Kako do ugodne rešitve za evidenco delovnega časa?

Ko izbirate rešitev za spremljanje delovnega časa zaposlenih, si odgovorite na nekaj preprostih vprašanj. Pomembno je, da najdete najboljši način zajema delovnih ur zaposlenih, ki se tudi odlično ujema z vašim poslovnim okoljem. Tako beleženje delovnega časa vam in vašim zaposlenim ne bo kradlo časa, energije ali živcev. Ravno nasprotno! Digitalna evidenca delovnega časa prinaša višjo produktivnost zaposlenih, pohitri kadrovske procese in omogoča skladnost z zakonodajno uredbo, ki bo stopila v veljavo v letu 2021 in zahteve digitalno registracijo in evidenco delovnega časa.

Nakup ali najem aplikacije za evidenco delovnega časa?

Če niste zagrizen ljubitelj strežnikov, ki jih imate nameščene na svoji lokaciji vam svetujemo, da se odločite za najem rešitve za beleženje prisotnosti na delovnem mestu.

Zakaj najem?

Enostavno – ker je lažje, ceneje, bolj prilagodljivo, dostopno povsod in bolj varno. Nabor funkcij v primeru najema pa je enak ali širši, kot, če se odločite za nakup.

V primeru najema se boste izognili visokim začetnim investicijam v infrastrukturo, stroškom za nadgradnje in namestitve ter plačilom vnaprej. Plačevali boste mesečno naročnino, zato lahko storitev kadarkoli odpoveste, če ugotovite, da vam ne ustreza. Večina rešitev SaaS (programje kot storitev) nudi brezplačne preizkusne različice ( free trial) in s tem realen vpogled v to, kar rešitev nudi.

REGISTRIRAJTE DELOVNI ČAS UGODNEJE. IZKORISTITE 30 % POPUST!

Zakaj vpeljujete sistem za evidenco delovnega časa?

Zakaj ste se sploh odločili za vpeljavo sistema za beleženje delovnega časa? Se želite znebiti ročnega beleženja in izračunavanja delovnih ur? Želite med zaposlenimi vzpostaviti občutek poštenosti in enakovrednosti? Ste že prej imeli sistem za beleženje delovnega časa, pa z njim niste bili zadovoljni? V tem primeru razmislite, kaj ste pri prejšnjem sistemu pogrešali.

Želite samo izpolnjevati zakonske zahteve in voditi evidenco oddelanih ur? Ali želite točno meriti, koliko časa zaposleni namenijo vsaki od svojih nalog? To je morda ključno vprašanje za odločitev, ali potrebujete aplikacijo za evidenco delovnega časa, beleženje prisotnosti ali morda oboje.

Kaj pričakujete od sistema za evidenco delovnega časa?

Za začetek upoštevajte velikost podjetja – nekatere rešitve bolj ustrezajo manjšim podjetjem, druge večjim. Najboljši sistem za evidenco delovnega časa za velika podjetja morda ni najboljši za evidentiranje delovnega časa v majhnih podjetjih.

Pri izbiri aplikacije za evidenco delovnega časa je pomembna tudi struktura podjetja – razmislite, ali boste imeli le enega administratorja rešitve ali bo imel vsak oddelek oz. vsaka ekipa svojega administratorja. Prepričajte se, da struktura rešitve ustreza strukturi vašega podjetja.

Kaj pa razporeditev delovnega časa? Ali vsi vaši zaposleni delajo v enakem urniku ali ne? Morda nekateri pridejo prej, drugi pa odidejo pozneje? Ali so vsi zaposleni za polni delovni čas? Kaj pa lokacija dela? Ali imate zunanje sodelavce? Poiščite fleksibilno rešitev, ki bo pokrila vse posebnosti v vaši organizaciji.

Še nekaj – o rešitvi se je pametno pogovoriti z vodjem kadrovske in administratorjem. Z veseljem pa vam na vsa vprašanja odgovorimo tudi na Špici. Katere funkcionalnosti mora po njunem mnenju imeti sistem za beleženje delovnega časa? Katere podatke potrebujeta na poročilu o prisotnosti zaposlenega, da bodo plače lahko v celoti pripravljene? Kako trenutno upravljajo z odsotnostmi (bolniške, dopusti itd.)? Ali lahko celoten postopek digitalizirate z nekakšnim sledilnikom odsotnosti zaposlenih v aplikaciji, da se bodo vaši zaposleni dejansko znebili vsega ročnega dela? Poskusite digitalizirati čim več procesov, vsi vam bodo hvaležni.

