Končno! Microsoft Teams zasebni kanali

Novembra lani je v aplikacijo Microsoft Teams prišla novost, ki je na Microsoft Temsa UserVoice (spletna stran, na kateri lahko kdorkoli predlaga nove funkcionalnosti) dobila največ glasov od vseh podanih predlogov (več kot 25.000) – možnost kreiranja zasebnih kanalov v ekipah.

Uporabniki Microsoft Teamsov boste vedeli, da so kanali (Channels) mesto v Microsoft Teams, kjer poteka dejanska komunikacija, izmenjava datotek in ostalo timsko delo med člani neke ekipe. Microsoft Teams pa deluje tako, da lahko vsak član neke vidi vse, kar se dogaja po vseh javnih kanalih ekip, v katere je včanjen.

V osnovi se sliši to kot super ideja, saj si običajno želimo, da informacije tečejo čim bolj nemoteno med ljudmi, ki so del nekega oddelka, člani nekega projektnega tima ipd. Problem pa se pojavi, kadar želimo neke informacije delite zgolj z ožjim krogom ljudi v neki ekipi. Do sedaj se je to v organizacijah, ki uporabljajo Microsoft Teams, povečini reševalo z ustvarjanjem novih ekip, ki so vsebovale le ožji izbor ljudi iz prvotne ekipe, ali preko skupinskih pogovorov (Group Chats).

Obe metodi sta povzročali veliko mero dodatnega dela, s prihodom zasebnih kanalov pa je bila težava odpravljena. Zasebni kanali nam namreč omogočajo, da ob ustvarjanju novega kanala v neki ekipi določimo, kdo bo lahko dostopal do vsebine tega kanala. Scenarijev za uporabo teh kanalov je ogromno – lahko si ga denimo ustvarijo administratorji (oziroma lastniki) neke skupine, da se zasebno dogovorijo o potrebah po novih članih projektne ekipe, lahko ga uporabljajo vodje nekega projekta, kadar morajo med samo predebatirati informacije, ki (še) niso javnega značaja …

Kako ustvariti zasebni kanal?
Ustvarjanja zasebenga kanala se lotimo tako kot navadnega, javnega. Kliknemo na tri pike pri imenu ekipe, v kateri želimo kanal ustvariti. Nato izberemo Dodaj kanal (Add channel) in kot običajno kanalu dodelimo ime. Naslednji korak je pomemben, saj v meniju Zasebnost (Privacy) izberemo Zasebno (Private). Ko kliknemo Naprej (Next), pridemo do okna, preko katerega lahko iz nabora članov ekipe dodamo ljudi v naš novi zasebni kanal.

Ko smo končali z ustvarjanjem kanala, bomo v seznamu kanalov te ekipe opazili ime našega novega, zasebnega kanala, ki se od ostalih razlikuje po ikoni ključavnice ob imenu. Razlika pa bo tudi v tem, da bodo ta kanal videli samo člani kanala. V tem kanalu si lahko nato dopisujemo in izmenjujemo datoteke brez bojazni, da bi informacije videli ljudje, ki niso člani tega ožjega kroga.

Kaj se ob kreaciji zasebnega kanala zgodi v ozadju?
Vsak zasebni kanal na našem SharePointu naredi novo zbirko mest (SiteCollection). Verjetno veste tudi to, da se ob kreiranju ekipe v Microsoft Teams prav tako ustvari tudi Office 365 skupina, ki dobi svoje SharePoint mesto (oz. zbirko mest). Čemu torej povsem nova zbirka mest za privatni kanal?

Administratorju neke zbirke ne moremo preprečiti dostopa do kateregakoli dela tiste zbirke mest. Če se torej ne bi ustvarili nova zbirka mest, bi lahko vsi administratorji prvotne ekipe dostopali do vseh privatnih kanalov, kar ni nujno nekaj, česar si želimo. Se je pa Microsoft potrudil, da bi bila administracija SharePointa kljub temu čim lažja. Ime te nove zbirke mest namreč bazira na imenu izvorne zbirke mest.

So pa zasebni kanali vsaj v tem trenutku še nekoliko manj zmogljivi napram javnim kanalom. V njih ne moremo uporabljati aplikacij, kot sta denimo Planner in Forms. Microsoft si namreč ni želel, da bi se administracija našega SharePointa zaradi ustvarjanja zasebnih kanalov pretirano zakomplicirala, zato so zasebni kanali narejeni na podlagi posebne predloge za zbirke mest, in sicer teamchannel#0.