Kaj je pomembno pri programski opremi za upravljanje dokumentov?

Če je vaše podjetje odvisno od podatkov in posledično dokumentov ter zapisov, potem se zavedate pomembnosti pravilne organizacije dokumentov. Tu nastopijo sistemi za upravljanje dokumentov (DMS). Preprosto povedano, DMS sistem je programska oprema, ki zajema, shranjuje, pridobiva in distribuira digitalne dokumente. Lahko pa je več kot le programska oprema. DMS sistem lahko in mora delovati kot osrednje organizacijsko orodje za vse vaše poslovne potrebe. Lahko vam prihrani čas in denar. Lahko odpravi podatkovne silose in pomaga pri skladnosti ter sodelovanju.

Na kaj pa morate biti pozorni pri izbiri in uporabi sistema za upravljanje dokumentov? Na vzorčnem primeru vam bomo razložili, kaj vse mora zajemati DMS sistem. Izbrali smo dokumentni sistem DocuWare.

Maksimalna varnost

Izguba, kraja ali malomarno ravnanje s podatki je nočna mora vsakega podjetja, še posebej največjih, kjer kroži ogromna količina zaupnih in občutljivih podatkov o poslovanju, zaposlenih in partnerjih. Programska oprema za upravljanje dokumentov mora zagotoviti, da so dokumenti zajeti, obdelani in varno shranjeni ter zaščiteni pred zlorabo ali izgubo. Vgrajen mora biti sistem za dodeljevanje pravic, ki nadzoruje, katere podatki so dostopni določenemu uporabniku. S tem se varuje zaupnost podatkov, saj so informacije na voljo le pooblaščenim uporabnikom. Sistem za upravljanje pravic dostopa zagotavlja, da dokumentov ni mogoče spreminjati brez pooblastila in da imate vpogled v vse spremembe, bodisi izpred enega tedna ali enega leta.

Razdelitev na »back-end« in »front-end« zagotavlja dodatno plast zaščite. Tako lahko razločite med podatki, kot so obrazci in poročila, ki so na voljo v front-endu, ter podatkovne tabele in konfiguracije v back-endu. Z razdelitvijo boste odpravili napake, ki se lahko pojavijo, ko se istočasno izvajajo posodobitve v back- in front-end sistemu.

Varnost zajema tudi shranjevanje varnostnih kopij v enem ali več podatkovnih centrih zunaj fizične lokacije podjetja. DocuWare Cloud podatke shranjuje v visoko varnih podatkovnih centrih v ZDA in Evropi in s tem preprečijo morebitno izgubo podatkov v primeru izpada sistema ali naravne nesreče.

Enostavna uporabniška izkušnja

Cilj vsakega dokumentnega sistema, kar velja tudi za DocuWare, je zmanjšati število klikov, potrebnih za dokončanje delovnega toka. Pri DocuWare ocenijo enostavnost uporabe z uporabo testnih skupin in internih preizkuševalcev. Na podlagi zbranih podatkov lahko poenostavijo uporabo in izboljšajo čarovnika za vodenje skozi program. Ekipa DocuWare redno ocenjuje delovanje dokumentnega sistema in si prizadeva za zmanjšanje časa, potrebnega za osvojitev nove funkcije in za uporabo splošnih funkcij.

Končni uporabniki se lahko včlanijo v DocuWare program za izboljšanje uporabniške izkušnje (CEIP) in tako posredujejo dragocene informacije o delovanju sistema.

Zmožnost samodejnega zajema dokumentov

Učinkovitost DMS sistema se ocenjuje glede na njegove sposobnosti zajema dokumentov, kar zajema avtomatizacijo skeniranja papirnatih dokumentov in uvoz digitalnih dokumentov. Zajem avtomatizira tudi zbiranje podatkov. Kakovostne rešitve za zajemanje uporabljajo vnaprej določene protokole za nadzor pretoka dokumentov in podatkov ne glede na njihovo obliko.

DocuWare za zajem podatkov uporablja inovativno funkcijo Intelligent Indexing, ki uporablja strojno učenje za prepoznavanje uporabnih informacij v dokumentu in jih pretvori v visoko strukturirane podatke. Intelligent Indexing samodejno beleži najpomembnejše metapodatke iz skeniranih dokumentov in jih predlaga kot vnose v indeks. Hkrati se sistem uči z vsakim izpeljanim zajemom.

