zapisov, ki terjajo regulirano dolgoročno hrambo.

Genisove storitve za elektronsko arhiviranje
Genis je registriral vse tipe storitev elektronskega arhiviranja, ki jih opredeljuje slovenska nacionalna zakonodaja (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Uredba o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva, Enotne tehnološke zahteve):
” storitev e-hrambe
” zajem dokumentarnega gradiva v digitalni obliki
” pretvorba dokumentarnega gradiva v digitalni obliki v obliko za dolgoročno hrambo
” urejanje in odbiranje dokumentarnega gradiva v digitalni obliki
” uničevanje dokumentarnega gradiva v digitalni obliki
” zagotavljanje varnih prostorov za hrambo gradiva v digitalni obliki
” zajem dokumentarnega gradiva v fizični obliki
” pretvorba dokumentarnega gradiva iz fizične v digitalno obliko
” uničenje dokumentarnega gradiva v fizični obliki
” zagotavljanje varnih prostorov za hrambo gradiva v digitalni obliki
” priprava ali pomoč pri pripravi notranjih pravil
V Genisu so pri razvoju storitev za elektronsko arhiviranje upoštevali mednarodne industrijske standarde in dobre prakse (MoReq, ITF, DoD 50015, ISO 15005 in ISO/IEC 15489 ter ISO/IEC 27001:2005 in ISO/IEC 17799:2005, ISO/IEC 18044, …).