Kako nam je leto 2020 pokazalo, kako želimo delati v prihodnosti

Takoj, ko je postalo jasno, da bo izbruh novega virusa Corona postal globalna pandemija, so vsa hčerinska podjetja Konica Minolta Business Solutions po Evropi, med katere spada tudi Konica Minolta Slovenija, nemudoma preselila večino dejavnosti iz pisarne v domače okolje. Ta poteza je zajela več kot 9.000 zaposlenih v 30 organizacijskih enotah, ki tvorijo Konica Minolta Europe družino. Vse to se je odvilo v samo nekaj dneh. To so nam omogočili ogromni skupni napori vseh naših zaposlenih, predvsem pa tistih v notranjih IT oddelkih, v kadrovskih oddelkih, neštetih vodstvenih skupinah različnih oddelkov in namenski interdisciplinarni operativni skupini za koronavirus, ki smo jo vzpostavili. Impresivno je, kaj vse je bilo v tako kratkem času, z minimalnim tveganjem za neprekinjeno poslovanje naših strank doseženo: pasovna širina interneta za zagotavljanje dodatnih zmogljivosti za delo na daljavo je bila povečana s 4 Gbit/s na 12 Gbit/s v dveh dneh (od 11.03.2020 do 13.03.2020) in je štiri dni kasneje, 17. marca 2020, že dosegla ciljno zmogljivost 20 Gbit/s. Zmogljivost na daljavo prek VPN pa se je s treh sočasnih uporabnikov v treh dneh razširila na 3.000 sočasnih uporabnikov (od 5.3.2020 do 8.3.2020) in se je v dodatnih 5 dneh (končano do 13. marca) razširila na največ 9.000 sočasnih uporabnikov, saj je bilo IT okolje od začetka zasnovano tako, da je bilo agilno. V času konic je približno 6.000 naših zaposlenih po vsej Evropi istočasno delalo na daljavo – vsi brez večjih težav ali motenj.

Temelj tega hitrega prehoda je bila obstoječa digitalna infrastruktura delovnega okolja našega podjetja. Velik del kolegov po vsej Evropi je namreč že pred pandemijo, lahko zaradi narave svojega dela to opravljalo na daljavo. Digitalne rešitve na delovnem mestu, ki jih zagotavljamo našim strankam so bile temelj naših vsakodnevnih delovnih rutin – na primer Microsoft Teams in druge rešitve za sodelovanje v oblaku. Ta nenadni prehod je pravzaprav privedel do nadaljnjega pospeševanja naše lastne digitalne preobrazbe, jo okrepil in pretvoril razpoložljive digitalne možnosti v uporabne rešitve. Na srečo je to veljalo tudi za druga podjetja – zlasti za naše stranke in stranke naših strank. Žal se nekatere druge organizacije niso odrezale tako dobro: trudile so se, da bi na daljavo zagotovile celo osnovne storitve. Ker pandemija in lokalni ukrepi še kar naprej vplivajo na podjetja, eno leto po začetnem valu pandemije, nekateri še vedno ne morejo izvajati svojega polnega poslovanja na daljavo, kljub tehnologiji, ki to zlahka omogoča in je široko dostopna.

“Nova normalnost”, pospešuje odprtost za spremembo načina dela.
Za Konico Minolto Slovenija so bili meseci, ki so prišli po začetnih zaporah, opredeljeni z oblikovanjem “nove normale” – čeprav je bilo že takrat jasno, da bo to le predhodna faza. Hitro smo vzpostavili nove načine dela in nove rutine. Mnogi od nas smo se morali spoprijeti tudi z dodatnim izzivom, da skrbimo za svoje otroke, saj so bile zaprte tudi šole.

Pa vendar se je delo nadaljevalo – kljub temu, da ga je bilo videti in čutiti drugače. Naše ekipe so se začele sestajati virtualno in sodelovati na daljavo. Čeprav smo že prej dobro sodelovali med ekipami iz različnih poslovnih in mobilnih enot, so bile geografske ali fizične ovire med ekipami popolnoma odstranjene. Posledično smo bili priča boljšemu sodelovanju med vsemi ekipami. Dejanska uporaba novih delovnih možnosti, ki so zagotavljale “digitalno hrbtenico” za naše podjetje, je sprožila velike kulturne spremembe “od spodaj navzgor”. Na primer, kolega iz tehničnega oddelka je bil sedaj le en klik oddaljen od Microsoft Teams sestanka oddelka za trženje in se je zato hitro pridružil. Ali, lansiranje novega izdelka ali rešitve v Sloveniji bi lahko podprli kolegi iz Francije, ki so to predstavili nekaj tednov prej na svojem trgu, sodelavci na Poljskem pa bi lahko prispevali tako, da povabijo stranko, ki rešitev že uporablja. Čeprav je bilo vse to mogoče že prej, je pandemija porušila nekatere dodatne meje in spremenila miselnost, kar je navsezadnje še okrepilo mednarodno sodelovanje.