Spletni obrazci so še ena učinkovita metoda zajema. DocuWare omogoča uporabnikom, da izpolnijo in oddajo obrazce na katerikoli napravi. Podatke se nato lahko uporabi za začetek poslovnega procesa ali za uvoz v druge programe, kot na primer ERP ali CRM.

DocuWare ima vgrajeno tudi funkcijo Forms za hitro obdelavo prijav, naročil, registracij in drugih obrazcev. Nekateri uporabniki se odločijo tudi za integracijo kadrovskih storitev v svoje intranete, tako da objavijo obrazce, ki omogočajo dostop do vpisov v ugodnosti in zahtevkov za plačan dopust.

Avtomatizacija delovnih tokov

Upravljanje delovnih tokov in njihova avtomatizacija vam omogočata sprejemanje odločitev na podlagi zajetih podatkov. DocuWare Workflow Manager avtomatizira poslovne procese s pomočjo intuitivnega vizualnega oblikovalca, ki opredeljuje potek dela. Z Workflow Manager uporabniki lahko avtomatizirajo funkcije nadzora in izračunavanja, organizirajo linearne ali vzporedne naloge, konfigurirajo pogoje, določajo roke in podobno.

Za še več funkcij za načrtovanje delovnih tokov je na voljo DocuWare Process Planner, s katerim lahko ustvarite in delite diagrame procesov. To spletno orodje je brezplačno in na voljo vsem.

Elektronsko podpisovanje

Vse več podjetij prehaja na elektronsko podpisovanje dokumentov, s čimer si zmanjšajo porabo papirja in poenostavijo delo z zaupnimi dokumenti. Storitev DocuWare Signature zagotavlja, da so dokumenti elektronsko podpisani s strani preverjenega ponudnika skrbniških storitev (Trust Service Provider) in podjetju ponuja največji hitrost in prilagodljivost.

Integrirate lahko tudi zunanje storitve za elektronsko podpisovanje, kot na primer Validated ID ali DocuSign, s katerimi se dokumenti samodejno prenašajo med DocuWare in ponudnikom skrbniških storitev. Podpisnik je obveščen, ko so dokumenti pripravljeni za podpis.

Prednosti elektronskega podpisovanja:

• Hitro zbiranje podpisov vseh relevantnih oseb v podjetju
• Izbira varnostne stopnje za določen dokument
• Nadzor nad vsemi različicami podpisanih dokumentov
• Revizijska sled za skladnost z državnimi in mednarodnimi standardi

Mobilne zmogljivosti

Vse več delavcev se ne želi vrniti v pisarne. Mobilna zmogljivost ni več poljuben dodatek, ampak nepogrešljiv. Z aplikacijo DocuWare Mobile lahko uporabniki dostopajo do dokumentov, ostanejo vključeni v poteke dela in shranjujejo dokumente v DocuWare kjerkoli in kadarkoli.

Razširljiva arhitektura

Skalabilnost programske opreme je ključnega pomena, če želite, da je le-ta sposobna slediti vašim potrebam. Povečanje kapacitete je treba izvesti brez, da bi ta proces vplival na druge vidike podjetja in brez prekvalificiranja zaposlenih. Celovit DMS sistem vam omogoča, da na začetku svoje poti začnete z le nekaj uporabniki in sčasoma povečujete število uporabnikov. Ključ do te prilagodljivosti in razširljivosti je sistemska arhitektura, ki upravlja dostop do dokumentov s spletnimi storitvami.

Oblačni DMS sistemi dvignejo skalabilnost še nivo višje. Kupite tisto, kar potrebujete za bodočo rast. Oblak podpira ekipe vseh vrst in velikosti. Količino oblačnega pomnilnika in število uporabniških licenc lahko enostavno povečate, ko zaposlite več delavcev ali ko se povečajo vaše potrebe po shranjevanju.

Torej, DMS sistem, kot na primer DocuWare, mora zagotavljati napredno varnost, biti enostaven za uporabo in pripravljen na bodočo rast podjetja ter omogočati enostavno integracijo v obstoječe poslovne sisteme.

Več najdete na spletni strani www.vibor.si