Kdo so tatovi vašega časa?

Motnje pri delu in učinek žaginega lista
Zjutraj pridete v službo pol ure prej, da bi v miru napisali tedensko poročilo. Psihično ste se pripravili na nalogo, ki vam sicer ni ravno pri srcu. Takoj se naloge lotite, čez 5 minut pa vstopi kolega. Navdušeno vam začne komentirati včerajšnjo hokejsko tekmo. Vljudno mu par minut prisluhnete, nato pa se opravičite, da imate pred seboj zahtevno nalogo. Kolega odide.

Koliko časa ste izgubili?
Računati ne smemo le časa obiska, temveč še čas, ki ga porabite, da se ponovno lotite dela, tokrat z zmanjšano zagnanostjo in slabšo osredotočenostjo. Če vas minuto zatem pokliče še jezna stranka, ki vas zaradi neupravičene pritožbe vrže s tira, boste po pogovoru potrebovali še nekaj časa za pomiritev, nalogo pa (če boste imeli še kaj volje) začeli pisati znova.

Se kdaj vprašate, koliko stane vaša delovna ura in koliko stane vaša »motena« delovna ura? Neprestane motnje in prekinitve terjajo od nas dodatno energijo in zagon, da nadaljujemo delo tam, kjer smo končali.

Vsakokrat, ko nalogo/aktivnost odložimo, gre v nič velik del porabljenega časa. Naša storilnost se zaradi njih znatno zmanjša, saj motnje povzročijo 28 % izgube časa.

Vas sodelavci med delom velikokrat zmotijo? Vam pogosto zvoni telefon, klic pa ni namenjen vam? So vaši sestanki predolgi? Ste perfekcionist?

Vas nenehno zanima, kdo je ravnokar šel mimo vrat?

Se obotavljate in zavlačujete z nalogami, ki vam niso najbolj všeč? Se težko odločite, katero nalogo bi najprej opravili?

Če ste na večino vprašanj odgovorili pritrdilno, potem je pravi čas, da definirate motnje pri delu in tako poiščete vaše tatove časa.

Najpogostejši odgovori ljudi o tatovih časa:

• odlagam ukrepanje
• ne delegiram
• ne postavljam si prioritet
• preveč se ukvarjam s podrobnostmi
• premalo načrtujem
• prevečkrat me zmoti telefon
• veliko sestankujem
• predolgi sestanki
• imam premalo jasnih ciljev
• premalokrat rečem NE
• nimam časa za premišljevanje
• težko se odločam
• najprej opravim tiste naloge, ki jih je največ, čeprav so manj pomembne
• sodelavci lahko pridejo v mojo pisarno kadarkoli, vedno sem jim na voljo, pa čeprav imam tudi sam veliko dela
• nimam »tihe ure«
• z obiskovalci se pogovarjam preveč na »dolgo in široko«
• veliko telefonov, ki jih prevzamem, sploh niso zame
• z ljudmi, s katerimi se sestanem, se vnaprej ne dogovorimo za natančni dnevni red ali temo sestanka
• nikoli se ne dogovorimo do kdaj bo trajala sestanek, določimo samo uro začetka sestanka
• ves material za sestanek dobim na sestanku samem, zelo redko pred sestankom.

Se vam je tema zdela zanimiva?
Kliknite tukaj, da bi izvedeli več.

Vir: Verlag Dashöfer