Personalizirano varno skeniranje

Vse bolj se zavedamo, da je varnost v današnjem svetu ključnega pomena. Če zanjo v podjetju ni pravilno poskrbljeno, se mu na dolgi rok slabo piše. Prav varnostna tveganja pri tiskanju in zajemu dokumentov, pomanjkanje njihovih revizijskih sledi ter okorni in zastareli dokumentni procesi, pa tudi neupravljano tiskalniško okolje so izzivi MPDS (Managed Print and Document Services), s katerimi se v podjetjih nenehno srečujejo. Podjetjem lahko omenjene izzive sicer odpravimo s standardnimi rešitvami določenega proizvajalca, vse večkrat pa podjetja naletijo na zahteve posebnega značaja, kar se izkaže tudi pri zajemu dokumentacije občutljive narave. Ta predstavlja podjetjem zahteven problem, k čemur je dodatno pripomogla tudi uvedba GDPR. Standardni načini skeniranja v skupne mape ali na elektronsko pošto niso dovolj varni ali imajo zamuden proces prenašanja v elektronske dokumentne sisteme (DMS). Takšne izzive posebnega značaja lahko v podjetjih rešimo z uporabo razvojnih orodij.

Rešitev, idealna za banke in zavarovalnice

V podjetju Copia biro so s pomočjo razvojnih orodij izdelali rešitev, ki omogoči varen zajem dokumentov, s personalizacijo pa tudi njihovo revizijsko sled. Prav zaradi izpolnitev zahtev glede varnosti in skladnosti z GDPR, je rešitev pisana na kožo bankam in zavarovalnicam. Omenjene imajo namreč zelo visoko postavljeno letvico varnostnih zahtev, ki jo je GDPR še nekoliko zvišal, prav tako pa potrebujejo rešitev, ki bo poskrbela za varovanje osebnih podatkov.

Je pa rešitev nekaj, kar bi morala imeti vsa podjetja in organizacije, ki upravljajo z občutljivimi in zaupnimi dokumenti, kot so različne vrste pogodb z uporabniki (kreditne pogodbe, naročniške pogodbe, pogodbe o zaposlitvi, itd.) in druge oblike dokumentov, kjer so navedeni osebni podatki.

Aplikacija se prilagaja DMS-ju

V Copia biro so v sodelovanju s partnerji elektronski dokumentni sistem prenesli kar v vašo Canon multifunkcijsko napravo. Aplikacija, ki se izvaja na multifunkcijski napravi, zagotovi popolno varnost pri zajemu dokumentov in njihovem direktnem prenosu v elektronski dokumentni sistem, s personalizacijo pa je zagotovljena tudi revizijska sled dokumentov. Celoten postopek je za uporabnika hiter in enostaven.

Rešitev deluje tako, da se uporabnik prijavi v sistem s pomočjo kartice ali PIN kode. Glede na uporabnikovo akreditacijo, ki se preverja s strežnikom DMS, sistem prikaže uporabniku dostopne profile in možnosti za skeniranje. Če se na primer prijavi uporabnik z manjšimi pravicami v podjetju, mu sistem posledično prikaže omejeno število profilov oziroma gumbov na napravi in obratno. Zanimivo je videti, kako se skozi mesece uporabe število gumbov na napravi spreminja, hkrati pa tudi njihova imena in barve, brez kakršnegakoli dodatnega programiranja aplikacije na napravi, saj vsa pravila določa strankin DMS strežnik. Človek dobi občutek, da aplikacija dobesedno zaživi v strankinem okolju.

Vstavljen dokument se nato skenira in varno posreduje direktno na strežnik podjetja oziroma oblak, brez kakršnih koli vmesnih dokumentnih odlagališč, kot so mape računalnika ali elektronska pošta. Strežnik bo ime skeniranega dokumenta opremil s podrobnejšimi podatki, pripel ID uporabnika, po njegovem zapisu pa z njim avtomatsko zagnal pripadajoči proces.

Aplikacija je razvita za multifunkcijske naprave Canon in se lahko povezuje z DMS sistemi BusinessConnect in GovernmentConnect podjetja Marg inženiring ter sistemom InDoc EDGE podjetja Mikrocop. Ker v podjetju Copia biro ne poznajo ovir, jo lahko razvijejo tudi za koga drugega. (P.R.)

Več najdete na:

www.copia-biro.si/resitve/BusinessConnect

www.copia-biro.si/resitve/indoc-edge

Glavne prednosti:

• Popolna varnost pri zajemu in pošiljanju občutljivih dokumentov
• Zagotavljanje revizijske sledi dokumentov
• Hitri in enostavni procesi zajema in pošiljanja dokumentov
• Nižji stroški poslovanja
• Varovanje podatkov in s tem manjše poslovno tveganje.