Za ohranjanje kontinuitete strank smo uporabili tudi druge digitalne tehnologije, kjer je bila prej potrebna fizična prisotnost. Vzemimo na primer storitve za naše pisarniške multifunkcijske tiskalnike nameščene pri naših strankah. Prej je bil za diagnosticiranje in odpravljanje napak potreben obisk servisnega tehnika. Sedaj ne samo da lahko na daljavo ocenimo napako na strojni opremi, temveč z našo platformo za oddaljeno vizualno podporo AIRe Link, lahko težave rešujemo tudi na daljavo. AIRe Link oddelkom za podporo in vzdrževanje omogoča, da vidijo vse kar vidijo tudi njihove stranke – iz lastne domače pisarne. To jim omogoča, da strankam ne nudijo samo podpore, ampak tudi, če je obisk neizogiben, zagotovijo popravilo že ob prvem obisku. Uporaba te tehnologije ni samo hitrejša od neposrednih popravil, temveč je tudi varnejša in okolju bolj prijazna. Med prvim letom pilotnega delovanja AIRe Link, je bilo po vsej Evropi prihranjenih več kot 3.800 obiskov pri strankah, kar ustreza 190.000 kilometrom službenih potovanj = 26,7 ton emisij CO₂ manj. Nekatere ekipe so uporabnost tehnologije vizualne podpore na daljavo še razširile in jo uporabile za oddaljene namestitve programskih rešitev. Lahko bi rekli, da so te rešitve, ki so imele le digitalne možnosti za delo, nam in našim strankam pokazale svoj polni potencial.

Je prihodnost poslovanja delo na daljavo?
Po pol leta poslovanja v novih razmerah smo na nivoju Konica Minolta Europe izvedli obsežno raziskavo, ki je zajemala zaposlene iz hčerinskih podjetji, tudi iz Konice Minolte Slovenija, v kateri je sodelovalo več kot 1.100. Želeli smo izvedeti, kako se počutijo v zvezi z novim načinom dela in kako so s tem spopadli. Velika večina odgovorov je bila zelo pozitivnih. Raziskava nas je pripeljala do zaključka, da je čas za temeljito spremembo načina našega dela v Konica Minolta Europe – v celoti smo morali vključiti kulturne spremembe, ki jih je sprožila digitalna preobrazba, ki jo je sprožila pandemija. Podobna raziskava v našem sestrskem podjetju v Združenem Kraljestvu je pokazala, da so si tamkajšnji kolegi želeli izbire o tem, kako bodo delali v prihodnosti. Novejše povratne informacije so pokazale, da čeprav bi v prihodnosti želeli obiskati pisarne, bi bil namen tega obiska drugačen. “Zakaj bi šel danes v pisarno?” Zakaj danes ne bi delal na daljavo in prihranil pri času in stroških potovanja?” Ljudem manjkajo socialne povezave in sodelovanje s kolegi, ne zbranost za delo ali sposobnost zaključevanja nalog – vsi so se strinjali, da je bilo to bolj učinkovito zunaj pisarniškega okolja, saj je bilo mogoče delo in zasebno življenje bolje uravnotežiti.

91 odstotkov kolegov je izjavilo, da bi se v prihodnosti lahko videli bolj v delu od doma ali v mobilnem načinu dela. Pravzaprav je izkušnja korona krize spremenila njihov odnos do mobilnega in oddaljenega dela. Kljub nenadni in priložnostni naravi prehoda, je bilo 60 odstotkov popolnoma zadovoljnih z razpoložljivostjo in učinkovitostjo sistemov, nadaljnjih 34 odstotkov pa jih je bilo na splošno zadovoljnih. Še posebej dobro je bilo videti, da je ekipno delo dobilo najboljše povratne informacije: 65 odstotkov je dosegljivosti kolegov dalo najboljšo oceno, dodatnih 25 odstotkov pa jih je bilo na splošno zadovoljnih. Interakcija in sodelovanje na daljavo deluje.

