Podpora internemu komuniciranju z Microsoft SharePoint portalom

Sodobni korporativni portali niso le odložišča informacij in sistem korporativnega komuniciranja, temveč se razvijajo v socialne platforme, ki pospešujejo izmenjavo informacij, idej, predlogov, mnenj in tako služijo tudi kot inkubator idej in baza znanja. V tem smislu trendi korporativnih portalov sledijo preizkušenim in na internetu že uveljavljenim konceptom.

Vse te spremembe silijo korporativne portale v manj monolitne in v bolj razdrobljene vsebinsko orientirane portale, ki jih povezuje skupna in uporabniku prilagodljiva vstopna točka, ter tako omogočajo večjo dinamičnost in prilagodljivost poslovnemu okolju.

Vsak poslovni portal za svojo rast in kvaliteto potrebuje določeno »svobodo«. Ažurna vsebina na portalu zahteva enostavne in učinkovite procese urejanja vsebine. Vsebino večinoma prispeva več ljudi, ki so tudi »skrbniki vsebine« oziroma uredniki ali uredniški odbori.

Oddelek IT in oddelek za kvaliteto morata zagotavljati nadzor nad portalom, torej zagotoviti skladnost z varnostno politiko in revizijsko sled. Zato smo razvili Agito Security Center for SharePoint (SCS), ki poskrbi za varnost vašega portala. Agito SCS omogoča vpogled v stanje pravic in aktivnosti uporabnikov, revizijsko sled, procese upravljanja in nadzora skladnosti z varnostno politiko podjetja.

Za učinkovito podporo sestankom smo razvili SharePoint gradnik Agito eSeje, ki podpira celoten proces vodenja sestankov v vseh oddelkih in lokacijah podjetja. eSeje odlično dopolnjujejo portale na Microsoft SharePoint platformi in omogočajo podjetju podporo skozi celoten »življenjski cikel sestanka« od sklica, izvedbe, obvladovanja sprememb in dokumentacije do končnih sklepov sestanka in nadzora nad realizacijo. Tesna integracija eSej z Outlook-om omogoča vpis sklicanega sestanka v koledar udeleženca, samodejni zapis opravil ter opomnikov in obveščanje z uporabo e-pošte. Uporabniki sistema eSeje so običajno upravni in nadzorni odbori, kolegiji ter različne projektne ali produktne skupine.

Agito je razvil tudi podporo vodenju dokumentacije, ki obsega avtomatiziran proces urejanja, objavljanja in arhiviranja dokumentov na Microsoft SharePoint portalu. Rešitev je primerna za urejanje dokumentacije, povezane z ISO standardi.

Microsoft SharePoint sledi tako imenovanim smernicam »Web 2.0«, ki temeljijo na spletnem sodelovanju in izmenjavi informacij med uporabniki. V to področje štejemo spletna orodja in platforme, kjer lahko ljudje delijo svoje poglede, mnenja, misli in izkušnje.

SharePoint privzeto omogoča bogat nabor funkcionalnosti, ki podpirajo mreženje med uporabniki. Izhodišče predstavljajo tako imenovana osebna spletna mesta oziroma »My Sites«, ki uporabnikom zagotavljajo osebni prostor znotraj portala. Osebno mesto si uporabniki lahko prilagodijo do mere, ki jim zagotavlja lažje in bolj pregledno delo.

Mreženje uporabnikov se lahko podpre tudi z vpeljavo forumov, blogov in wiki knjižnic, personalizacijo predlog strani na portalu, umestitvijo spletnih mest za medsebojno sodelovanje in novo funkcionalnostjo platforme SharePoint 2013, spletnimi mesti skupnosti (»Community«).

Poleg omenjenih v Agitu za vas nadgradimo tudi druge najrazličnejše SharePoint namenske komponente. Zelo pomembna in uporabna SharePoint komponenta je imenik zaposlenih in organigram podjetja. Imenik SharePoint portala prikaže zadetke v seznamu, izbira vrstice pa omogoča podroben vpogled v profil zaposlenega. Organigram omogoča hiter in prijazen vpogled v hierarhijo organizacijskih enot in delovnih mest s kontaktnimi podatki. Agito za potrebe strank, ki jim SharePoint iskalnik ne zadošča, razvije namensko aplikacijo z dodatnimi funkcionalnostmi za napredne poizvedbe. SharePoint portal urednikom omogoča tudi urejanje obstoječih in kreiranje novih albumov in interaktivnih galerij, inkubator idej, rezervacije sejnih sob, službenih avtomobilov, športnih objektov…. Tudi delovni tokovi so zelo pomemben del portala, kot so na primer potrjevanje dokumentov, proces naročanja, metodologija vodenja projektov in drugi.

Ponosni smo na največje rešitve na platformi SharePoint v regiji. Agito je “Microsoft Partner” s kompetenco »Gold Collaboration and Content« in edino slovensko podjetje, ki sodeluje v Microsoftovem programu »Business Critical SharePoint«. V okviru programa smo objavili študijo primera implementacije Microsoft SharePoint portala 2013 v podjetju IBE.

Več informacij: www.agito.si.