Povečajte operativno učinkovitost poslovanja

Digitalizacija poslovanja podjetij je nedvomno v porastu, kar je trenutno sicer v večji meri vidno pri velikih podjetjih, vendar se tudi manjša in srednja podjetja vse pogosteje odločajo za posodobitev poslovanja in težijo k uvedbi (vsaj delno) brezpapirnega poslovanja. Nekoliko je k temu pripomoglo tudi zakonsko določeno prejemanje in izdajanje e-računov in uredba GDPR, ki od podjetij zahteva, da s podatki svojih strank in partnerjev ravnajo transparentno in v zakonsko določenih okvirjih. Prav zato ni presenetljivo, da se povpraševanje po dokumentnih sistemih povečuje, vendar je velikokrat med potencialnimi kupci še vedno prisotno preozko dojemanje dokumentnega sistema, pri čemer se osredotočajo samo na digitalizacijo in shranjevanje dokumentov, prepogosto pa pozabijo na optimizacijski potencial, ki ga prinaša uvedba dokumentnega sistema.

Kaj lahko pričakujemo od dokumentnega sistema?

Osnova oz. prvotni namen dokumentnega sistema je vsekakor obvladovanje in distribucija dokumentov med zaposlenimi, od nastanka dokumenta do njegovega arhiviranja. Vendar sodobni dokumentni sistem ponuja veliko več, saj zagotavlja podporo poslovnim procesom in klasične delovne tokove spreminja v elektronske. Dokumentni sistem torej ni le rešitev, ki zagotavlja strukturirano hrambo dokumentov, ampak skozi urejene poslovne procese podpira cilj čim lažjega in hitrejšega odločanja ter hkrati zagotavlja operativno učinkovitost poslovanja. Potencial optimizacije poslovnih procesov, ki jo je smiselno in priporočeno izvesti pred in ob uvedbi dokumentnega sistema, poudarjajo tudi v podjetju BuyITC.

Njihov dokumentni sistem bDocs poenostavlja delo zaposlenih z avtomatizacijo delovnih tokov, ki temeljijo na prenovljenih in optimiziranih poslovnih procesih naročnika. Z modularno sestavo rešitve naročnikom omogočajo, da spremembe v svoje poslovanje vnašajo postopoma in izberejo tiste funkcionalnosti, ki bodo zadostile njihovim potrebam in zahtevam. Izbira med funkcionalnostmi je precej pestra, saj rešitev bDocs vključuje komponento za skeniranje dokumentov in shranjevanje dokumentov iz prejete pošte v Outlooku, module za upravljanje dokumentov, vhodne in izhodne pošte, poslovnih procesov, zadev, dosjejev, klasifikacijskega in signirnega načrta, nadomeščanj in prenosov pooblastil, obrazcev. Sistem seveda zagotavlja tudi visok nivo varnosti in nadzora, integracije z ostalimi rešitvami v podjetju naročnika ter elektronsko podpisovanje dokumentov, ki so ga dodatno razširili še s funkcionalnostjo za lastnoročni podpis dokumentov na mobilni napravi. Ker pa uvedba dokumentnega sistema in optimizacija poslovnih procesov naročnikom velikokrat povzročata preglavice, v podjetju BuyITC na podlagi svojih bogatih izkušenj, kot so projekt vpeljave dokumentnega sistema na Institutu Jožef Stefan, posodobitev sistema za upravljanje internih aktov v Novi KBM in številni drugi projekti, svojim naročnikom tudi svetujejo in pomagajo pri optimizaciji poslovanja.

Ali je investicija v dokumentni sistem smiselna tudi za manjša in srednja podjetja?

Vsekakor. V podjetju BuyITC pravijo, da se nekatera podjetja, predvsem manjša in srednja, še ne odločajo za uvedbo dokumentnega sistema, saj sta obseg dokumentacije in kompleksnost poslovnih procesov manjša kot v velikih podjetjih in zato obvladljiva tudi brez namenske programske rešitve. Si pa kljub temu želijo urediti področje upravljanja e-računov, k izdajanju in prejemanju katerih so zavezani pri poslovanju s proračunskimi uporabniki. Zato so v podjetju BuyITC pripravili paketno rešitev za obvladovanje e-računov, ki je dejansko okrnjena različica dokumentnega sistema bDocs. Podjetje, ki se odloči za uvedbo rešitve za upravljanje e-računov, lahko to rešitev tako kadarkoli nadgradi z novimi funkcionalnostmi, ki so na voljo v okviru rešitve bDocs. Ker pa se po izkušnjah podjetja BuyITC velikokrat zgodi, da podjetja ne najdejo ustrezne rešitve oz. zaradi specifike poslovanja ne želijo korenito spreminjati svojih poslovnih procesov, je ena od prednosti podjetja kot ponudnika poslovnih rešitev tudi izdelava rešitev in funkcionalnosti, po meri naročnika. (P.R.)