Postavitev temeljev za nov način dela in delovna okolja.
To, čemur smo bili priča v zadnjem letu ni bilo nič drugega kot popolna sprememba miselnosti o načinu dela, popolna kulturna sprememba. Tistim, ki smo člani upravnega odbora, je bilo jasno, da bomo morali zadovoljiti ta nova pričakovanja in izkoristiti to priložnost v smislu ohranjanja in privabljanja novih talentov. Ne smemo tudi pozabiti, da čeprav je pandemija dolgoročne razvojne projekte za zdaj morda zadržala, se bodo ti vrnili na dnevni red. Vzemimo na primer stalno pomanjkanje kvalificirane delovne sile, zlasti v IT sektorju. Ali pa generacija Z, ki si prizadeva za boljše ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem. Oba primera zahtevata nov način dela, s katerim bomo ohranili svoj položaj vrhunskega delodajalca.

Najprej smo temeljito pregledali svojo politiko dela na daljavo – in neločljivo in verjetno temeljiteje svojo kulturo upravljanja. Medtem ko so mnogi kolegi že prej imeli možnost občasno delati od doma, jim sedaj želimo zagotoviti prožnost, da delajo tam, kjer je zanje najboljše – na podlagi lastne presoje in osebnih izkušenj. Prilagodljivost pri odločanju, kateri dan boste delali na daljavo ni več privilegij – je dana. Osebno prisotnost v pisarni lahko zahtevate le, če obstaja jasna potreba po prisotnosti. V vseh drugih okoliščinah je odločitev zdaj prepuščena posamezniku. Ker, na koncu šteje tisto, kar vsak od nas doseže v svojem delovnem dnevu, ne pa kje in kdaj. V nekaterih primerih je to lahko pisarna, v drugih dom, v pisarni stranke, na lokaciji dobavitelja ali v kavarni. Seveda bodo v pisarni dobrodošli vsi, naj bo to za druženje s kolegi, ustvarjalno delo, inovacijske seanse itd. S prilagoditvijo naših politik in kulture se lahko prilagodimo osebnim preferencam.

Prav tako smo morali na novo premisliti o vlogi pisarn: manj bodo kraj, v katerem bodo delovne mize zaposlenih. Namesto tega bodo osrednja točka družbe podjetja. Prostor za srečanje in povezovanje, medsebojno izmenjavo idej in ustvarjalno delo z vsemi orodji, ki so nam na voljo – naj bo to individualno ali v skupini. Morda se sliši paradoksalno, toda pisarna bo postala še pomembnejša. Postala bodo kraj, kjer boste resnično deležni koristi, če boste prisotni. Kraj, ki pooseblja vrednote in kulturo vaše organizacije. Hkrati bodo morali biti tudi kraj, kjer se boste počutili varno in zaščiteno. Tudi tu lahko pomagajo inteligentne rešitve, na primer storitve za video rešitve, ki lahko zaznajo povišane telesne temperature pri potencialnih obiskovalcih lokacije, spremljajo zasedenost stavb in prostorov, ali posamezniki nosijo maske, hkrati pa ohranjajo skladnost s predpisi o zasebnosti in varstvu podatkov.

Zaključek.
Jasno je, da se ni več mogoče vrniti k našemu pred-pandemičnemu načinu dela. Prav tako si verjetno tega ne želimo, saj smo se iz prve roke naučili, koliko priložnosti lahko nudijo nove digitalne oblike načina dela. Z vsemi izzivi s katerimi smo se soočili in se še vedno soočamo, smo vsi dobili priložnost preoblikovati ekosisteme v katerih delujemo na način, da bolje ustrezajo našim potrebam. Čeprav so bile rešitve za digitalno delo na voljo že prej, je dejanska uporaba teh digitalnih rešitev na delovnem mestu sprožila globoko digitalno preobrazbo v našem poslu. Za nas to pomeni nič manj kot popolno spremembo v našem načinu dela – ne samo zato, da bi se prilagodili trenutni pandemiji, temveč kot katalizator za še boljši način dela v naprej. Ta, ki goji naš uspeh v prihodnosti in nam pomaga, da se spopademo z vsemi izzivi, ki so pred nami.