Kaj od vas zahteva “Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti”

Ni pomembno le, da rešitev ustreza poteku dela v vašem podjetju. Zapisi morajo ustrezati tudi zakonskim zahtevam države, v kateri ima podjetje sedež in kjer deluje. Tako v EU, kot tudi v Sloveniji se v 2021 obetajo številne zakonodajne spremembe na področju evidenc na področju dela in socialne varnosti. Koronakriza je preprečila, da bi vladni predlog, ki predvideva obvezno merjenje prihoda in odhoda in beleženje številnih evidenc, na delo stopil v veljavo že letos.

Dejstvo namreč je, da ni dovolj, da delodajalci samo evidentirajo delovni časa, potrebno je registrirati tudi prihod in odhod na delo. Pomembno je, od kdaj do kdaj je delo narejeno in ne samo koliko ga je bilo narejenega. Tako se bomo izognili številnim kršitvam nočnega in prekomernega dela, ki je bilo pogosto trn v peti inšpektorjev in zaposleni. Kot kaže pa bo obvezna tudi digitalna evidenca opravljenega dela in to pomeni, da evidenca na Excelu ne bo več tolerirana.

Preden se odločite za nakup rešitve, se torej prepričajte, da ste seznanjeni z večino smernic o tem, kako je meriti delovni čas. To običajno pomeni upoštevanje tedenske omejitve delovnih ur, dolžine nočnih izmen, delovnega časa mladih zaposlenih in količine minimalnega letnega dopusta. V večini držav morajo delodajalci voditi ustrezno evidenco, s katero izkazujejo skladnost z omenjenimi omejitvami. Poleg tega morajo določen čas hraniti evidenco delovnega časa za vsakega delavca – v Sloveniji je potrebno evidenco hraniti dve leti.

Če imate zaposlene v EU (tudi če vaše podjetje nima sedeža v EU), morate spoštovati GDPR. To pomeni, da mora vaša rešitev za evidenco delovnega časa zagotavljati revizijsko sled. Tako lahko uradnim organom dokažete, da ste vzpostavili omejitve glede obdelave podatkov, pokažete, kako ste to naredili in, kdaj ste te podatke obdelovali.

REGISTRIRAJTE DELOVNI ČAS UGODNEJE. IZKORISTITE 30 % POPUST!

Kako lahko vaši zaposleni najlažje beležijo delovne ure?

Ker želite življenje zaposlenih poenostaviti, ne otežiti, uporabljajte za izračunavanje delovnih ur preprosto rešitev za evidenco delovnega časa. Ko izbirate programsko opremo za evidentiranje delovnega časa, se za trenutek postavite v kožo svojih zaposlenih. Če imate v podjetju fleksibilen urnik dela, tudi tehnologija za evidenco delovnega časa ne sme biti preveč toga, sicer bo registracija hitro postala nadležna.

Danes je telefon za vse najpriročnejša oblika urejanja praktično česarkoli na spletu. Z uporabo mobilne aplikacije za evidenco delovnega časa se lahko zaposleni registrirajo kjerkoli in kadarkoli – na lokaciji, na terenu, doma ali kjerkoli na svetu. Vsi podatki, vključno z GPS lokacijo registracije, se beležijo v istem sistemu za upravljanje.

Spletna aplikacija za beleženje delovnega časa je po drugi strani lahko bolj priročna v pisarnah, kjer zaposleni delo večinoma opravljajo za računalnikom. Vsako podjetje je edinstveno glede vzorcev in pogojev delovnega časa zaposlenih, zato razmislite, kaj vam najbolj ustreza. Nekatere rešitve celo omogočajo različne načine registracije za različne zaposlene ali ekipe.

Vaša izbira naj bo preprosta in pametna, predvsem pa poskrbite, da boste novo aplikacijo za evidenco delovnega časa svojim zaposlenim ustrezno predstavili. Posredujte informacijo, razložite, predstavite, vprašajte za mnenje in upoštevajte komentarje. To bo največ pripomoglo k uspešni implementaciji. Poslušajte podcast, kjer je lepo razloženo, kako so na vpeljavo aplikacija za registracijo in evidenco delovnega časa reagirali v spletni trgovini Malinca.

