Kako se lahko pripravite na Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti?

Novela zakona ZEPDSV-A spreminja, kako podjetja vodijo evidence o delovnem času svojih zaposlenih, katere informacijo morajo hraniti, hkrati pa tudi dopolnjuje definicijo delavca. Katere so glavne spremembe, na katere morajo paziti podjetja?

• Vodenje evidence o vseh delavcih, za katere se delodajalec šteje za delodajalca, po novem zakonu to velja tudi za študente in honorarne delavce z avtorskimi ali podjemnimi pogodbami.
• Novosti v zvezi s hrambo novih podatkov, ki jih je potrebno vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa, vključno s časom prihoda in odhoda, izrabo in obsegom odmora med delovnim časom, številom opravljenih ur v posebnih delovnih pogojih, neenakomerno razporejenem in začasno prerazporejenem delovnem času in še več podobnih podatkov.
• Odgovornost delodajalca o pisnem obveščanju o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec.
• Odgovornost delodajalca, da na kraju opravljanja dela hrani evidenco o izrabi delovnega časa.
• Uvedba elektronskega načina vodenja evidence delovnega časa.
• Možnost predloga delavcev za obveznost vodenja evidence delavnega časa.

ZEPDSV-A je poskrbel za večje premike na področju evidence delovnega časa. Podjetja morajo do 20. novembra poskrbeti za skladnost z novo zakonodajo, v nasprotnem primeru jih čakajo globe.

Seznam sprememb je obsežen, večina obstoječih rešitev za vodenje evidence delovnega časa pa neustrezno opremljenih. Podjetje Pro-bit je novo zakonodajo spremljalo od samega začetka. Posodobili so rešitev PRO.4 Evidenca delovnega časa (EDČ) in jo pripravili za zakonsko skladno vodenje evidenc delovnega časa.

Kako PRO.4 EDČ poskrbi za zakonsko skladno vodenje evidenc delovnega časa?

S programsko opremo PRO.4 EDČ si lahko podjetja poenostavijo prehod na novo zakonodajo. EDČ omogoča beleženje in hrambo natančnih podatkov o delovnem času zaposlenih, kar vključuje prihode, odhode, malice in odmore. Izračun skupnih delovnih ur, vključno z nadurami, posameznega delavca poteka samodejno, kar zmanjša možnost morebitnih napak pri izračunih.

V skladu z novim zakonom ZEPDSV-A program omogoča tudi preračunavanje dodatkov za delo v posebnih pogojih, neenakomerno razporejenem in začasno prerazporejenem delovnem času. Vzpostavljeni so napredni sistemi obveščanja o stanju delovnih ur (višek in mánjko), sistemi transparentnosti, ki delavcem in delodajalcem omogoča enakovreden vpogled nad evidenco delovnega časa, in sistemi sledljivosti, ki beležijo morebitne spremembe v sistemu.

Vsi podatki se shranjujejo in arhivirajo za potrebe skladnosti. Dostop do podatkov je omejen glede na privilegije posameznega uporabnika. Na zahtevo lahko uporabnik iz PRO.4 EDČ ustvari izpis vseh podatkov.

Enostavna integracija in uporaba

PRO.4 EDČ je del širše programske opreme PRO.4 ERP, kar podjetjem in ostalim organizacijam daje unikatno prednost, da modul za evidenco delovnega časa združijo še z ostalimi PRO.4 rešitvami, kot na primer PRO.4 Plače in PRO.4 HRM, Pro.4 Potni nalogi s katerimi lahko poenostavijo delo kadrovske službe.

Integracijo v obstoječe poslovne sisteme lahko izpeljete preko različnih metod povezovanja, vključno prek programskega vmesnika (API). Za začetek uporabe ne potrebujete predhodnega znanja. V sistem registrirate delavce, ki se evidentirajo s pomočjo kartice ali mobilne aplikacije. Z uporabo terminalov pa lahko spustite tudi prvi korak registracije za še hitrejši začetek uporabe.

Vodstvo lahko izkoristi napredne organizacijske funkcije za načrtovanje delovnega časa, ki omogoča ustvarjanje dnevnih predlogov, preverjanje ustreznosti ur glede na delovni načrt in obveščanje o morebitnih prekoračitvah planiranih ur. Delavci pa lahko v sistemu EDČ ročno vnesejo dopust, bolniški stalež ali drugo odsotnost.

V pripravi pa je že dodatna funkcija, ki bo v načrtovanje delovnega časa upoštevala tudi vse odsotnosti in omogočala hitro načrtovanje nadomeščanj za odsotne delavce.

Več o programski opremi PRO.4 EDČ na www.pro-bit.si. (P.R.)