Pametno beleženje delovnega časa z aplikacijo All Hours

Pametne aplikacije naj bi nam v največji možni meri lajšale življenje. Učijo se iz podatkov o uporabnikovih interakcijah in tudi iz drugih virov ter tako proaktivno podajajo relevantne in realne predloge.

Tako uporabnikom ni treba misliti na vse, saj to namesto njih počne aplikacija. Sliši se vrhunsko, kajne? Zlasti za opravljanje takšnih monotonih opravil, kot je registracija delovnega časa. Roko na srce, to je muka za vse vpletene. Zato vam predstavljamo pametno evidenco delovnega časa!

Pregled pametnih funkcij, ki jih omogoča rešitev All Hours

Opomniki zaposlenim

Registracija ob prihodu in odhodu ne bi smela biti opravilo, na katero morajo zaposleni vsak dan misliti. To res ni aktivnost, ki bi morala zaposlovati njihove možgane. Poleg tega se vsak kdaj pozabi registrirati. Ročno vnašanje pozabljenih registracij je za administratorja prava muka!

All Hours zaposlene opozori na registracijo ob prihodu in odhodu ter tudi na to, da se odmor za malico izteka. Če se vseeno pozabijo registrirati, lahko pozneje sami dodajo vnos, ki ga administrator dobi v odobritev.

Nič več napačnih registraciji

Pogosto se zgodi, da zaposleni pomotoma klikne napačen gumb (na primer odhod namesto prihod) in je celoten vnos za ta dan napačen. Še več dela za ubogega administratorja.

All Hours ve, kateri dogodek bi moral zaposleni vnesti in onemogoči druge možnosti. Tako lahko vnesete samo pravi dogodek in se izognete napačnim vnosom, ki jih je treba naknadno reševati.

Avtomatsko upravljanje odsotnosti

Upravljanje dopustov in bolniških odsotnostih lahko za administratorje in zaposlene predstavlja veliko dela. Za ta namen so neskončna dopisovanja po e-pošti in telefonski klici popolnoma nepotrebni, saj je avtomatski postopek čisto preprost.

All Hours omogoča enostaven vnos zahtevka za odsotnost. Administrator dobi obvestilo o novem zahtevku, ki za z enim klikom lahko odobri ali zavrne. Zaposleni dobri obvestilo o odločitvi in stvar je zaključena.

Odsotnosti se avtomatsko vnesejo v poročila o urniku in evidenci prisotnosti. Zaposleni lahko tudi sami preverijo, koliko dopusta še imajo in za ta podatek ne potrebujejo več administratorja.

Lokacija omejitve in omejitve na Iokacijo

Če zaposleni delajo na oddaljenih lokacijah, je težko ves čas preverjati, ali so ob registraciji dejansko na lokaciji.

Zakaj torej ne bi omejili registracije na določene lokacije in vas to ne bi več skrbelo?

All Hours omogoča omejitev na lokacijo (Geofencing), kar pomeni omejevanje registracije na točno določeno lokacijo ali Bluetooth svetilnik (za mobilne registracije). Ko se zaposleni registrirajo, so zagotovo točno tam, kjer morajo biti. Registracijo lahko omejite celo na določene IP naslove.

Katerakoli naprava, kjerkoli

Dandanes mora vsak imeti možnost, da se registrira z več naprav, drži?

To omogoča evidenca delovnega časa v oblaku. V All Hours se zaposleni in administratorji lahko prijavijo kjerkoli in s katerekoli naprave. Izmenično lahko uporabijo terminal na vhodu v podjetje, mobilno aplikacijo ali spletno aplikacijo, če le imajo ustrezne pravice. Tako lahko vedno uporabijo najhitrejšo in najprikladnejšo možnost ter prihranijo še več časa in dela.

Pametno beleženje delovnega časa rešuje vsakodnevne administrativne izzive ter zaposlenim in administratorjem omogoča, da se posvetijo pomembnejšim opravilom, ki so dejansko ključni za posel. To je pravi način, če želite prihraniti čas in dragocena sredstva!

REGISTRIRAJTE DELOVNI ČAS UGODNEJE. IZKORISTITE 30 % POPUST!